Captivez un public plus large et améliorez votre impact CO² : misez sur l’événement hybride !

Une réunion hybride cumule les avantages d’une réunion effectuée en présentiel et d’un événement en ligne, où certains participants distants se joignent aux intervenants présents physiquement par le biais d’une plateforme de vidéoconférence. Ce type de conférence interne répond à un besoin de réactivité des entreprises, permettant le partage rapide et efficace de contenus et d’informations. Les réunions hybrides se font de plus en plus fréquentes, notamment :

• pour des entreprises privilégiant l’expérience “travail à distance“ ;
• pour des entreprises multinationales dont les employés sont répartis à travers le monde ;
• lors de réunions externes, en conférence avec des clients. L’équipe assure une présence physique au sein des bureaux et communique avec les clients distants par vidéo.

Un hybride est un croisement entre deux entités clairement définies. Les événements hybrides sont nommés ainsi parce qu’ils mêlent les caractéristiques des événements physiques et digitaux. L’événement créé, quel qu’il soit, permet donc de ressentir le public présent sur place tout en élargissant le contenu de la communication à d’autres invités via des solutions technologiques efficaces à travers le web.

En dehors des considérations organisationnelles classiques inhérentes à la mise en place d’un événement, les organisateurs d’un événement hybride doivent le concevoir avec deux mots en tête ; anticipation et équilibre.

En effet, la réussite d’un tel événement dépend de la capacité de l’organisation à :

• anticiper le nombre de participants, physiques et virtuels ;
• équilibrer l’ordre du jour de façon à ce qu’il réponde aux attentes de tous les publics, ceux présents dans le lieu de l’événement comme ceux assistant au live à distance. Il est donc nécessaire d’anticiper ces attentes en fonction du format de l’évent, du type de publics visés (de l’audience) et de la technologie utilisée ;
• communiquer en amont de l’événement, en insistant à la fois sur la présence physique et la possibilité de suivi et d’engagement virtuel des participants que permet l’outil digital ;
• mettre en place les outils qui faciliteront l’analyse après événement en portant une grande attention à la façon dont tous les participants ont vécu cette nouvelle expérience hybride.

Afin de faire de votre événement hybride une réussite sur tous les plans, il est essentiel de respecter quelques bonnes pratiques :

• s’assurer de l’indispensabilité de la réunion ;
• anticiper l’événement en tenant compte, le cas échéant, des fuseaux horaires ;
• rédiger un ordre du jour équilibré, en restant attentif aux attentes et/ou aux besoins de chaque personne participant à la réunion ;
• s’assurer que tous les participants disposent des outils technologiques adaptés et jouissent des fonctionnalités indispensables à la bonne gestion de l’événement ;
• aménager le lieu de la réunion (système vidéo compris) de façon à renforcer le sentiment de présence physique ;
• animer l’événement afin d’assurer l’équilibre entre les participants physiques et les intervenants virtuels.