Captivate a wider audience and improve your CO² impact: opt for the hybrid event!

The hybrid event offers a complete solution for your gatherings, combining the advantages of physical conferences with those of digital technologies and streaming software.

Differentiate yourself with the solution

The next-generation hybrid event:
Optimize your image with AppCraft!

Hybrid events: the complete, flexible solution

Our innovative event solution enables you to efficiently manage both the physical and digital aspects of your event from a single, high-performance back-office. Among other things, it personalizes the experience of participants and segments their management in an advanced way.

Gain access to a wider audience and eliminate no-shows

With the hybrid event, you can spread your event over several days, reaching a wider audience and facilitating interaction between physical and virtual participants. Say goodbye to the frustration of half your guests not turning up, and maximize the turnout for guaranteed success!

Make your next corporate event a success and maximize your ROI

The solution adapts to the combination of physical and virtual events, offering greater flexibility, agility and tailored functionality for a seamless experience and maximized ROI.

Advanced participant management ;
customization and made-to-measure

Stand out from the competition with segmented participant management

Extensively customize forms, the platform and e-mail communications to meet the specific needs of each participant category. Display differentiated content according to internal/external participants, as well as whether they participate physically or virtually.

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Did you say China Module?

Our solution includes a module dedicated to China, enabling you to efficiently manage your events for this specific market.

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Keep your audiences captive, virtual or physical

We use low-latency tools that guarantee an optimal level of interactivity for both populations, offering gamification features and much more.

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The mobile app, your companion app

Participants can join the videoconference directly from their mobile app. Agendas, digital roadbook, notifications, contingency management: the mobile app acts as a link between attendees and exhibitors.

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Hybrid event case studies

Availability, responsiveness and a smile: the promise of our customer service

Our expert “event managers” are there to support you, whatever the occasion!

Upstream, we integrate your content, such as the list of participants and information on the sessions and program.

During the event, we provide on-site or remote follow-up. We train hostesses and hosts in check-in tools, offer support for the various media used, monitor the platform and data, and help users access the platform.

After the event, we provide post-project feedback and the return of data and key performance indicators (KPIs) to quickly assess your return on investment (ROI), such as group registration rates and file downloads, etc.

A strong commitment to CSR with a FREE carbon simulator for your events.

A remote participant consumes 16x less CO² than a face-to-face participant:

do a free simulation

!

We minimize our carbon footprint, allowing participants to choose their mode of participation and organizers to reach a wider audience.

As the first Event Tech company to be ISO 20121 (2021) certified, we are committed to developing responsible solutions, including eco-responsible modules and features such as digital check-in, code weight reduction and an integrated carbon impact calculator.

Securing your event is our priority

Our developers and hosting infrastructure are based in France, guaranteeing compliance with French and European data protection laws.

We provide a secure connection with single sign-on (SSO), individual login credentials and are open to penetration testing by your IT teams.

Our infrastructure is audited annually to reinforce our commitment to the security of your data.

1st Event Tech company in France to receive ISO 27001 certification

Discover all our features for your hybrid events

In the headlines

FAQ

C'est quoi une réunion hybride ?

Une réunion hybride cumule les avantages d’une réunion effectuée en présentiel et d’un événement en ligne, où certains participants distants se joignent aux intervenants présents physiquement par le biais d’une plateforme de vidéoconférence. Ce type de conférence interne répond à un besoin de réactivité des entreprises, permettant le partage rapide et efficace de contenus et d’informations. Les réunions hybrides se font de plus en plus fréquentes, notamment :

  • pour des entreprises privilégiant l’expérience “travail à distance“ ;
  • pour des entreprises multinationales dont les employés sont répartis à travers le monde ;
  • lors de réunions externes, en conférence avec des clients. L’équipe assure une présence physique au sein des bureaux et communique avec les clients distants par vidéo.
Pourquoi événement hybride ?

Un hybride est un croisement entre deux entités clairement définies. Les événements hybrides sont nommés ainsi parce qu’ils mêlent les caractéristiques des événements physiques et digitaux. L’événement créé, quel qu’il soit, permet donc de ressentir le public présent sur place tout en élargissant le contenu de la communication à d’autres invités via des solutions technologiques efficaces à travers le web.

Comment organiser un événement hybride ?

En dehors des considérations organisationnelles classiques inhérentes à la mise en place d’un événement, les organisateurs d’un événement hybride doivent le concevoir avec deux mots en tête ; anticipation et équilibre.

En effet, la réussite d’un tel événement dépend de la capacité de l’organisation à :

  • anticiper le nombre de participants, physiques et virtuels ;
  • équilibrer l’ordre du jour de façon à ce qu’il réponde aux attentes de tous les publics, ceux présents dans le lieu de l’événement comme ceux assistant au live à distance. Il est donc nécessaire d’anticiper ces attentes en fonction du format de l’évent, du type de publics visés (de l’audience) et de la technologie utilisée ;
  • communiquer en amont de l’événement, en insistant à la fois sur la présence physique et la possibilité de suivi et d’engagement virtuel des participants que permet l’outil digital ;
  • mettre en place les outils qui faciliteront l’analyse après événement en portant une grande attention à la façon dont tous les participants ont vécu cette nouvelle expérience hybride.
Comment animer une réunion hybride ?

Afin de faire de votre événement hybride une réussite sur tous les plans, il est essentiel de respecter quelques bonnes pratiques :

  • s’assurer de l’indispensabilité de la réunion ;
  • anticiper l’événement en tenant compte, le cas échéant, des fuseaux horaires ;
  • rédiger un ordre du jour équilibré, en restant attentif aux attentes et/ou aux besoins de chaque personne participant à la réunion ;
  • s’assurer que tous les participants disposent des outils technologiques adaptés et jouissent des fonctionnalités indispensables à la bonne gestion de l’événement ;
  • aménager le lieu de la réunion (système vidéo compris) de façon à renforcer le sentiment de présence physique ;
  • animer l’événement afin d’assurer l’équilibre entre les participants physiques et les intervenants virtuels.