La gestion des participants est LE pilier central de la réussite de vos événements.
C’est souvent des heures, des jours voir des semaines de travail pour gérer toutes les informations liées à vos participants.
C’est pour cela que nous avons conçu une solution agréable à utiliser, simple, ergonomique mais ultra puissante pour vous faire gagner du temps !
Conçu par des pro pour des “Dir log” mais aussi pour des offices manager ou des secrétaires de direction qui doivent organiser des événements.
Traditionnellement la gestion des invités est majoritairement faite sur Excel.
Or Excel est très bien pour votre comptabilité mais absolument pas adapté à une gestion d’événements car très chronophage. C’est pourquoi avec des directrices logistiques nous avons complètement repenser une solution full web plus puissante qu’Excel et 100% adaptée à l’événementiel. … et surtout, beaucoup plus RAPIDE ! … mais qui reste compatible avec Excel en imports/exports de données
• Visualisez toute votre base en mode tableau dans votre navigateur
◦ Sans pagination et jusqu’à 50 000 participants
◦ Visualisez et faite défiler toutes vos données instantanément
◦ Cliquez ou vous voulez pour mettre une donnée à jour
◦ L’ensemble des modifications et des auteurs sont historisées et sauvegardées en temps réel
• Modifications par lots
◦ Modifications groupés sur plusieurs champs en simultané
◦ messages d’alertes si des valeurs sont déjà présentes
• Exportez toutes vos données quand vous le souhaitez en .CSV
• Chez AppCraft vous avez 3 champs par défaut nom/prémon/email : toutes les autres colonnes sont 100% personnalisables et adaptées à chaque contexte événementiel.
• En important votre fichier Excel vous structurez automatiquement votre base de données et vous créez toutes les colonnes qui vous sont nécessaires
• Créez autant de typologie de participants que nécessaire (VIP, speakers …)
• Créez des groupes dynamiques à partir des données “si tel participant à telle et telle caractéristique alors l’intégrer dans le groupe A”
• Travaillez à plusieurs simultanément sur vos invités, vos participants :
◦ Les données sont mises à jour en temps réel pour tous les intervenants sur l’événement de façon sécurisées (Appcraft est certifiée ISO27001)
◦ Pour vos propres besoins, regroupez vos données avec des “vues enregistrées” sur les colonnes de votre choix
• Sans export et de façon sécurisé, créez des “rapports” pour partager certaines données, avec vos collègues, avec l’hôtelier, avec votre transporteur pour les navettes …
◦ … évidemment nous mettons à jour les données en temps réel partout
◦ les données sont directement accessibles et lisibles en mode tableau dans n’importe quel navigateur, sans plug-in !
◦ autorisez ou non votre interlocuteur à télécharger les données en .CSV
De cette façon :
– vous évitez les transferts de fichier par mail non sécurisé
– vous gagner du temps en partageant un lien que votre interloculeur consultera quand il en aura besoin.
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Une base de données de participants est essentielle pour centraliser, organiser et exploiter efficacement toutes les informations liées à vos invités, intervenants ou partenaires.
Elle vous permet de segmenter automatiquement vos publics selon différents critères, rôle, statut, langue, présence, type d’activité ou encore comportement dans l’application afin d’offrir une expérience personnalisée et fluide à chacun.
Grâce à la base de données AppCraft, vous pouvez :
• Travailler à plusieurs simultanément sur la même plateforme, avec des données mises à jour en temps réel.
• Filtrer et visualiser jusqu’à 50 000 participants sans pagination.
• Gérer vos accès, communications et parcours VIP en toute simplicité.
• Sécuriser les informations sensibles en limitant l’accès à chaque collaborateur selon son rôle.
Pour une base de données claire et performante, suivez ces étapes clés :
Collecter les bonnes informations : via vos formulaires d’inscription, recueillez toutes les données pertinentes (nom, entreprise, rôle, langue, préférences, etc.).
Définir vos typologies dynamiques : segmentez automatiquement vos participants selon des critères croisés pour personnaliser leur parcours.
Attribuer des rôles et statuts : identifiez vos intervenants, VIP, exposants, invités, etc., afin de gérer les accès et communications ciblées.
Mettre à jour en temps réel : toute modification (validation, présence, changement de groupe) est immédiatement synchronisée sur la plateforme.
Analyser et exploiter les données : utilisez les filtres et historiques pour affiner vos stratégies d’accueil, de communication et de fidélisation.
La base de données AppCraft se distingue par sa puissance, sa flexibilité et son intégration complète dans la plateforme événementielle. Contrairement à une gestion classique sur Excel ou à des outils externes, elle a été conçue spécifiquement pour les besoins du secteur événementiel.
Voici ses principaux avantages :
• Typologies dynamiques intelligentes : segmentation automatique selon rôle, langue, statut ou comportement en temps réel.
• Collaboration multi-utilisateurs : travail simultané, mise à jour instantanée et historique des modifications.
• Gestion fluide des accès : affectation automatique aux hôtels, workshops ou groupes selon les réponses au formulaire.
• Interface ergonomique : navigation en mode tableau jusqu’à 50 000 lignes, sans latence ni pagination.
Dans le monde dynamique de l’organisation d’événements, l’importance de créer des interactions significatives entre les participants est primordiale. L’avènement des technologies intelligentes offre désormais des opportunités fascinantes pour optimiser l’expérience des participants. les CRM événementiels modernes comme AppCraft utilisent les données et l’intelligence artificielle pour regrouper les participants par affinités, améliorant ainsi la qualité des interactions et l’efficacité des réseautages.
Regrouper les participants par affinités offre plusieurs avantages :
• Amélioration de la satisfaction des participants : Les participants se sentent plus engagés lorsqu’ils interagissent avec des personnes partageant des intérêts similaires.
• Efficacité du networking : Le regroupement par affinités facilite des rencontres plus ciblées et pertinentes, augmentant ainsi les chances de collaborations futures.
• Personnalisation de l’expérience événementielle : Chaque participant bénéficie d’une expérience plus personnalisée, ce qui peut augmenter la fidélité envers l’organisateur de l’événement.
