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les 4 incontournables d’un événement digital réussi

19 mai 2020 Sacha Castany

¾ des événements B2B annulés ou reportés en 2020, une reprise des événements présentiels de plus en plus tardive, la publication du baromètre de l’événementiel 2020 de L’EVENEMENT en collaboration avec AppCraft Events nous a permis de nous rendre compte de l’ampleur de l’impact de la crise du COVID-19 sur nos activités quotidiennes.

 

Pour bon nombre d’organisateurs d’événements, il a fallu du jour au lendemain repartir d’une feuille blanche et sourcer les différentes solutions capables de surmonter cette situation inédite.

 

Or, organiser un événement digital ou phygital ne s’improvise pas comme ça ! Un certain nombre de bonnes pratiques permettent de donner facilement à votre événement d’avantage de visibilité, de résonance et de l’organiser de manière plus sereine 🙂 AppCraft Events vous mâche le travail cette semaine et vous dévoile ses 4 incontournables d’un événement digital réussi, avec en prime un nouveau format d’interview phygitale ! 

 

1 – La scénarisation : véritable clé de voûte de votre événement digital

Une faible interactivité entre les intervenants et vos participants, un manque de pédagogie sur l’installation et l’utilisation de solutions digitales pour votre événement, un timing qui ne met pas spécialement en valeur vos temps forts, le rythme de votre journée de séminaire digital qui s’essoufle…

Organiser un événement digital ne s’improvise pas et requiert une certaine planification ! Parmi les étapes clés de cette mise en place se trouve la scénarisation. C’est grâce à elle que vous arriverez à retrouver “l’effet wahou” des événements physiques, même derrière votre écran. De l’amorce de votre événement avec des tutoriels digitaux, interactifs et didactiques jusqu’au jour J avec le séquençage de temps forts couplés à des modules d’interactivité live ou bien au chapitrage de vos temps forts pour les absents jusqu’à la gestion de votre après-événement, votre scénarisation se construit pas à pas 😉 Et qui de mieux que des experts digitaux, rôdés à la tâche depuis des années pour vous épauler dans cette démarche.

 

2 – Mixez les supports 

Une bonne portion de live, un soupçon de quizz, le tout saupoudré d’une pincée de questions à l’orateur en direct… Nous n’allons malheureusement pas vous livrer de recette magique aujourd’hui 😉 En effet, chaque cas d’usage est unique et requiert un mix digital spécifique. Néanmoins, nous vous recommandons de ne vous fermer aucune porte et de laisser parler votre créativité ! N’hésitez pas à vous questionner sur la diversification de vos supports pour vos événements live ou présentiel. Un bon exemple est le format digital.

3 – Pensez impact carbone !

 Quelle est la différence entre une personne qui se regroupe avec d’autres participants dans sa ville ou participe à un événement

derrière son écran et un participant qui parcours la moitié de l’Europe pour venir participer à un événement ? Des centaines de kilogrammes de CO2. Le bilan carbone de votre événement n’englobe pas seulement des problématiques relatives aux biens matériels éphémères ou aux structures physiques mais doit être pensé globalement : Logistique, supports papiers etc. vous avez le pouvoir de réduire cet impact et le digital est un outil redoutable (à condition de choisir des partenaires engagés dans une démarche #GreenIT 😉 ) pour vous aider dans cette démarche.

 

4 –  Calculez votre ROI pour ajuster le tir lors du prochain événement digital

Apprendre de ses erreurs est essentiel pour progresser dans l’organisation de vos 

événements B2B. Choisissez des plateformes et partenaires vous permettant de suivre au plus près le parcours de vos participants et leurs goûts pour être en constante amélioration et au plus proche de leurs attentes. Rapports en ligne, taux de clics par modules déployés, taux de participants sont autant d’alliés pour avoir une photographie réaliste du déroulé de votre événement.

 

 

En conclusion de cet article, nous vous proposons un nouveau format d’interview d’acteurs du digital : prestataires, partenaires, annonceurs, agences… Nous leur laissons la parole pour parler de l’avenir des événements digitaux 😉

 

Cette semaine nous recevions Alexis Thai de la société Vodalys pour évoquer les formats full digital, la captation vidéo et  enfin notre partenariat pour l’organisation d’événements phygitaux 😉

 

 

L’interview Phygitale Vodalys :

 

Q1: Bonjour Alexis, présentez vous en quelques mots. En quoi consiste l’activité de Vodalys ?

Bonjour Sacha, je suis responsable commercial de Vodalys. La société Vodalys a été créée en 2008 et est spécialisée dans la retransmission d’événements en direct sur internet. Nous proposons des prestations live streaming sur-mesure à nos clients issus des secteurs corporate et institutionnel.

En 2019, nous avons lancé Vodalys Studio, plateforme live streaming dans le cloud, permettant de réaliser des live multi-sources (smartphones, caméras, webcams..) en autonomie ou avec l’accompagnement de nos équipes pour diffuser en direct un événement sur un site internet ou sur les réseaux sociaux.

 

Q2: Les formats de diffusion 100% digitaux, à l’heure de la crise du COVID-19, sont devenus des incontournables. Comment vous êtes vous adaptés, dans votre activité, à cette période inédite ?

La plateforme Vodalys Studio permettait déjà de retransmettre en direct des événements à un public distant. Avec la crise sanitaire et les mesures de confinement, nous avons poussé encore plus loin la logique de dématérialisation en couplant notre plateforme live streaming à des solutions de vidéo-conférences existantes afin de pouvoir réunir virtuellement les intervenants, et de proposer un contenu vidéo live enrichi (ajout de médias vidéo, de jingle, d’habillages graphiques) plus attrayant qu’une simple réunion en visio. Nos équipes sont ainsi en capacité d’opérer un événement live à distance.

 

Q3: Il y a t’il des attentes nouvelles de la part de vos clients traditionnels sur les formats full digital ?

Oui, effectivement, nos clients sont conscients des nouvelles contraintes de production liées à la crise mais souhaitent néanmoins proposer à leurs collaborateurs et à leurs clients la meilleure expérience dématérialisée possible. Les publics étant actuellement sur-sollicités, il leur apparait nécessaire de les engager, naturellement par des contenus vidéo en live mais aussi avec tout ce qui permet de rendre les événements plus interactifs. Il y a une réelle demande de solutions permettant de faire participer activement le public, même à distance derrière un écran comme s’il était dans la salle.

 

Q4: Enfin, quelle est la principale valeur ajoutée de la combinaison de votre solution avec celle d’acteurs de l’événementiel digital tel qu’AppCraft ?

Selon nous, la solution Appcraft s’inscrit parfaitement dans cette stratégie phygitale en faisant le lien entre les organisateurs d’événements et leur public, en proposant une large palette de fonctionnalités d’interactivité. Le live streaming en général et donc la plateforme Vodalys Studio partagent cette même ambition de faire vivre aux participants l’événement comme s’ils y étaient. Il nous semblait naturel de combiner notre solution avec celle d’Appcraft pour offrir une expérience complète sur les formats full digital.