Crear un programa completo no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Nuestro módulo Agenda gestiona por usted la complejidad logística : cuotas por sala, conflictos horarios, múltiples husos horarios y restricciones de acceso. Por parte de los participantes, lo que prima es la fluidez: un recorrido a medida en el que cada uno ve solo lo que le concierne, con inscripción a los talleres con un solo clic.
¿Su taller «Gestión» se imparte cuatro veces al día? No cree cuatro fichas diferentes. Nuestra gestión nativa de multisesias permite ofrecer varias franjas horarias para un mismo contenido, al tiempo que se gestionan las cuotas globales de las salas. Defina talleres obligatorios para algunos grupos y opcionales para otros. El sistema bloquea automáticamente las inscripciones si dos sesiones se solapan, lo que garantiza la coherencia de los horarios individuales.
No abrume a sus invitados con información innecesaria. Gracias al avanzado sistema de personalización, usted decide quién ve qué. El «Comité de Dirección» verá el almuerzo VIP en su agenda, mientras que los «Comerciales» verán la formación en Ventas. Cada participante accede a una vista filtrada y personalizada del evento, lo que facilita la navegación y agiliza considerablemente la inscripción en los talleres.
Para tus eventos digitales o híbridos, ofrezca una experiencia televisiva. Con la función CloudTV, la transmisión de vídeo cambia dinámicamente según el horario y la elección del usuario, pero la interfaz permanece igual. El participante puede navegar entre las sesiones en directo a través de un menú lateral fluido, sin recargar la página, sin ventanas emergentes de Zoom inoportunas y sin pérdida de conexión.
En eventos con mucho contenido, la legibilidad es clave. AppCraft integra un motor de búsqueda de «texto completo» y filtros dinámicos (por tema, idioma, sala). El participante crea su «Mi agenda» personal añadiendo favoritos y puede exportar su planificación a su calendario personal (Outlook, Google, iCal) gracias a las invitaciones ICS automatizadas.
El programa está activo. Programa el envío automático de correos electrónicos o de notificaciones push (D-1, H-1) que incluyan archivos ICS para que los participantes añadan las sesiones a su calendario de Outlook/Google. Una vez finalizada la sesión, una notificación solicita automáticamente una valoración y una opinión («Feedback à chaud»). Obtendrá tasas de respuesta tres veces superiores a las de las encuestas post-evento clásicas.
Los recorridos personalizados no se basan únicamente en la categoría de un participante. AppCraft permite crear condiciones más avanzadas a partir de varios criterios: perfil, respuestas, estados, elecciones realizadas o combinaciones de reglas.
Para simplificar su configuración, la IA ayuda al organizador a crear estas condiciones. Basta con que describa en lenguaje natural la lógica deseada para generar las reglas correspondientes e integrarlas en la configuración del programa.
Resultado: menos configuración manual y rutas cada vez más precisas y personalizadas.
La elección de un software de gestión de eventos depende del número de sesiones, del perfil de los participantes y de la complejidad de las inscripciones a los talleres.
Para una conferencia con varias intervenciones sucesivas, puede bastar con un programa clásico. En cambio, para un congreso, una convención o un seminario que ofrezca varios talleres simultáneos, es preferible utilizar una solución que permita gestionar las plazas, los horarios y las inscripciones individuales.
AppCraft permite crear un programa con varias sesiones, personalizar su visibilidad en función de los participantes y centralizar la información en una agenda accesible tanto desde la web como desde el móvil.
Para gestionar varios talleres simultáneos, es necesario definir los horarios, el aforo y las condiciones de inscripción de cada actividad.
AppCraft permite ofrecer varias franjas horarias para un mismo taller, sin necesidad de crear una ficha diferente para cada sesión. La plataforma tiene en cuenta el aforo de las salas y bloquea automáticamente las inscripciones cuando dos sesiones se solapan.
Por ejemplo, en un seminario, un participante puede elegir entre varios horarios para un mismo taller, sin que ello afecte a la coherencia de su programa individual.
Una agenda personalizada permite a cada participante ver únicamente las sesiones que le interesan, en función de su perfil, sus inscripciones y sus preferencias.
Con AppCraft, los organizadores pueden condicionar la visibilidad de las actividades. Por ejemplo, los miembros de la dirección pueden acceder a un almuerzo VIP, mientras que los comerciales pueden acceder a sus talleres de formación.
Los participantes también disponen de un motor de búsqueda y de filtros por temática, idioma o sala. Pueden añadir sesiones a sus favoritos y exportar su programa personal a su calendario habitual.
Para evitar olvidos y gestionar los cambios de última hora, se recomienda vincular el programa de eventos a un sistema de notificaciones personalizadas.
AppCraft permite sincronizar los cambios del programa entre las interfaces web y móvil, programar recordatorios antes de las sesiones y enviar invitaciones en formato ICS, compatibles con los calendarios personales.
De este modo, los organizadores pueden informar a los participantes afectados de un cambio de horario o recordarles una actividad en la que están inscritos. Esta función resulta especialmente útil para los eventos que ofrecen numerosos talleres.
Para evaluar la idoneidad de un programa de eventos, resulta útil hacer un seguimiento de la asistencia a las distintas sesiones y recabar las opiniones de los participantes.
AppCraft permite consultar las estadísticas de participación y exportarlas en formato CSV o integrarlas en otras herramientas a través de una API. La plataforma también ofrece notificaciones de comentarios tras las sesiones, con el fin de animar a los participantes a compartir su opinión.
Estos datos permiten identificar las sesiones que despiertan interés y mejorar las próximas ediciones. No obstante, conviene distinguir entre las inscripciones, las asistencias realmente registradas y las respuestas a los cuestionarios.
