Comment s’assurer que le ROI de son événement soit optimal ?
Bon nombre de personnes chargées d’organiser des événements pensaient qu’un événement digital nécessiterait moins de budget qu’un événement physique. Bien que cela soit parfois vrai, ce n’est pas toujours le cas. Mais une chose est sûre : bien organisé, un événement digital aura un ROI plus élevé que son homologue physique pour le même prix! 📈
Mais comment s’assurer que son ROI soit maximisé ? Eh bien il y a 4 leviers majeurs :
Revoir l’idée du temps de l’événement ⏱
En effet, avant vous aviez une poche budgétaire pour une journée ou deux suivant le format de votre événement. Aujourd’hui cet investissement est valable pour un même événement mais potentiellement sur plusieurs semaines !
On ne le répètera jamais assez, une communication événementielle se fait en amont mais aussi en aval de l’événement. Il est désormais possible pour les participants d’être informés par des contenus de qualité et de préparer l’événement avant le jour J. Ainsi, le jour de l’événement, passez du stade de l’information à celui de la communication. En particulier en privilégiant les interactions. Enfin, jusqu’à plusieurs semaines après votre événement, il est possible d’ancrer vos messages dans la durée via le replay notamment. Alors prenez cette nouvelle temporalité en compte et communiquez sur une période plus large ! 🗓
Revoir l’idée du lieu de l’événement 💻
Un événement physique ne se déroule que dans un lieu : votre stand, votre amphithéâtre ou votre salle des congrès par exemple. Mais l’événement digital à pour avantage de se dérouler dans plusieurs espaces numériques.
- Vos campagnes d’emailing. Dès que la date de votre événement est fixée, vous pouvez (devez) communiquer dessus. Et la communication doit continuer jusqu’au moment de votre événement. Entre les deux, une suite d’emails est généralement envoyée. Save the date, inscription, relance, J-7, J-1, H-1, … Autant d’occasions de faire la promotion de votre événement et de transmettre du contenu à vos parties-prenantes. Et cela ne s’arrête pas le jour de votre événement. En effet, il est bien de renvoyer un email après celui-ci pour récolter des feedback à chaud ou mettre à disposition le replay de l’événement. 💡
- Votre mini-site dédié à l’événement. Ce mini-site est assez répandu dans l’événementiel digital. Il ne s’agit pas de la plateforme de l’événement mais bien un site en plus, accessible plusieurs jours en amont de votre événement. Il permet de gérer les inscriptions de vos participants, de les renseigner sur le déroulé du jour J. Bien utilisé, il peut aussi vous servir à déposer des contenus impactants à destination de vos cibles. 🤜
- Votre plateforme événementielle. Celle-ci est le lieu principal de rendez-vous de vos participants. C’est le lieu de l’événement direct, là où ils pourront échanger entre eux mais aussi avec vous. Cela est rendu possible grâce au networking, rendez-vous en sous commissions ou avec des rendez-vous d’affaires. C’est aussi l’endroit où vous diffuserez vos replays. Ne négligez pas l’après événement digital qui diffère beaucoup des événements physiques. En effet, nous avons déjà vu des événements avec 200 participants qui réunissent une audience de plus de 10 000 personnes après grâce au replay. 🤯
- Vos futurs événements. Une plateforme ne meurt pas forcément après le jour J de votre événement. Encore une fois, il faut optimiser votre ROI. Alors pourquoi ne pas réutiliser cette plateforme pour vos futurs événements ? Et en profiter pour garder certains contenus pertinents de vos anciens événements. Avec AppCraft, nous proposons cette option pour faire du bien à votre porte-monnaie, mais aussi à la planète ! 🤗🌱
Profitez de l’événement pour optimiser votre “brand awareness” 📰
Un événement, qu’il soit physique ou digital, est souvent l’occasion de mettre en avant l’image de votre entreprise. Nouvelle stratégie, nouveau produit, nouvelle valeur. Il est important de faire une piqûre de rappel à vos parties prenantes. Il est donc important de soigner la forme de votre événement. Encore plus qu’en physique, le design de vos lieux d’événements doit être irréprochable. Suivant les solutions digitales utilisées, votre site / plateforme seront plus ou moins personnalisables. Alors réfléchissez bien au but de votre événement et optez pour un niveau de personnalisation en fonction.
Interrogez bien vos prestataires sur la possibilité d’aller au-delà d’une simple charte aux couleurs de votre entreprise. Car pour se différencier il faut que cet espace digital vous ressemble, qu’il véhicule vos valeurs, votre “univers digital” 🖥. Celui qui vous ressemble, où vos clients, partenaires, collaborateurs se sentent chez eux et non sur un Zoom, Teams et consorts. Le ‘look and feel’, le parcours utilisateur, le niveau de personnalisation de la plateforme : autant de points à vérifier en amont. ☑️
Ne lésinez pas sur le contenu ! 🗂
Ce dernier point est peut-être le plus important de tous. Pour s’assurer de la réussite de votre événement, il faut que vos contenus soient au top niveau. C’est grâce à cela que vos participants parleront de votre événement autour d’eux. C’est aussi grâce à des contenus impactants et une bonne scénarisation qu’ils se connecteront et resteront sur votre plateforme. En développant des contenus différents selon vos cibles, elles se sentiront valorisées et se souviendront de vous et des messages. 💭 Il est donc important d’adopter une bonne ligne éditoriale en faisant appel à un professionnel si besoin pour adapter vos formats et les rendre percutants et impactants. Il faut également penser à restructurer et retravailler vos contenus pour qu’ils s’adaptent aux différentes temporalités de l’événement. 🔊 Mais attention, cela prend du temps !
AppCraft est là pour vous accompagner lors de vos événements. Plus que de simples prestataires de plateformes digitales, nos experts vous accompagnent de A à Z et vous conseillent pour un événement réussi. Alors si vous avez un projet d’événement, n’hésitez pas à nous contacter ! ☎️
