Captivez un public plus large et améliorez votre impact CO² : misez sur l’événement hybride !
L’événement hybride offre une solution complète pour vos rassemblements, en combinant les avantages des conférences physiques avec ceux des technologies digitales et un logiciel de streaming.
L'événement hybride nouvelle génération :
Optimisez votre image avec AppCraft !
Gestion avancée des participants ;
personnalisation et sur mesure
Démarquez-vous de la concurrence avec la gestion segmentée des participants
Personnalisez en profondeur les formulaires, la plateforme et les communications par e-mail, afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque catégorie de participants. Affichez des contenus différenciés en fonction des participants internes/externes, ainsi que selon s’ils participent physiquement ou virtuellement.
Vous avez dit Module Chine ?
Notre solution intègre un module dédié à la Chine, vous permettant de gérer efficacement vos événements pour ce marché spécifique.
Maintenez vos audiences captives, en virtuel ou en physique
Nous utilisons des outils à faible latence qui garantissent un niveau d’interactivité optimal pour les deux populations, en offrant des fonctionnalités de gamification, et bien plus encore.
L’app mobile, votre companion app
Cas clients
Un écosystème complet et d'excellence de gestion d'événements !
Disponibilité, réactivité et sourire : la promesse de notre service client
Nos experts, « event manager » vous accompagnent en toutes circonstances !
En amont, nous intégrons vos contenus tels que la liste des participants et les informations sur les sessions et le programme.
Pendant l’événement, nous assurons un suivi sur place ou à distance. Nous formons les hôtesses et hôtes aux outils de check-in, offrons une assistance pour les différents supports utilisés, surveillons la plateforme et les données, et aidons les utilisateurs à accéder à la plateforme.
Après l’événement, nous fournissons un retour post-projet et la restitution des données et des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer rapidement votre retour sur investissement (ROI), tels que le taux d’inscription aux groupes et les téléchargements de fichiers, etc.
Un fort engagement envers la RSE
Un participant à distance consomme 16x moins de CO2 qu’un participant en présentiel.
Nous minimisons notre empreinte carbone, en permettant aux participants de choisir leur mode de participation et aux organisateurs de toucher une audience plus large.
En tant que première entreprise Event Tech certifiée ISO 20121 (2021), nous nous engageons à développer des solutions responsables, notamment des modules et des fonctionnalités éco-responsables, tels que le check-in digital, la réduction du poids du code et un calculateur d’impact carbone.
La sécurisation de votre événement est notre priorité
Nos développeurs et notre infrastructure d’hébergement sont basés en France, garantissant la conformité avec les lois françaises et européennes en matière de protection des données.
Nous assurons une connexion sécurisée avec une authentification unique (SSO), des identifiants de connexion individuels et nous sommes ouverts aux tests d’intrusion effectués par vos équipes informatiques (DSI).
Notre infrastructure est auditée annuellement pour renforcer notre engagement envers la sécurité de vos données.
1ère entreprise française Event Tech certifiée ISO 27001
FAQ
Une réunion hybride cumule les avantages d’une réunion effectuée en présentiel et d’un événement en ligne, où certains participants distants se joignent aux intervenants présents physiquement par le biais d’une plateforme de vidéoconférence. Ce type de conférence interne répond à un besoin de réactivité des entreprises, permettant le partage rapide et efficace de contenus et d’informations. Les réunions hybrides se font de plus en plus fréquentes, notamment :
- pour des entreprises privilégiant l’expérience “travail à distance“ ;
- pour des entreprises multinationales dont les employés sont répartis à travers le monde ;
- lors de réunions externes, en conférence avec des clients. L’équipe assure une présence physique au sein des bureaux et communique avec les clients distants par vidéo.
Un hybride est un croisement entre deux entités clairement définies. Les événements hybrides sont nommés ainsi parce qu’ils mêlent les caractéristiques des événements physiques et digitaux. L’événement créé, quel qu’il soit, permet donc de ressentir le public présent sur place tout en élargissant le contenu de la communication à d’autres invités via des solutions technologiques efficaces à travers le web.
En dehors des considérations organisationnelles classiques inhérentes à la mise en place d’un événement, les organisateurs d’un événement hybride doivent le concevoir avec deux mots en tête ; anticipation et équilibre.
En effet, la réussite d’un tel événement dépend de la capacité de l’organisation à :
- anticiper le nombre de participants, physiques et virtuels ;
- équilibrer l’ordre du jour de façon à ce qu’il réponde aux attentes de tous les publics, ceux présents dans le lieu de l’événement comme ceux assistant au live à distance. Il est donc nécessaire d’anticiper ces attentes en fonction du format de l’évent, du type de publics visés (de l’audience) et de la technologie utilisée ;
- communiquer en amont de l’événement, en insistant à la fois sur la présence physique et la possibilité de suivi et d’engagement virtuel des participants que permet l’outil digital ;
- mettre en place les outils qui faciliteront l’analyse après événement en portant une grande attention à la façon dont tous les participants ont vécu cette nouvelle expérience hybride.
Afin de faire de votre événement hybride une réussite sur tous les plans, il est essentiel de respecter quelques bonnes pratiques :
- s’assurer de l’indispensabilité de la réunion ;
- anticiper l’événement en tenant compte, le cas échéant, des fuseaux horaires ;
- rédiger un ordre du jour équilibré, en restant attentif aux attentes et/ou aux besoins de chaque personne participant à la réunion ;
- s’assurer que tous les participants disposent des outils technologiques adaptés et jouissent des fonctionnalités indispensables à la bonne gestion de l’événement ;
- aménager le lieu de la réunion (système vidéo compris) de façon à renforcer le sentiment de présence physique ;
- animer l’événement afin d’assurer l’équilibre entre les participants physiques et les intervenants virtuels.
