Como comunicadores, sabemos que es esencial seguir comunicándonos con nuestras partes interesadas. Incluso en este contexto tan particular. Es fundamental crear y mantener un vínculo sólido con nuestros clientes, empleados y otros miembros de nuestro ecosistema. 🔗
Con la crisis de la COVID-19, que ya dura más de un año, nos hemos acostumbrado a los eventos digitales. Un cambio obligatorio que a algunos nos ha costado aceptar. Pero un cambio necesario en este contexto de crisis sanitaria.
Pero, ¿qué pasa hoy en día? ¿Debemos seguir con los eventos digitales, volver a los presenciales o ser más prudentes y apostar por los híbridos? 🧐
Nadie sabe realmente cuándo se reanudarán los eventos físicos. Por lo tanto, hay dos posibilidades: anticiparse a esta reanudación y/o esperar los anuncios del Gobierno del jueves por la noche con la esperanza de que...
En AppCraft, hemos decidido hacer ambas cosas. Anticiparnos y ajustar el tiro con cada nuevo discurso. Así pues, esto es lo que prevemos: 🔍
Para minimizar los riesgos, se debe seguir dando prioridad al formato digital al menos hasta este verano. La llegada de las vacunas y el buen tiempo nos permiten esperar una cierta recuperación a partir de septiembre. Pero, por el momento, es recomendable planificar tus eventos de forma virtual. Para ello, es importante elegir una plataforma que se adapte a sus necesidades:
• ¿La solución que está considerando gestiona el antes, el durante y el después del evento? Si para organizar mi evento tengo que recurrir a tres soluciones diferentes (invitaciones, streaming, interactividad, por ejemplo), entonces se complica la tarea del organizador. Pero esto también afecta (y sobre todo) a la experiencia del usuario. Los usuarios que tienen que salir de la plataforma en directo para participar en los módulos de interactividad... ¡un verdadero quebradero de cabeza!
• ¿La solución responde a mis necesidades (módulos adecuados)? Comprueba si permite el networking, las citas 1to1 o 1toMany si tu objetivo es convertir o adquirir clientes potenciales, por ejemplo. ¿Tiene una solución de emparejamiento en el caso de una feria de empleo
• ¿Permite chatear con los expositores? Asegúrate de que tu objetivo se alcanzará con la plataforma elegida.
• ¿Me permite una personalización completa? ¿La plataforma será totalmente de marca blanca?
• ¿Es lo suficientemente segura ? En el contexto actual de ciberataques masivos contra Francia, es importante optar por una infraestructura técnica muy segura que permita a empresas como la suya activar su comunicación con total seguridad. Para organizar su comunicación con tranquilidad, opte por una solución que se someta a auditorías periódicas y que cumpla con las normas del RGPD.
• ¿Ofrece un acompañamiento personalizado? ¿Tendré una persona específica para acompañarme (in situ o a distancia, una línea de atención telefónica u otro medio)?
Estas preguntas son fundamentales si desea crear un evento eficaz que se adapte a usted. La elección de una plataforma inadecuada puede hacerle perder mucho. ¡Y no solo dinero! 💸 Una plataforma mal elegida puede tener graves consecuencias para su:
• Imagen: empresa que gestiona mal las nuevas tecnologías, evento poco interesante que solo ha atraído a unos pocos visitantes
• Credibilidad: ante sus ponentes externos y patrocinadores, que no disfrutarán de ninguna visibilidad y, por lo tanto, corren el riesgo de no responder a sus futuras invitaciones
• Tiempo: sus equipos habrán dedicado varias horas a un proyecto que no dará resultados o lo hará de forma deficiente.
Piense también en planificar su evento, prever pausas e interactividad. Para el 31 % de los profesionales del sector, el compromiso es el principal reto de los eventos virtuales (EventMB, 2020). Los participantes están cansados de los seminarios web insulsos y quieren vivir una experiencia real, sacar algo de su evento, ya sea por el contenido, el discurso o los intercambios.
Según Evénement.com, el 63 % de las empresas seguirán aplicando una estrategia digital cuando se reanuden los eventos presenciales. Ya sea para eventos 100 % digitales o para eventos híbridos.
Si bien el año 2020 fue virtual, la mayoría de los actores del sector predicen que la segunda parte de 2021 será híbrida. Esta combinación de lo digital y lo presencial parece perfecta para este nuevo año por varias razones:
• Todavía no tenemos una fecha para la reanudación de los eventos físicos.
• A pesar de ello, existe la necesidad de reunirse localmente cuando sea posible de nuevo.
• Este formato permite una mayor flexibilidad tanto para el organizador como para los participantes. Los que quieran o puedan desplazarse, lo harán, y los demás se quedarán en casa si lo prefieren. Sus ventajas son numerosas. Permite seguir comunicándonos con nuestras partes interesadas, al tiempo que invitamos a algunos VIP al lugar para mantener reuniones cara a cara. Es posible respetar las restricciones en materia de aforo en tiempos de crisis sanitaria. También es más responsable con el medio ambiente que un evento físico. De hecho, requiere menos transporte (el 80 % de las emisiones de CO² de un evento físico). Pero también es más económico para el organizador, ya que los costes de alquiler de salas, catering, alojamiento y transporte son menores. 👌
Para tener todas las posibilidades de éxito al organizar un evento híbrido, es recomendable:
• Elegir una solución única: un único proveedor para su plataforma digital y su aplicación móvil. Esto le facilitará la organización. ¡Menos tiempo y dinero gastados!
• Pensar en crear una experiencia real para las personas que están allí, pero también para las que están a distancia. Un solo universo, dos experiencias adaptadas.
• ¡La escenificación y el ritmo son fundamentales! Piense en los tiempos de pausa con vídeo o sonido para los participantes a distancia, cuenta atrás antes de la reanudación, etc.
¡Todos lo soñamos! La reanudación de los eventos presenciales se perfila a partir de finales de 2021. Después de meses de espera, llegará pronto. ⏱ Y cuando sea así, necesitará una aplicación móvil a la altura de su evento. Verdadera brújula para los participantes, tiene varias ventajas:
• Es un soporte más para comunicarse con sus participantes. Más visibilidad para usted a largo plazo: puede utilizarse antes de su evento para promocionarlo o después para mantener el contacto y, potencialmente, volver a utilizarse para su próximo evento.
• Permite a los usuarios interactuar con usted, los expositores u otros participantes. ¡El networking gracias a una aplicación móvil dedicada a su evento es una verdadera ventaja!
• Permite a los participantes tomar parte en las interactividades y actividades propuestas. Cuestionarios, encuestas, chat, intercambio de fotos y documentos, biblioteca de contenidos, directorio de participantes, ¡todo está ahí!
Evidentemente, esto no se improvisa en el último momento y hay que empezar a prepararlo desde ahora para el inicio del curso en septiembre de 2025.
