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Comment faire des événements multi-sites ?

événement multi-sites

‘Multi-sites’ ou ‘multiplex’ : comment faire des événements globaux à l’échelle régionale ? 

Certains professionnels sont attachés au “monde d’avant”. Mais quand il s’agit de “l’événementiel d’avant”, celui-ci n’existe plus. La crise sanitaire récente a profondément transformé le secteur et le monde des conventions, séminaires et autres types de rassemblements a/doit encore évoluer pour plus d’efficacité.

C’est dans ce contexte que l’on a choisi aujourd’hui de parler du format multi-sites. Qu’il soit en 100% physique ou hybride, il a de nombreux avantages. Et les communicants commencent à le voir ! Retour sur les formats “usuels” :

Événement physique 👥📍

C’était le format principal d’événements utilisé avant la crise sanitaire (en BtoB en tout cas). Et depuis quelques semaines, nous apercevons son timide retour ! Même s’il exige encore un pass sanitaire, nous pouvons enfin nous retrouver. L’événement physique peut être poussé par une application mobile regroupant toutes les informations et modules d’engagement nécessaires aux participants. Chez AppCraft, nous vous proposons une Progressive Web App à vos couleurs et accessible en plusieurs langues. Elle permettra de créer et renforcer le lien entre vos participants et rendra vos événements encore plus mémorables.

 

Événement digital 💻 🎥

Le grand gagnant de ces derniers mois, mais également le « mal aimé ». En effet, le format digital a souvent souffert d’une image négative. Par manque de connaissances et d’habitude sûrement lors de ces débuts. Puis par nostalgie du format présentiel et des rencontres en face-à-face. Mais il a été nécessaire pour continuer à informer nos parties prenantes et avancer malgré la crise. Peu connu avant mars 2020, les communicants ont beaucoup appris en l’espace de quelques mois et connaissent maintenant les rouages de l’événement digital.

Ce format continuera-t-il une fois les histoires de pass sanitaire et de virus parties ? Selon Evénement.com, 63% des entreprises vont continuer à mettre en place une stratégie digitale à la reprise des événements en présentiel. Soit pour des événements 100% digitaux mais aussi pour des événements hybrides.

En alliant ces deux derniers, nous obtenons l’événementiel hybride.

Événement hybride 💻 👥

Ce format allie le présentiel et le virtuel. Ainsi, alors qu’une partie de votre audience se retrouve à suivre votre événement depuis chez elle (via une plateforme dédiée), l’autre se trouvera sur place (lieu de votre choix, généralement avec une application mobile utilisée pour s’informer et comme moyen d’engagement). 

Alors que nous entendons parler d’hybridation des événements (alias événement mixte / phygital), encore peu de personnes s’intéressent à la déclinaison “multi-sites” de ce format.

Événement multi-sites 🗺

Qu’est-ce qu’un événement multi-sites ? Il s’agit d’un même événement qui se déroule dans plusieurs lieux au même moment. Cela peut être un plateau + plusieurs lieux physiques ou simplement plusieurs lieux physiques.

Mais pourquoi organiser un événement multi-sites ?

Imaginons que vous êtes une entreprise avec diverses branches dans toute la France, voire dans le monde entier. Vous avez l’habitude d’organiser votre convention annuelle au siège à Paris. Pour l’occasion, vous faites venir toutes vos équipes de régions à la capitale.

Cela implique de forts coûts en termes de déplacements, une logistique compliquée (hôtels, repas, accueil des équipes, …) et une empreinte carbone beaucoup trop importante. Ce type de rassemblement est encore plus à éviter depuis la Covid-19.

La solution bas carbone* ? Un événement multi-sites. 

Au lieu d’organiser votre convention à Paris pour vos 1000 collaborateurs, vous allez choisir de vous répartir en plusieurs sous-groupes. Finis les déplacements New-York / Paris pour seulement 2 jours de keynotes. Évitez le déplacement des foules et les risques d’infection et respectez facilement les jauges imposées en décuplant les lieux de rencontres.

Rassemblez vos collaborateurs dans plusieurs endroits physiques et prévoyez, si nécessaire, une plateforme dédiée à votre événement pour ceux qui ne pourront suivre votre événement en physique. Dans tous les cas, il vous faudra un animateur par site. Engager son public, briser la glace, encourager les échanges : tout cela est permis par les compétences de l’animateur.

Les avantages de cette solution : ✅

  • Rassemblez sans risques vos collaborateurs.
  • Elargissez votre audience
  • Délivrez un message unique et impactant qu’importe le lieu / sous-groupe
  • Liez l’ensemble de vos participants (ceux en physique et ceux à distance) via nos modules d’interactivités
  • Format idéal pour le networking : les apéro en petit groupe favorisent le réseautage
  • Laissez le choix à vos invités de se déplacer ou non sans pour autant les faire renoncer aux sessions, ateliers et possibilités de networking
  • Ayez une visibilité en temps réel sur le statut de vos participants : qui est arrivé, sur quel site, à quel moment ? Qui s’est inscrit aux ateliers ? Quel site a eu un taux d’engagement plus important ? 

Toujours pas convaincus ? Voici un cas client qui vous fera changer d’avis

Client : AIDES

Événement : Son congrès annuel – Septembre 2021

Format : 100% présentiel sur 7 sites différents en France

Participants : Plus de 350 personnes – salarié.e, volontaire et acteur.rice

logo AIDES

Besoins du client : L’association AIDES devait organiser son congrès annuel au format physique. Pour eux, pas question de rassembler tous les participants sur un seul même lieu. L’association a décidé de répartir ses invités dans 7 villes clés. 

Notre mission était donc d’organiser un événement physique, avec une captation live sur Nantes et une rediffusion streaming sur grand écran dans 6 autres sites. De plus, l’association avait besoin d’informer les participants en amont et d’avoir une solution d’interaction liant chaque invité.e, qu’importe son lieu de présence.

Notre réponse : 

  • Avant événement : Nous avons donc créé un lieu digital unique pour que chaque participant puisse s’inscrire et avoir accès aux informations de l’événement en amont. Un site dédié à cet événement multisite. 
  • Pendant événement : Le jour J, une application native avait été créée pour faciliter le check-in pour les équipes d’AIDES. Cette application a permis de scanner les badges de chaque participant de manière rapide et sans générer d’attroupement à l’entrée des sites. Lors de l’événement, une retransmission du live s’est faite sans problème sur chaque site. Ce dernier était accompagné d’un module de Questions-Réponses reliant chaque invité. Les intervenants recevaient les questions en direct et y répondaient pour l’ensemble des participants. 
  • Après événement : À la fin de l’événement, les organisateurs ont eu accès aux différentes statistiques récoltées lors de l’événement. Ainsi, il était possible de voir quelles ont été les personnes inscrites, celles qui sont venues à l’événement et sur quel site. Mais également des statistiques comme le pourcentage de participants par site et en temps réel.

Bénéfices pour le client : 🔍

  • Le check-in : ce dernier, permis par une application dédiée au staff engendre un gain de temps énorme à AIDES. Un check-in facilité sans file d’attente : un “must” en période Covid
  • Modules d’engagement : ici le module de Q&A a été utilisé, mais d’autres modules d’engagement sont possibles. Il peut s’agir d’un nuage de mots commun à tous les participants ou d’un annuaire des invités pour leur permettre d’échanger / de networker par exemple. L’idée est de lier tous les participants, même s’ils sont présents physiquement sur plusieurs sites. 
  • Le dashboard complet de statistiques : une visibilité par lieu ou type de participants est possible avec AppCraft et bien plus encore ! Cela vous permet d’avoir une excellente vue sur l’engagement de chaque catégorie de participants. Rappelons-le, la data est aujourd’hui le nerf de l’événementiel !

Le multiplex se profile comme LE format d’avenir ? Ce format peut permettre le maintien des plus grands événements mondiaux malgré les enjeux de demain : l’événementiel responsable ! Réunir au niveau régional peut être la solution aux défis sanitaires et environnementaux (pour rappel, les déplacements sont responsables de 80% des émissions lors d’événements mondiaux).

Alors si vous souhaitez en parler, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur vos futurs projets. Notre équipe se tient à votre disposition sur hello@appcraft.fr ou au 09.72.51.22.90 ☎️

* N’hésitez pas à nous demander le livre blanc sur les dix règles d’or d’un événement bas carbone

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