La plateforme d’inscription pour événements qui vous simplifie la vie

C’est d’abord un outil pour gagner du temps : un formulaire d’inscription est comme un outil que les organisateurs d’un événement utilisent pour recueillir des informations essentielles des participants. Il s’agit d’un document ou d’une page web contenant des champs à remplir, tels que le nom, l’adresse e-mail, et d’autres détails pertinents. Les participants utilisent ce formulaire pour s’inscrire à l’événement en fournissant leurs informations.

La Collecte de Données : Un formulaire d’inscription est conçu pour collecter des données importantes. Cela permet aux organisateurs de savoir qui assiste à leur événement, de gérer les inscriptions, et parfois de personnaliser l’expérience en fonction des informations fournies. Par exemple, un formulaire peut inclure des questions sur les préférences alimentaires ou les besoins en matière d’accessibilité.
La conformité à la RGPD est alors essentielle !

Faciliter la confirmation de participation : Une fois qu’un participant a rempli le formulaire d’inscription, les organisateurs peuvent utiliser les informations pour confirmer la participation de la personne à l’événement. Cela peut inclure l’envoi d’un e-mail de confirmation avec les détails de l’événement, un badge d’identification, ou d’autres informations importantes pour le jour de l’événement.

Gérer vos quotas et le nombre maximum d’inscription : Si vous avez un quota limité de participant sur votre événement, vous pouvez insérer le nombre de places disponibles.
Une fois que votre quota est atteint, le formulaire sera fermé et aucun participant ne pourra s’inscrire.

Gérer des accompagnants ou des inscriptions de groupe : vos participants peuvent renseigner des accompagnants ou leurs collègues, amis dans leur formulaire en une seule et même inscription. Les accompagnants ajoutés dans le formulaire pourront être associés à l’invité principal.

Modérer ou non vos inscriptions directement en ligne depuis un Back Office intuitif avec la possibilité d’autoriser par défaut la participation des personnes présentes dans votre CRM.
Ainsi, vous n’aurez qu’à modérer les participants extérieurs.

Gérer vos commandes et paiements : si vous avez des ventes de produits/places lors d’un événement, ou dans le cadre d’un événement payant afin de permettre l’ouverture d’un portail de paiement lors de la validation du formulaire.

Toutes ces fonctionnalités sont capitales pour une organisation sereine de votre événement.

Il s’agit le plus souvent du premier « contact » que votre invité va avoir avec vous, organisateur, et avec votre convention, votre séminaire, votre assemblée générale, ou votre colloque. 
Vous allez déterminer sa première impression et elle est essentielle pour la suite.
Rapidement, en quelques secondes, vous devez communiquer sur un programme attractif, des speakers inspirants, fournir toutes les informations logistiques et le plan d’accès.
L’expérience d’accueil commence dés l’inscription qui doit être simple, fluide, rapide, avec un formulaire intuitif accessible depuis n’importe quel type d’appareil.
Offrez au futur participant la possibilité d’enregistrer l’événement dans son agenda pour ne pas l’oublier et de recevoir son badge par mail ou, si le badge est dématérialisé, le lien vers l’application mobile de l’événement.
Les détails des activités ou des ateliers peuvent aussi être intégrés à son agenda ou à son badge.

Cela lui fera gagner du temps !

L’inscription permet de gérer efficacement le nombre de participants à un événement, que ce soit une remise de trophées, une conférence de presse, un lancement de produit ou un séminaire. Cela garantit que l’événement ne dépasse pas sa capacité maximale, ce qui peut avoir un impact sur la sécurité, le confort des participants et la qualité globale de l’expérience.
Opter pour un système professionnel plutôt qu’un fichier Excel va vous permettre de récupérer des informations précieuses sur les périodes d’inscription les plus efficaces, sur les désistements, sur les profils de vos participants mais aussi si vous en profitez pour les interroger, sur leurs attentes pour cet événement. C’est un moyen de les engagez avant même que l’événement n’ait commencé !
Avec les invitations pré-remplies par e-mail ainsi que les confirmations d’inscriptions et les rappels automatiques vous gagnez un temps précieux pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En fonction de vos compétences techniques et des informations spécifiques que vous devez collecter vous pouvez utiliser des outils gratuits tels que Google Forms, Typeform, JotForm, ou des plugins WordPress qui sont génériques – évidemment nous vous suggérons d’utiliser un outil professionnel dédié à l’événementiel et qui ne nécessite aucune compétence technique comme AppCraft 😉

Nous distinguons deux types de formulaire :

• Le formulaire simple : comprenant des champs d’informations personnelles et le statut de participation (je viens / je ne viens pas)
• Le formulaire complexe : avec de nombreuses conditions selon les réponses / typologies d’utilisateurs.
  
  

Plusieurs formulaires peuvent être créés pour un même événement en fonction des profils d’utilisateurs et il est très facile de les dupliquer.

Avec l’outil de création de formulaires d’inscription  d’AppCraft, vous pouvez :

• Visualiser à tout moment le résultat et à quoi cela va ressembler en version mobile ou desktop.
• Sélectionner un participant pour afficher son formulaire personnel pour une vérification.
• Ouvrir le formulaire du participant dans un nouvel onglet de votre navigateur (en dehors du back-office)
• Déplacer facilement l’ordre des rubriques du formulaire
• Rendre une rubrique obligatoire ou non
• Rendre une rubrique non modifiable (un numéro de matricule interne par exemple)
• Conditionner facilement l’affichage d’une rubrique selon :
  • La réponse à une question posée dans le formulaire
  • Une information présente dans le CRM des invités/participants

Ces fonctionnalités sont essentielles pour s’adapter au secteur de l’événementiel et au souhait d’avoir une prise de contact avec les participants la plus personnalisée possible.

AppCraft propose plusieurs rubriques qui peuvent être obligatoires ou non.
Certaines rubriques peuvent être remplies automatiquement avec les informations des personnes que l’on invite (NOM, Prénom, email etc…).

• Champ de texte libre : permet d’insérer un texte court sur une seule ligne (exemple : prénom).

• Champ numérique : permet d’insérer un nombre.

• Zone de texte : permet d’insérer un texte long sur une ou plusieurs lignes (exemple : commentaire).

• Email : permet de vérifier que la nomenclature de l’adresse mail renseignée est valide. Permet également d’autoriser ou de refuser des inscriptions selon le domaine de mail (exemple : uniquement les adresses @appcraft.fr peuvent valider ce formulaire).

• Téléphone : permet de remonter l’indicatif et de vérifier que la nomenclature du numéro de téléphone renseigné est valide.

• Mot de passe : permet à l’utilisateur de créer un mot de passe pour accéder à la plateforme ou l’application dédiée (simple ou complexe).

• Sélecteur de date et/ou heure : permet de sélectionner une date et/ou une heure dans un calendrier. Il est possible de restreindre la plage de dates disponibles.

• Case d’option : permet de sélectionner un choix simple de réponse parmi les options proposées (exemple : civilité).

• Menu déroulant : permet de sélectionner un choix simple de réponse parmi un menu déroulant d’options (exemple : nationalité).

• Menu déroulant avancé : permet de sélectionner plusieurs choix de réponse parmi un menu déroulant d’options (exemple : restrictions alimentaires).

• Checkbox : permet d’avoir une case à cocher pour valider une information (exemple : rgpd).

• Pays : permet de sélectionner un pays parmi un menu déroulant d’options.

• Code postal / ville : permet de faire correspondre le code postal renseigné avec la ville associée.

• Upload d’image : permet au participant de déposer une image PNG ou JPEG dans le formulaire, avec différents niveaux de sécurité (exemple : passeport).

• Upload de fichier : permet au participant de déposer un fichier PDF ou DOCX dans le formulaire, avec différents niveaux de sécurité (exemple : visa).

Avec sa plateforme de gestion d’inscription, Appcraft propose aussi d’ajouter des rubriques plus avancées qui peuvent être liés à des traitements spécifiques :

• Bilan carbone transport : permet au participant de rentrer ses informations de transport (aller / retour, multi-trajet…) pour calculer le bilan carbone de votre événement.
• Bouton soumission : permet d’avoir un bouton de validation du formulaire.
• Champ caché : permet d’avoir un champ caché dans le formulaire.
• Bloc de champs : permet de regrouper plusieurs champs dans un même bloc pour optimiser le conditionnement.
• Onglets : permet d’organiser le formulaire avec des onglets.
• Colonnes : permet d’organiser les champs en colonne dans le formulaire.
• Liste d’items : permet d’ajouter d’autres participants depuis le formulaire.
• Accommodations : permet de choisir un hôtel depuis le formulaire.
• Rooming : permet de choisir un hôtel et/ou un roommate depuis le formulaire.
• Workshops : permet de choisir une ou plusieurs activités depuis le formulaire. (Il faut avoir ajouté les activités dans la section workshops du backoffice)
• Products : permet d’afficher un produit dans le corps du formulaire.
• Accompagnateur : permet à un invité d’ajouter des accompagnants, qui sont considérés comme participants également ou juste +1
• Champ de texte multiple : permet d’avoir plusieurs champs de texte à remplir sur une même ligne.
• Échelle : permet de créer une échelle graduée pour évaluer un niveau.
• Tableau de multi numérique : permet de créer un tableau à plusieurs valeurs numériques.
• Bloc de sensibilisation : permet d’afficher une vignette de sensibilisation écologique lié à l’impact événementiel.

Appcraft propose des solutions en marque blanche qui peuvent s’adapter à votre charte graphique.
Le design d’un formulaire d’inscription à un événement doit être convivial, professionnel et incitatif pour encourager les participants à s’inscrire.
Voici quelques principes de design à prendre en compte :
1. La simplicité : Gardez le formulaire simple et ne demandez que les informations essentielles. Les formulaires trop longs peuvent décourager les participants.
2. La hiérarchie visuelle : Utilisez une hiérarchie visuelle pour mettre en évidence les éléments clés. Les titres, les étapes de progression et les champs obligatoires doivent être clairement visibles.
3. Des couleurs cohérentes : Assurez-vous que les couleurs du formulaire correspondent à la palette de couleurs de votre événement ou de votre marque. Utilisez des couleurs contrastées pour les boutons d’envoi et de navigation.
4. Une typographie lisible : Choisissez une police lisible et cohérente pour le texte. Utilisez des tailles de police appropriées pour différents éléments (titres, descriptions, champs).
5. Des icônes et images : Intégrez des icônes ou des images pertinentes pour rendre le formulaire visuellement attrayant. Mais pas trop car la sobriété numérique est bénéfique pour notre planète !
6. Une disposition logique : Organisez le formulaire de manière logique, avec une progression naturelle des informations. Évitez de surcharger une seule page de formulaires avec trop d’informations.
7. Des messages d’erreur clairs : Si une erreur est commise lors de la soumission du formulaire, assurez-vous que les messages d’erreur sont clairs et informatifs.
8. Responsive design : Assurez-vous que le formulaire est compatible avec les appareils mobiles, car de nombreuses personnes utilisent des smartphones pour s’inscrire.
9. Un bouton d’envoi attractif : Rendez le bouton d’envoi clairement visible et attrayant en utilisant des libellés tels que « S’inscrire » ou « Participer maintenant. »
10. Des tests utilisateurs : Avant de publier le formulaire, effectuez des tests avec un groupe de personnes pour vous assurer qu’il est convivial et intuitif.
11. La confidentialité et la sécurité : Assurez-vous de mentionner la politique de confidentialité et de sécurité (AppCraft est certifiée ISO27001), rassurant les participants quant à la protection de leurs données personnelles.

En suivant ces principes de design, vous pouvez créer un formulaire d’inscription à un événement qui soit à la fois esthétiquement agréable et fonctionnel, ce qui encouragera davantage de participants à s’inscrire.