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Comment continuer à organiser des événements BtoB dans un contexte de reprise incertain ?

événement contexte incertain

Continuer à communiquer dans un contexte incertain, mais comment ? En physique, virtuel ou un mélange des deux ?

En tant que communicants, nous savons qu’il est essentiel de continuer à communiquer avec nos parties prenantes. Même dans ce contexte particulier. Il faut à tout prix créer / garder un lien fort avec nos clients, employés et autres membres de notre écosystème. 🔗

Avec la crise de la Covid-19, qui dure maintenant depuis plus d’un an, nous nous sommes habitués aux événements digitaux. Un tournant obligatoire pris avec quelques difficultés pour certains d’entre nous. Mais un changement nécessaire dans ce contexte de crise sanitaire. 

Mais qu’en est-il aujourd’hui ? Doit-on continuer sur les événements digitaux, retourner en présentiel, ou être plus prudent et miser sur de l’hybride ? 🧐

Personne ne sait vraiment quand reprendront les événements physiques. Alors deux choses sont possibles : anticiper cette reprise et/ou attendre les annonces gouvernementales du jeudi soir en espérant que …

Chez Appcraft, nous avons décidé de faire les deux. Anticiper tout en ajustant le tir à chaque nouvelle allocution. Ainsi, voici ce que nous prévoyons : 🔍

Le digital pour encore quelques mois 💻

Pour prendre le moins de risque possible, le format digital doit être encore privilégié jusqu’à cet été au moins. L’arrivée des vaccins et des beaux jours peuvent nous faire espérer une certaine reprise à partir de septembre. Mais pour le moment, il est bien de planifier vos événements en virtuel. Pour cela, choisir une plateforme qui correspond à vos besoins est important : 

  • Est-ce que la solution que vous envisagez gère l’avant, pendant et après l’événement ? Si, pour organiser mon événement, je dois passer par 3 solutions différentes (invitations, streaming, interactivité par exemple) alors cela devient plus compliqué pour l’organisateur. Mais cela impacte aussi (et surtout) le parcours utilisateur. Des utilisateurs qui doivent sortir de la plateforme du live pour participer aux modules d’interactivité… un vrai casse-tête !
  • Est-ce que la solution répond à mes besoins (modules appropriés) ? Voir si elle permet le networking, les prises de rendez-vous en 1to1 ou 1toMany si votre objectif est de convertir ou d’acquérir des leads par exemple. A-t-elle une solution de matchmaking dans le cas d’un salon de recrutement ? Permet-elle le chat avec les exposants ? Assurez-vous que votre objectif sera atteint avec la plateforme choisie.
  • Me permet-elle une personnalisation complète ? La plateforme sera-t-elle totalement en marque blanche ? 
  • Est-elle assez sécurisée ? Dans le contexte actuel de cyberattaques massives contre la France, il est important de se pencher vers une infrastructure technique très sécurisée pour permettre aux entreprises comme la vôtre, d’activer sa communication en toute sécurité. Pour organiser sereinement votre communication, optez pour une solution régulièrement auditée et respectant bien les normes RGPD.
  • Offre-t-elle un accompagnement personnalisé ? Aurais-je une personne spécifique pour m’accompagner (sur place ou à distance, une hotline ou autre ?

Ces questions sont primordiales si vous souhaitez créer un événement efficace qui vous ressemble. Le choix d’une plateforme inadaptée peut vous faire perdre beaucoup. Et pas que de l’argent ! 💸 Une plateforme mal choisie peut avoir de lourdes conséquences sur votre :

  • Image : Entreprise qui gère mal les nouvelles technologies, événement pas intéressant n’ayant attiré que peu de visiteurs
  • Crédibilité : Auprès de vos intervenants externes et sponsors qui ne jouiront d’aucune visibilité et risquent donc de ne plus répondre à vos invitations futures
  • Temps : Vos équipes auront dédié plusieurs heures à un projet qui n’aboutira pas ou mal. 

Pensez également à scénariser votre événement, prévoir des temps de pause, de l’interactivité. Pour 31% des professionnels de l’événementiel, l’engagement est le challenge principal des événements virtuels (EventMB, 2020). Les participants sont las des webinaires fades et veulent vivre une réelle expérience, retirer quelque chose de votre événement – de par le contenu, le discours ou les échanges ! 

L’hybride pour anticiper le retour au physique avec contraintes de jauges 🖥👤

Selon Evénement.com, 63% des entreprises vont continuer à mettre en place une stratégie digitale à la reprise des événements en présentiel. Soit pour des événements 100% digitaux mais aussi pour des événements hybrides.

Alors que l’année 2020 a été virtuelle, la plupart des acteurs du secteur prédisent que la seconde partie de 2021 sera hybride ! Ce mélange digital / présentiel parait parfait en cette nouvelle année pour plusieurs raisons :

  • Nous n’avons toujours pas de date de reprise des événements physiques.
  • Malgré cela, il y a un besoin de se retrouver localement quand cela sera à nouveau possible.
  • Ce format permet plus de flexibilité pour l’organisateur mais aussi les participants. Ceux qui veulent ou peuvent se déplacer, les autres restent chez eux à leur convenance.

Ses avantages sont nombreux. Il permet de continuer à communiquer avec nos parties prenantes tout en invitant certains VIP sur place, pour des rendez-vous en face-à-face. Le respect des jauges en période de crise sanitaire est possible. Il est également plus responsable vis-à-vis de l’environnement qu’un événement physique. En effet, il requiert moins de transport (80% des émissions CO² d’un événement physique). Mais il est également plus économique pour l’organisateur sur les coûts de location de salle, traiteur, hébergement et transports moins importants. 👌

Pour mettre toutes les chances de son côté lors de l’organisation d’un événement hybride, il est bien de :

  • Choisir une solution unique : un seul prestataire pour votre plateforme digitale et votre application mobile. Cela vous facilitera l’organisation. Moins de temps et d’argent dépensés !
  • Penser à créer une vraie expérience pour les gens sur place mais aussi à distance. Un seul univers, 2 expériences adaptées.
  • La scénarisation et le rythme est primordial ! Penser aux temps de pause avec vidéo ou son pour les participants à distance, décompte avant reprise, …

Et très prochainement repasser en présentiel avec une application mobile 📲

On en rêve tous ! La reprise des événements en présentiel se dessine à partir de fin 2021. Après des mois d’attente cela va arriver vite. ⏱ Et quand cela sera le cas, vous aurez besoin d’une application mobile à la hauteur de votre événement. Véritable boussole pour les participants, elle a plusieurs avantages :

  • Elle est un support de plus pour communiquer auprès de vos participants. Plus de visibilité pour vous sur le temps long : elle peut être utilisée en amont de votre événement pour teaser ce dernier ou après pour garder le contact et potentiellement être réutilisée pour votre prochain événement.
  • Elle permet aux utilisateurs d’échanger avec vous, les exposants ou les autres participants. Le networking grâce à une application mobile dédiée à votre événement est un vrai plus !
  • Elle permet aux participants de prendre part aux interactivités et activités proposées. Quiz, sondages, chat, partage de photos et documents, bibliothèque de contenus, annuaire des participants, tout y est !

Evidemment cela ne s’improvise pas au dernier moment et c’est dès à présent que cela se prépare pour la rentrée de septembre 2021.

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[…] ont commencé à se demander comment gérer leurs événements en période de confinement. Fallait-il les reporter ? Les annuler ? Les transformer et passer en format phygital/hybride voire en ‘tout digital’ […]

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