Ofrezca a sus invitados un proceso de inscripción fluido y ultra personalizado que impulse su tasa de conversión. Nuestro software de gestión de inscripciones elimina los errores manuales gracias a la sincronización nativa de sus listas y cuotas. Desde la invitación hasta el día del evento, garantice el cumplimiento total del RGPD y la soberanía absoluta de los datos, al tiempo que ofrece una experiencia digital digna de su marca.
Transforme la complejidad de sus eventos (presenciales, híbridos o digitales) en una experiencia intuitiva para los participantes. Desde la gestión de vuelos a través de Amadeus hasta el alojamiento, pasando por la preparación de preguntas, centralice todos sus datos en un único formulario, seguro y totalmente personalizado.
No agobie más a sus invitados con preguntas innecesarias. Gracias al condicionamiento avanzado, cree procesos de inscripción personalizados que se adaptan en tiempo real al perfil del participante (VIP, colaborador, prensa). Puede restringir el acceso a una lista de invitados predefinida, utilizar formularios prellenados para agilizar la introducción de datos e incluso gestionar la inscripción de acompañantes en el mismo expediente.
• Usted elige o crea libremente las secciones que le interesan
• Gestionar las secciones obligatorias... por ejemplo, para las alergias alimentarias
• Algunas secciones pueden aparecer en función de una pregunta anterior (campos condicionados)... para no sobrecargar su tarjeta de invitación
• Los formularios de inscripción de AppCraft se pueden personalizar totalmente con secciones que aparecen de forma dinámica (campos dinámicos) en función de los perfiles de sus invitados (cada invitado es único y solo ve las preguntas que le conciernen).
• AppCraft le ofrece un editor fácil de usar:
◦ Arrastre y suelte los campos de su formulario... ¡para ir más rápido!
◦ Visualización instantánea de sus modificaciones... ¡para ser eficaz!
◦ Visualización del formulario por perfil de participante y/o por participante... ¡para no olvidarse de nadie!
Facilite la inscripción de cónyuges e invitados adicionales.
Simplifique el proceso para los participantes que vienen acompañados permitiéndoles añadir un «más uno» directamente en su expediente.
El sistema vincula de forma inteligente al acompañante al participante principal, lo que evita tener que volver a introducir la información común y facilita la gestión logística (asignación de habitaciones dobles, facturación agrupada). Todo está centralizado para ofrecer una visión clara de su tasa de ocupación.
• Opte por un formulario de inscripción en línea 100 % personalizable y adaptable.
• Ofrezca una experiencia a medida según su perfil: visitante, socio, VIP, patrocinador, expositor, ponente...
• Ofrezca invitaciones nominativas y prellenadas, personalizadas con sus colores, como una auténtica tarjeta de invitación.
• AppCraft también ofrece bloques de campos preconfigurados con varias preguntas consecutivas, por ejemplo, para:
◦ el alojamiento,
◦ el cálculo del impacto de carbono de los desplazamientos o la elección de billetes de avión,
◦ o si viene acompañado.
Ofrezca a sus invitados la libertad de inscribirse en talleres, sesiones plenarias o actividades de ocio directamente durante el registro. Gracias a la gestión automatizada de aforos y listas de espera, optimizará el llenado de sus salas sin riesgo de overbooking. A continuación, se genera automáticamente una agenda personalizada que se incluye en su aplicación móvil.
• Para que las ausencias sin previo aviso no sean más que un mal recuerdo:
◦ ¡Recuerda fácilmente la fecha de tu evento a los participantes integrándola directamente en su agenda!
◦ Activa campañas de SMS y notificaciones
• Una vez inscritos en el software de eventos o en la página web de inscripción, los participantes encontrarán toda la información en su agenda.
• Desde el Back Office AppCraft
◦ Modere sus inscripciones
◦ Visualice y comparta las estadísticas de inscripción con su cliente, su responsable de eventos o sus hoteles de forma segura.
• En función del ritmo de inscripciones, programe sus recordatorios automáticos según los perfiles de los invitados
• Cree libremente sus campañas de correo electrónico e invitaciones.
Facilite la llegada de sus participantes gracias a nuestra integración nativa con las API de Amadeus, que permite la recuperación automática de los detalles del vuelo.
El módulo también calcula y muestra la huella de carbono relacionada con el transporte, lo que le permite integrar estos datos en su balance global de RSE.
• Cree inscripciones con listas de selección con plazas limitadas, perfectas para sus talleres o franjas horarias múltiples.
• Gestione también:
◦ los desplazamientos (con su balance de CO²),
◦ los consentimientos RGPD,
◦ y cualquier otro parámetro específico de sus eventos.
Centraliza el seguimiento de tus participantes desde el back-office de AppCraft y gestiona cada inscripción en tiempo real. Podrás ver de inmediato los estados, los volúmenes, los perfiles y las posibles acciones que debas llevar a cabo.
En función de tus necesidades, puedes aceptar o rechazar determinadas inscripciones, consultar las plazas disponibles, identificar las solicitudes incompletas y enviar recordatorios automáticos a los participantes correspondientes.
Los datos de inscripción también pueden compartirse de forma segura con los equipos internos, los responsables de eventos o los socios pertinentes, sin necesidad de multiplicar los archivos ni de volver a introducir los datos.
Con AppCraft, podrás, entre otras cosas:
• Moderar las inscripciones según tus normas y los perfiles de los participantes;
• Aprobar, rechazar o poner en espera determinadas solicitudes;
• Realizar un seguimiento en tiempo real de las estadísticas de inscripción y la tasa de ocupación;
• Identificar las solicitudes incompletas o los participantes que aún no han respondido;
• Programar recordatorios automáticos en función del estado o el perfil de los invitados;
• Compartir estadísticas y listas actualizadas con tus equipos o socios de forma segura;
• Centralizar todos los datos de los participantes en un único entorno.
Ofrezca una gestión del alojamiento sin complicaciones permitiendo a sus invitados elegir a su compañero de habitación (roommate) directamente durante la inscripción.
El sistema adapta de forma inteligente el stock visible para ofrecer tipos de habitaciones específicos (suites, estándar) según la categoría del participante (VIP, personal).
Entre bastidores, la plataforma consolida estas elecciones y genera automáticamente listas de habitaciones por hotel, listas para enviar, eliminando así la tediosa gestión en Excel.
100 % de marca blanca, con un diseño y una experiencia de usuario elegantes.
Crea una plantilla completa para eventos (estructura, diseño, campos) y permite a tus equipos clonarla tantas veces como quieran.
Gracias a la IA, solo tienes que describir la lógica deseada en lenguaje natural para generar más rápidamente tus condiciones y automatizar tus procesos de registro.
De este modo, reducirás considerablemente el tiempo de configuración de cada evento (hasta 2 horas de ahorro a la semana por administrador), al tiempo que garantizas la coherencia de los datos esenciales para la elaboración de informes y la integración con tu CRM.
La elección de un programa de inscripción para eventos depende de la complejidad de tu evento, del número de participantes y de la información que haya que recopilar. Para un evento sencillo, puede bastar con un formulario clásico. En cambio, un seminario, un congreso o una convención suelen requerir funcionalidades adicionales: gestión de invitados, formularios condicionales, inscripciones a talleres y seguimiento de los participantes.
AppCraft reúne estas funcionalidades en una plataforma para eventos conectada a los módulos de comunicación, acreditación y registro, con el fin de gestionar el recorrido de los participantes desde la inscripción hasta el día del evento.
Un formulario condicional resulta especialmente útil cuando un evento acoge a diferentes categorías de participantes: empleados, personalidades importantes, ponentes, periodistas o acompañantes.
Por ejemplo, en un congreso, un ponente puede tener que especificar sus necesidades técnicas, mientras que un participante habitual solo tiene que facilitar sus datos personales y sus preferencias.
Con AppCraft, los organizadores pueden crear formularios personalizados cuyas preguntas se adaptan a los perfiles y a las respuestas de los participantes. También es posible rellenar previamente cierta información y obtener una vista previa de los formularios antes de su publicación.
Para organizar un evento que incluya varios talleres, es fundamental definir el aforo de cada sesión, llevar un control de las plazas disponibles y establecer una lista de espera.
AppCraft permite a los participantes seleccionar sus talleres, sesiones o actividades directamente al inscribirse. La gestión automatizada de los cupos y las listas de espera facilita el control de la capacidad.
A continuación, se genera una agenda personalizada para cada participante, que puede consultarse en su aplicación móvil del evento.
Esta solución resulta especialmente adecuada para congresos, seminarios y convenciones en los que se ofrecen varias actividades o sesiones simultáneas.
En el caso de un evento residencial, el formulario de inscripción debe permitir recabar la información necesaria sobre el alojamiento, los desplazamientos y las actividades propuestas.
AppCraft incluye, entre otras cosas, la gestión de los acompañantes, la selección de habitaciones, la recopilación de preferencias de transporte y la creación de listas de distribución de habitaciones (rooming lists).
Por ejemplo, en un seminario de tres días, los participantes pueden indicar sus necesidades logísticas en el momento de la inscripción. De este modo, el organizador dispone de la información necesaria para preparar su acogida y coordinar a los distintos proveedores.
Un formulario en línea puede ser adecuado para un evento en el que solo sea necesario recopilar datos de contacto y confirmar la asistencia.
Una plataforma para eventos cobra mayor relevancia cuando las inscripciones deben estar vinculadas a otras operaciones: invitaciones personalizadas, gestión de participantes, acreditaciones, control de accesos o seguimiento estadístico.
Con AppCraft, las inscripciones están integradas en los demás módulos de la plataforma. De este modo, los organizadores pueden gestionar varias etapas del proceso de participación desde un mismo entorno y reducir el número de operaciones entre las distintas herramientas.
Por lo tanto, la elección depende de las funcionalidades que realmente necesites para tu evento.
