transformation événement digital

De l’événement physique à digital: une transformation qui se prépare en amont

Il y a quelques mois encore, les entreprises organisaient souvent leurs conférences ou séminaires grâce à une équipe interne dédiée. Aujourd’hui, avec le contexte sanitaire et les gestes barrières à prendre en compte, cela est devenu plus difficile. Les événements en présentiel se font plus rares. Alors que cette année, les ¾ des événements BtoB sont annulés ou reportés, la tendance est à la digitalisation des événements.

Certaines personnes tentent de transposer leurs événements présentiels en digitaux au lieu de les transformer. Le plus souvent, cela se fait seulement à l’aide d’outils de visioconférence. Mais ces solutions digitales arrivent rarement (si ce n’est jamais) à faire vivre le même niveau d’émotions et d’engagement qu’un événement physique. Pourtant ces deux ingrédients sont cruciaux pour leur réussite! En effet, 69% des gens parlent des événements auxquels ils ont assisté/participé autour d’eux*. Le succès d’un événement se mesure donc beaucoup avec le taux de satisfaction des participants.

Un événement peut être l’occasion pour une entreprise de mettre en valeur son image de marque, d’engager sa communauté et d’augmenter ses relations commerciales. Il faut donc aujourd’hui tout repenser. Mais comment dépasser le simple événement et le transformer en réelle expérience interactive?

 

La recette d’un événement réussi

Tout le monde n’est pas formé à l’organisation de ce nouveau genre d’événements. Il est alors important de mentionner que plusieurs points clés sont à aborder en amont de la conception:

  • Le format: court, long, en une fois ou plusieurs? Avec des live ou pré-enregistrements?
  • Le message: il faut qu’il soit clair et concis pour garder l’attention des participants. Contrairement au format présentiel, les participants n’ont que 7 minutes d’attention en moyenne devant un discours délivré par écran interposé.
  • L’engagement des participants: quelles solutions d’interactivité choisir? Quand est-ce qu’il faut les introduire pour maximiser leur impact?
  • Réception du message: comment savoir si le discours est bien passé quand l’auditoire ne se trouve pas en face de nous?

Reproduire l’événement physique tel quel devant une caméra est donc une mauvaise idée. Il faut mettre en place toute une scénarisation, imaginer des interactions pertinentes avec les speakers mais aussi entre les participants, raccourcir les formats en implantant des temps forts. Et tout cela prend du temps. Alors rien ne sert de se précipiter, l’organisation d’un événement phygital (mi-présentiel, mi à distance) ou digital réussi est un marathon et non un sprint !

AppCraft accompagne ainsi les agences et entreprises dans la conception et réalisation d’événements aux formats originaux. Les enjeux des entreprises sont pris en compte pour proposer la solution la plus adaptée possible. En effet, AppCraft Everywhere permet aux organisateurs d’événements de construire un moment sur mesure grâce aux différents modules possibles.

Donc en fonction des enjeux des entreprises qui nous interrogent, nous avons une équipe d’experts et une plateforme avec une centaine de modules qui offre un “all-in-one” modulaire pour scénariser des événements, des moments, des instants mémorables au service de contenus de qualité.

 

Pour rappel, AppCraft Everywhere c’est

  • Une technologie vidéo performante pour diffuser des messages forts (live broadcast, diffusion en duplex ou triplex de speakers, multi-conférences…)
  • De nombreux modules d’interactivité live adaptables à tous les cas d’usage (inscriptions live, matrices, quiz, Q&A, nuages de mots, notifications push-up…)
  • Surtout une plateforme et une équipe capable de mixer le live (diffusion sur votre écran d’ordinateur) avec une solution mobile qui sert de télécommande de votre événement (portefeuille de fichiers sécurisés, solution en marque blanche, pages d’informations…)
  • La combinaison live + mobile offre des prétextes infinis d’animation et d’émotion pour engager les participant.e.s et proposer des formats originaux !

 

Les 2 exemples réussis d’événements que nous avons pu mener avec AppCraft Everywhere

1. Pour un lancement produit nous avons mixé du présentiel avec 150 VIP (et toutes les garanties de sécurité et des gestes barrières) et un live.

  • Cette audience offrait au speaker en “ambiance” très dynamisante. Cela change tout par rapport à un “face caméra” ou l’émotion est plus difficile à faire passer.
  • La retransmission live a été suivie par 30 000 personnes qui pouvaient poser des questions très facilement. Capter les questions sur un tel panel (c’est-à-dire générer de la data qualifiée) a fortement alimenté les réflexions des équipes marketing.

2. Pour communiquer sa nouvelle stratégie auprès de 1000 collaborateurs, la Direction souhaitait organiser un séminaire digital sur une journée. Ce format paraissait rébarbatif et nous leur avons suggéré de scénariser cette communication “top down” sur 15 jours avec un message révélé progressivement sur 5 temps forts de 45 minutes. Le tout relayé par de la gamification sur des quizz de façon à récompenser l’équipe ayant le mieux “compris” la nouvelle stratégie et ses enjeux. Le niveau d’engagement a été maximal avec des retours “bottom up” instantanés sur la mise en œuvre concrète de cette nouvelle stratégie.

Ces exemples montrent qu’au-delà du show traditionnel, le digital est devenu en quelques mois un complément indispensable pour mesurer son audience et capter de la donnée très qualifiée. Mais aussi réduire l’empreinte carbone (les 30 000 personnes ne se sont pas déplacées pour assister à l’événement).

C’est pour ces raisons que nous proposons des plateformes phygitales “made in France” et fortement sécurisées. Alors si vous hésitez encore à vous lancer dans la création de votre événement digital, n’attendez plus!

*Source : étude d’opinion Nielsen Sports & Entertainment menée en avril 2018 auprès d’un échantillon représentatif de la population française

Comments

[…] vite, elles se sont rendues compte que la transposition d’un événement physique en événement digital n’était pas possible. En effet, cette nouvelle façon de communiquer avec ses équipes en interne ou en BtoB répond à […]

[…] parti de l’événement et des outils à disposition. L’improvisation n’est plus possible. La préparation (avant, pendant et après) est la clé ! Les clients peuvent improviser mais le résultat ne sera pas toujours là. Tout comme en […]

[…] vos contenus pour qu’ils s’adaptent aux différentes temporalités de l’événement. 🔊 Mais attention, cela prend du temps […]