Comment organiser (et réussir) son séminaire professionnel ?
Les séminaires physiques ont largement repris depuis la crise du COVID mais la crise climatique nous interroge sur nos habitudes.
L’événementiel est par nature éphémère et polluante : plus de 80% de l’impact carbone d’un événement est lié au déplacement des participants, alors que faire ?
Certaines entreprises font le pari du tout physique, mais beaucoup prennent la voie de l’hybridation voire de la digitalisation complète de leur séminaire d’entreprise.
Dans tous les cas, il existe des pratiques pour s’assurer de la réussite de son événement interne.
Voyons donc cela de plus près :
En amont : rassembler et informer vos participants
Le CRM événementiel à adopter de toute urgence
💥 CLÉ 1 : Créez une vitrine pour votre événement
Un point critique, et souvent sous-estimé par les organisateurs, est l’univers communiqué à votre cible. Un événement, même interne, doit refléter une image de marque impeccable !
Créez un univers visuel dédié à votre événement au travers d’une plateforme ou d’une application mobile par exemple et offrez une expérience unique à vos participants. Un design soigné, une description détaillée de l’événement ainsi que des images et des vidéos contribueront à un plus grand engagement de vos invités.
Vos participants pourront également utiliser cette vitrine comme point d’ancrage pour y retrouver toutes les informations relatives à leur séminaire : programme, date, horaires, documents, transport, hôtel… Les aider à se projeter en amont fera la différence !
Le petit plus AppCraft : Grâce à la modularité de notre produit, vous avez la possibilité de révéler votre vitrine au fur et à mesure. Optez pour l’ouverture de nouvelles pages / modules sur plusieurs jours ou semaines pour maintenir un teasing jusqu’au jour J.
L’autre petit plus AppCraft : Notre studio design interne peut vous aider à créer des maquettes sur mesure, qui vous ressemblent et permettent aux participants de s’immerger dans votre univers de marque.
💥 CLÉ 2 : Communiquez de manière innovante
Avoir une vitrine c’est bien, mais cela ne suffit pas. L’incontournable étape d’un pré-événement reste l’envoi d’une traditionnelle (mais innovante) invitation personnalisée. Ce moment officialise votre événement.
Anciennement en version papier, la version digitale apporte de nombreux avantages. Plus de possibilités de design, de personnalisation, d’automatisation, de flexibilité et surtout de suivi !
En important son fichier d’invités, l’organisateur peut aujourd’hui envoyer une e-invitation contenant le prénom de l’invité.e, mais aussi des informations qui lui sont propres telles que son numéro de vol, de table, de chambre ou l’heure d’une réunion ou d’un atelier auquel il.elle participera.
Plus votre invitation sera personnalisée, plus votre participant.e se sentira concerné.e par votre événement et considéré.
Le petit plus AppCraft : Notre outil permet la centralisation de vos envois de mailings et permet de voir en temps réel le statut de vos envois et la remontée des erreurs de livraison de mails. Les organisateurs peuvent ainsi améliorer leur taux de retour avec des relances ciblées, adapter votre logistique et réduire vos coûts en amont de l’événement. C’est aussi un gain de temps non négligeable pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre événement !
💥 CLÉ 3 : Créez une communauté qui relaiera votre événement
Un point que nous avons relevé lors des différents séminaires que nous avons organisés est l’atout d’avoir une forte communauté pour la communication de votre événement. Cette dernière peut être un réel levier pour créer un lien durable avec vos salariés.
Plus qu’une source d’informations, votre vitrine doit être un lieu d’échanges pour votre communauté interne.
Pour favoriser ce rassemblement, il est bien de mettre à disposition un annuaire des participants sur votre vitrine (plateforme ou solution mobile). Couplé à un module de networking fluide, il facilite et encourage les échanges entre tous. D’autres modules qui fonctionnent également bien pour cela sont le social wall, les chats et forums.
Pendant : Varier les formats et les moments formels/informels
💥 CLÉ 4 : Gagnez en agilité et en temps
Le jour de votre séminaire, plusieurs moments vont s’enchaîner et vous allez avoir besoin d’une solution pour vous faire gagner du temps et gagner en agilité. Ainsi, un module de check-in / check-out peut vous permettre de savoir en temps réel où sont chacun de vos invités. Manque-t-il une personne à votre cocktail ? Un.e invité.e s’est-il.elle trompé.e d’atelier ? Votre VIP est-il.elle bien arrivé.e sur votre lieu de réception ?
Une fois que vous vous êtes assuré.e que tout le monde a bien trouvé son chemin, vous devez trouver un moyen pour les inciter à être acteur de l’événement.
En effet, l’un des enjeux de votre séminaire est de capter l’attention de vos auditeurs pour créer du lien avec. Pour mettre vos invités en condition, n’hésitez pas à interagir avec eux et à les engager dans ce qui deviendra LEUR événement. Pour cela, n’hésitez pas à :
- Lancer des quizz sur des sujets propres à votre structure
- Mettre en place des sessions de Q&A pour prendre en compte leurs interrogations
- Utiliser le chat qui amènera de la fluidité et des échanges plus ou moins formels
💥 CLÉ 5 : Alternez temps de travail et moments festifs
Les moments les plus attendus des séminaires d’entreprise sont les moments informels. Il est donc important de réserver du temps pour ces moments plus festifs entre 2 annonces officielles. La création des liens se fait généralement pendant ces périodes. Pour s’assurer que les liens se créent, pensez aux différents formats possibles :
- Dîner de gala
- Soirée thématique
- Cocktail
- Cafés et autres moments détente
- Team Building
Pour animer ces moments, ou le reste de votre l’événement, n’hésitez pas à encourager la participation et augmenter votre visibilité par le partage de photos / réactions. Grâce au social wall, donnez l’opportunité d’en savoir plus sur ce qui se passe sur place.
💥 CLÉ 6 : Pensez au format hybride pour votre séminaire
Le format hybride impose aux organisateurs des règles différentes que le format physique ou 100% digital. Ainsi, voici quelques petits enseignements que nous avons tirés sur ce format.
- Ne pas prévoir 1 MAIS 2 expériences adaptées : sur place et à distance. Pour favoriser une expérience personnalisée et adaptée, il faut traiter différemment votre audience présente sur place et celle à distance. Prenons l’exemple d’un match de foot. Les supporters sur place et les téléspectateurs à distance vivent 2 expériences distinctes. Les émotions, l’engagement et la compréhension du message varient. C’est pour cela que des techniques distinctes existent pour capter votre auditoire. N’hésitez pas à interroger nos experts tech-event sur le sujet.
- Distinguer les canaux de communication et discours en fonction des audiences. Ce qu’il y a d’intéressant dans la communication événementielle, c’est la variété d’outils, de canaux et d’opportunités de communication possibles. Vos audiences sur place et à distance ne réagiront pas de la même manière à vos annonces. Ainsi, en amont regardez quelle ligne éditoriale vous allez adopter avec chacune d’elles. Prévoyez également des temps de pause entre chaque session (café pour les personnes sur place et quiz pour celles à distance par exemple). L’enseignement d’AppCraft : nous avons vu que les live courts (sessions de 15 à 20 min) est le format optimal pour l’engagement des participants à distance.
- Les rendez-vous Business : Il est important de dédier des jours pour les RDV physiques (le jour J) et à distance (plus intéressant de les faire avant ou après l’événement). Le petit plus ? Prévoir des relances mail/sms/centre d’appel en amont pour éviter le no-show.
- Événement sur différentes time zones : Si votre événement se déroule en simultané sur différentes time-zones (Amérique, Asie, Europe par exemple), il faut privilégier le digital ! La communication devra, là aussi, être adaptée avec des moments dédiés à chaque zone (message spécifique, intervenants, …)
Après : penser à l’après séminaire. Il ne se termine pas le jour J !
💥 CLÉ 7 : Envoyer des actualités, même après votre événement
Grâce à une application mobile, poster du contenu (live chapitrés, capsules, …) après l’événement et alerter vos participants avec de potentielles notifications est possible. Il est également bien de questionner votre audience en les encourageant à partager leur opinion. Par le biais d’un questionnaire de satisfaction, vous pourrez également demander de partager quelques commentaires sur l’événement.
Ce que vous obtiendrez :
- Un contenu optimisé pour le prochain événement par l’échange des besoins et intérêts de votre audience.
- Une occasion de recueillir des commentaires constructifs.
Faites vos premiers pas dans le digital événementiel grâce à AppCraft
Voilà, vous possédez maintenant les 7 clés pour structurer votre événement. Si le sujet vous intéresse, nous vous recommandons de découvrir nos fondamentaux de l’événementiel juste ici.
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