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La plateforme d’inscription pour événements qui vous simplifie la vie

Du formulaire d’inscription multilingue, à la gestion des participants, en passant par les campagnes de mailing, tout est regroupé en un seul endroit pour une organisation événementielle sereine.
Gestion des quotas et inscriptions aux ateliers, SMS de relance, gestion des hôtels, pilotages des invités et des invitants et bien plus encore !
Offrez à vos participants une première impression de qualité avec un parcours d’inscription complet, simple et efficace.
Professionnalisez vos événements avec des outils de marketing événementiel puissants et personnalisables.

Appcraft fonctionnalites Inscriptions visuel header

Simplifiez votre événement grâce à notre plateforme d'inscription

Pilotez vos inscriptions avec facilité & succès avec le CRM événementiel AppCraft

Gérez facilement les inscriptions aux événements avec notre Back Office puissant

En physique, en distanciel ou en hybride, profitez d'un back-office puissant et personnalisable pour optimiser la phase d’inscription et laisser une première impression mémorable à vos participants.

Bénéficiez d'un contrôle des entrées souple et adaptable

Grâce à notre module d'inscription, gérez la création et le suivi de vos invitations d’une main de maître ! Sa modularité permet une personnalisation et un suivi facile, garantissant un événement, à chaque fois, réussi !

Maintenez l'engagement en garantissant une communication proactive et ciblée

Envoyez des e-mails de rappel, des mises à jour et des informations importantes et personnalisez l’événement pour une expérience globale de haute qualité.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution ?

appcraft contact formulaire de contact

Un processus d'inscription toujours plus simple et personnalisé

Des formulaires d’inscription pas comme les autres

Vous pouvez en avoir plusieurs pour un même événement : simples ou complexes : en tout cas, personnalisez vos questions en fonction de vos profils d’invités ou des catégories de visiteurs.

  • proposez des invitations nominatives et préremplies (avec des contenus et liens dynamiques), personnalisé à vos couleurs, comme un véritable carton d’invitation.
  • le formulaire peut être intelligent grâce à des questions conditionnelles (Serez-vous accompagné ? Si oui, indiquez le nom de votre accompagnateur).
  • Vous pouvez gérer des quotas, des listes d’ateliers obligatoires ou non, les régimes alimentaires, les déplacements (avec leur évaluation en CO²), les consentements RGPD
  • Les invités peuvent aussi « uploader » un ou plusieurs fichers si nécessaire, directement depuis le formulaire d’inscription (photos, CV, passeport avec cryptage).
  • Une fois inscrits, vos participants retrouvent toutes les informations dans leur agenda.

Avec l’éditeur de formulaires Appcraft, à vous la liberté !

Un suivi des inscriptions en temps réel

Nous vous proposons des interfaces intuitives pour :

  • Importez vos listes de participants avec vos champs personnalisés en 2 clics,
  • suivre vos campagnes d’e-mails d’invitations, 
  • voir les taux de réponse en temps réel, les derniers inscrits, filtrez par catégories de visiteurs ou n’importe quel autre critère,
  • suivre les anomalies : les mails invalides, fautes de frappe, etc. ;
  • modérer les inscriptions ; gérer les quotas d’inscription,
  • gérer autant de profils de participants avec des messages et des formulaires personnalisés,
  • exporter les données liées à votre événement, sous Excel.

Optimisez votre communication avec notre système de mailing & SMS

L’éditeur de mails AppCraft est simple et intuitif pour vous permettre d’être autonome et de créer et de programmer des emails personnalisés avec votre design.
Notre système de mailing vous permet, entre autres, de facilement faire des relances efficaces aux invités qui n’ont pas répondu grâce à des séquences de mails personnalisés selon vos cibles.

Grâce au suivi des statistiques envoyez vos mails de relances aux bonnes personnes, au bon moment !

Grâce aux champs dynamiques vous personnalisez votre mail de confirmation d’inscription et vous récapitulez les informations saisies et communiquez les modalités d’accès à l’événement.

Créez de magnifiques campagnes marketing responsive pour vos événements

Vous pouvez aussi opter pour des inscriptions par SMS, c’est plus léger et mieux pour la planète !

Sécurité renforcée et simplicité d'accès : Connectez-vous en toute confiance grâce à notre connexion SSO sécurisée

Intégrez de façon transparente le formulaire d’invitation et d’inscription pour vos participants à votre site web et à votre annuaire d’entreprise :

  • Grâce à la connexion SSO (Single Signed-On) sécurisée et simplifiée proposée par AppCraft (ISO27001), plus besoin d’avoir à entrer d’identifiant ou mot de passe.
  • Compatible avec tous les annuaires et CRM du marché,  Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Hubspot, Annuaire Google …

Nos experts techniques sauront discuter avec votre DSI 
pour votre intégration CRM

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Découvrez nos fonctionnalités

Centralisez la gestion de vos événements, de l'inscription aux détails, pour une expérience optimale des participants avec des outils de marketing événementiel personnalisables.

Notre plateforme couvre tous les aspects de votre événement d'entreprise, de l'inscription des participants à la gestion des imprévus, en passant par la réservation d'hôtels et l'affectation de chambres partagées.

Révolutionnez vos arrivées avec notre solution de check-in digital, simplifiez la gestion des visiteurs, et laissez une impression mémorable sur vos clients. Dites adieu aux listes papier et découvrez l'efficacité et la modernité.

Optimisez vos événements avec notre application mobile tout-en-un, facile à personnaliser, centralisant toutes les informations, pour un gain de temps précieux.

Renforcez votre crédibilité environnementale avec notre simulateur carbone gratuit lors de vos appels d'offres. Notre outil va au-delà de l'évaluation en détaillant les sources d'émissions et en vous offrant des solutions pour réduire votre empreinte carbone.

Facilitez les interactions entre participants, optimisez les rencontres avec les exposants, et débloquez des opportunités exceptionnelles pour des relations fructueuses qui propulsent votre succès.

Le CRM événementiel qui a changé leur vie

Un écosystème complet et d'excellence pour votre communication événementielle !

AppCraft s’incorpore facilement à votre écosystème existant ; qu’il s’agisse de vos outils de paiement (Paybox, Stripe), plateformes de marketing automation habituel.le.s ou de votre CRM (Salesforce, HubSpot, Dynamics), pour une remontée d’information optimale.
Intégration SSO événementiel avec OAuth 2, Saml, et OpenID Connect, ou Okta.com

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Disponibilité, réactivité et sourire : 
la promesse du service client AppCraft

AppCraft Events se démarque grâce à son équipe de chefs de projet expérimentés et sereins qui sont familiers avec les défis de l’événementiel. Notre objectif est de rendre votre expérience client aussi agréable que possible.

Le plaisir d’UTILISER nos solutions

Le plaisir de TRAVAILLER ensemble

L'engagement envers la transition écologique : une priorité absolue

Faites du bien à la planète :

  • N’utilisez que les modules dont vous avez besoin !
  • Mesurez l’impact de votre séminaire ou de votre convention avec notre calculateur d’impact carbone intégré
  • Avant votre événement simuler l’impact CO² qu’il risque d’avoir avec notre outil gratuit

 

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La sécurisation de votre CRM événementiel : notre priorité

Profitez d’un environnement où vos datas sont protégées avec un CRM, dédié à l’événementiel, totalement sécurisé.

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Comment faire venir vos invités pour votre événement d’entreprise ?

Les bases d'un formulaire d'inscription en ligne

C’est d’abord un outil pour gagner du temps : un formulaire d’inscription est comme un outil que les organisateurs d’un événement utilisent pour recueillir des informations essentielles des participants. Il s’agit d’un document ou d’une page web contenant des champs à remplir, tels que le nom, l’adresse e-mail, et d’autres détails pertinents. Les participants utilisent ce formulaire pour s’inscrire à l’événement en fournissant leurs informations.

La Collecte de Données : Un formulaire d’inscription est conçu pour collecter des données importantes. Cela permet aux organisateurs de savoir qui assiste à leur événement, de gérer les inscriptions, et parfois de personnaliser l’expérience en fonction des informations fournies. Par exemple, un formulaire peut inclure des questions sur les préférences alimentaires ou les besoins en matière d’accessibilité.
La conformité à la RGPD est alors essentielle !

Faciliter la confirmation de participation : Une fois qu’un participant a rempli le formulaire d’inscription, les organisateurs peuvent utiliser les informations pour confirmer la participation de la personne à l’événement. Cela peut inclure l’envoi d’un e-mail de confirmation avec les détails de l’événement, un badge d’identification, ou d’autres informations importantes pour le jour de l’événement.

Gérer vos quotas et le nombre maximum d’inscription : Si vous avez un quota limité de participant sur votre événement, vous pouvez insérer le nombre de places disponibles.
Une fois que votre quota est atteint, le formulaire sera fermé et aucun participant ne pourra s’inscrire.

Gérer des accompagnants ou des inscriptions de groupe : vos participants peuvent renseigner des accompagnants ou leurs collègues, amis dans leur formulaire en une seule et même inscription. Les accompagnants ajoutés dans le formulaire pourront être associés à l’invité principal.

Modérer ou non vos inscriptions directement en ligne depuis un Back Office intuitif avec la possibilité d’autoriser par défaut la participation des personnes présentes dans votre CRM.
Ainsi, vous n’aurez qu’à modérer les participants extérieurs.

Gérer vos commandes et paiements : si vous avez des ventes de produits/places lors d’un événement, ou dans le cadre d’un événement payant afin de permettre l’ouverture d’un portail de paiement lors de la validation du formulaire.

Toutes ces fonctionnalités sont capitales pour une organisation sereine de votre événement.

Pourquoi le processus d'inscription à un événement est capital pour vos invités ?

Il s’agit le plus souvent du premier « contact » que votre invité va avoir avec vous, organisateur, et avec votre convention, votre séminaire, votre assemblée générale, ou votre colloque. 
Vous allez déterminer sa première impression et elle est essentielle pour la suite.
Rapidement, en quelques secondes, vous devez communiquer sur un programme attractif, des speakers inspirants, fournir toutes les informations logistiques et le plan d’accès.
L’expérience d’accueil commence dés l’inscription qui doit être simple, fluide, rapide, avec un formulaire intuitif accessible depuis n’importe quel type d’appareil.
Offrez au futur participant la possibilité d’enregistrer l’événement dans son agenda pour ne pas l’oublier et de recevoir son badge par mail ou, si le badge est dématérialisé, le lien vers l’application mobile de l’événement.
Les détails des activités ou des ateliers peuvent aussi être intégrés à son agenda ou à son badge.

Cela lui fera gagner du temps !

Pourquoi le processus d'inscription à un événement est structurant pour l'organisateur ?

L’inscription permet de gérer efficacement le nombre de participants à un événement, que ce soit une remise de trophées, une conférence de presse, un lancement de produit ou un séminaire. Cela garantit que l’événement ne dépasse pas sa capacité maximale, ce qui peut avoir un impact sur la sécurité, le confort des participants et la qualité globale de l’expérience.
Opter pour un système professionnel plutôt qu’un fichier Excel va vous permettre de récupérer des informations précieuses sur les périodes d’inscription les plus efficaces, sur les désistements, sur les profils de vos participants mais aussi si vous en profitez pour les interroger, sur leurs attentes pour cet événement. C’est un moyen de les engagez avant même que l’événement n’ait commencé !
Avec les invitations pré-remplies par e-mail ainsi que les confirmations d’inscriptions et les rappels automatiques vous gagnez un temps précieux pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comment créer un formulaitre d'inscription événementiel ?

En fonction de vos compétences techniques et des informations spécifiques que vous devez collecter vous pouvez utiliser des outils gratuits tels que Google Forms, Typeform, JotForm, ou des plugins WordPress qui sont génériques – évidemment nous vous suggérons d’utiliser un outil professionnel dédié à l’événementiel et qui ne nécessite aucune compétence technique comme AppCraft 😉

Nous distinguons deux types de formulaire :

  • Le formulaire simple : comprenant des champs d’informations personnelles et le statut de participation (je viens / je ne viens pas)
  • Le formulaire complexe : avec de nombreuses conditions selon les réponses / typologies d’utilisateurs.

Plusieurs formulaires peuvent être créés pour un même événement en fonction des profils d’utilisateurs et il est très facile de les dupliquer.

Avec l’outil de création de formulaires d’inscription  d’AppCraft, vous pouvez :

  • Visualiser à tout moment le résultat et à quoi cela va ressembler en version mobile ou desktop.
  • Sélectionner un participant pour afficher son formulaire personnel pour une vérification.
  • Ouvrir le formulaire du participant dans un nouvel onglet de votre navigateur (en dehors du back-office)
  • Déplacer facilement l’ordre des rubriques du formulaire
  • Rendre une rubrique obligatoire ou non
  • Rendre une rubrique non modifiable (un numéro de matricule interne par exemple)
  • Conditionner facilement l’affichage d’une rubrique selon :
    • La réponse à une question posée dans le formulaire
    • Une information présente dans le CRM des invités/participants

Ces fonctionnalités sont essentielles pour s’adapter au secteur de l’événementiel et au souhait d’avoir une prise de contact avec les participants la plus personnalisée possible.

 

 

 

Quels sont les critères standards d'un formulaire d'inscription à un événement ?

AppCraft propose plusieurs rubriques qui peuvent être obligatoires ou non.
Certaines rubriques peuvent être remplies automatiquement avec les informations des personnes que l’on invite (NOM, Prénom, email etc…).

  • Champ de texte libre : permet d’insérer un texte court sur une seule ligne (exemple : prénom).

  • Champ numérique : permet d’insérer un nombre.

  • Zone de texte : permet d’insérer un texte long sur une ou plusieurs lignes (exemple : commentaire).

  • Email : permet de vérifier que la nomenclature de l’adresse mail renseignée est valide. Permet également d’autoriser ou de refuser des inscriptions selon le domaine de mail (exemple : uniquement les adresses @appcraft.fr peuvent valider ce formulaire).

  • Téléphone : permet de remonter l’indicatif et de vérifier que la nomenclature du numéro de téléphone renseigné est valide.

  • Mot de passe : permet à l’utilisateur de créer un mot de passe pour accéder à la plateforme ou l’application dédiée (simple ou complexe).

  • Sélecteur de date et/ou heure : permet de sélectionner une date et/ou une heure dans un calendrier. Il est possible de restreindre la plage de dates disponibles.

  • Case d’option : permet de sélectionner un choix simple de réponse parmi les options proposées (exemple : civilité).

  • Menu déroulant : permet de sélectionner un choix simple de réponse parmi un menu déroulant d’options (exemple : nationalité).

  • Menu déroulant avancé : permet de sélectionner plusieurs choix de réponse parmi un menu déroulant d’options (exemple : restrictions alimentaires).

  • Checkbox : permet d’avoir une case à cocher pour valider une information (exemple : rgpd).

  • Pays : permet de sélectionner un pays parmi un menu déroulant d’options.

  • Code postal / ville : permet de faire correspondre le code postal renseigné avec la ville associée.

  • Upload d’image : permet au participant de déposer une image PNG ou JPEG dans le formulaire, avec différents niveaux de sécurité (exemple : passeport).

  • Upload de fichier : permet au participant de déposer un fichier PDF ou DOCX dans le formulaire, avec différents niveaux de sécurité (exemple : visa).

Quels sont les critères avancés d'un formulaire d'inscription à un événement ?

Avec sa plateforme de gestion d’inscription, Appcraft propose aussi d’ajouter des rubriques plus avancées qui peuvent être liés à des traitements spécifiques :

  • Bilan carbone transport : permet au participant de rentrer ses informations de transport (aller / retour, multi-trajet…) pour calculer le bilan carbone de votre événement.
  • Bouton soumission : permet d’avoir un bouton de validation du formulaire.
  • Champ caché : permet d’avoir un champ caché dans le formulaire.
  • Bloc de champs : permet de regrouper plusieurs champs dans un même bloc pour optimiser le conditionnement.
  • Onglets : permet d’organiser le formulaire avec des onglets.
  • Colonnes : permet d’organiser les champs en colonne dans le formulaire.
  • Liste d’items : permet d’ajouter d’autres participants depuis le formulaire.
  • Accommodations : permet de choisir un hôtel depuis le formulaire.
  • Rooming : permet de choisir un hôtel et/ou un roommate depuis le formulaire.
  • Workshops : permet de choisir une ou plusieurs activités depuis le formulaire. (Il faut avoir ajouté les activités dans la section workshops du backoffice)
  • Products : permet d’afficher un produit dans le corps du formulaire.
  • Accompagnateur : permet à un invité d’ajouter des accompagnants, qui sont considérés comme participants également ou juste +1
  • Champ de texte multiple : permet d’avoir plusieurs champs de texte à remplir sur une même ligne.
  • Échelle : permet de créer une échelle graduée pour évaluer un niveau.
  • Tableau de multi numérique : permet de créer un tableau à plusieurs valeurs numériques.
  • Bloc de sensibilisation : permet d’afficher une vignette de sensibilisation écologique lié à l’impact événementiel.
Quel design pour votre formulaire d'inscription ?

Appcraft propose des solutions en marque blanche qui peuvent s’adapter à votre charte graphique.
Le design d’un formulaire d’inscription à un événement doit être convivial, professionnel et incitatif pour encourager les participants à s’inscrire.
Voici quelques principes de design à prendre en compte :
1. La simplicité : Gardez le formulaire simple et ne demandez que les informations essentielles. Les formulaires trop longs peuvent décourager les participants.
2. La hiérarchie visuelle : Utilisez une hiérarchie visuelle pour mettre en évidence les éléments clés. Les titres, les étapes de progression et les champs obligatoires doivent être clairement visibles.
3. Des couleurs cohérentes : Assurez-vous que les couleurs du formulaire correspondent à la palette de couleurs de votre événement ou de votre marque. Utilisez des couleurs contrastées pour les boutons d’envoi et de navigation.
4. Une typographie lisible : Choisissez une police lisible et cohérente pour le texte. Utilisez des tailles de police appropriées pour différents éléments (titres, descriptions, champs).
5. Des icônes et images : Intégrez des icônes ou des images pertinentes pour rendre le formulaire visuellement attrayant. Mais pas trop car la sobriété numérique est bénéfique pour notre planète !
6. Une disposition logique : Organisez le formulaire de manière logique, avec une progression naturelle des informations. Évitez de surcharger une seule page de formulaires avec trop d’informations.
7. Des messages d’erreur clairs : Si une erreur est commise lors de la soumission du formulaire, assurez-vous que les messages d’erreur sont clairs et informatifs.
8. Responsive design : Assurez-vous que le formulaire est compatible avec les appareils mobiles, car de nombreuses personnes utilisent des smartphones pour s’inscrire.
9. Un bouton d’envoi attractif : Rendez le bouton d’envoi clairement visible et attrayant en utilisant des libellés tels que « S’inscrire » ou « Participer maintenant. »
10. Des tests utilisateurs : Avant de publier le formulaire, effectuez des tests avec un groupe de personnes pour vous assurer qu’il est convivial et intuitif.
11. La confidentialité et la sécurité : Assurez-vous de mentionner la politique de confidentialité et de sécurité (AppCraft est certifiée ISO27001), rassurant les participants quant à la protection de leurs données personnelles.

En suivant ces principes de design, vous pouvez créer un formulaire d’inscription à un événement qui soit à la fois esthétiquement agréable et fonctionnel, ce qui encouragera davantage de participants à s’inscrire.