Los eventos B2B son utilizados por los profesionales como medio de comunicación. El anuncio de una noticia de la empresa, el lanzamiento de un producto, el desarrollo de su notoriedad, la adquisición o el mantenimiento de su red... cada situación requiere un formato de evento diferente.
Durante mucho tiempo realizados de forma física, estos momentos clave de las empresas han cambiado radicalmente en los últimos años, gracias a/debido a la situación sanitaria. Así, la tipología digital se ha implantado en las empresas hasta convertirse hoy en día en un formato de comunicación imprescindible.
Los profesionales de la comunicación y la organización de eventos han aprendido en los últimos meses a organizar y desarrollar un «evento digital» de forma óptima. Nuevas competencias profesionales, pero sobre todo evolución de las expectativas de los participantes: ¡es necesario innovar en estos formatos! De hecho, ya no es posible realizar un simple seminario web de 30 minutos/1 hora en Zoom o Meet con un discurso «agresivo» y unilateral.
Ahora es necesario crear un evento útil, que tenga sentido para usted, pero también para su público, mediante:
• La promoción de su marca/negocio mediante la creación de una plataforma de comunicación a su imagen.
• La integración de funcionalidades que tengan sentido para animar a los participantes a convertirse en protagonistas del evento
La obtención de datos que le serán indispensables para el futuro
¿Cómo asegurarse de crear un evento con un ROI positivo para su empresa y por qué implementar un formato de este tipo? Repasemos las lecciones aprendidas en los últimos dos años:
Con la plataforma CRM de AppCraft, reúna todas sus herramientas en un solo lugar y cree una experiencia de evento transparente para sus participantes, invitados y expositores. Puede gestionar de forma transparente las inscripciones, sus participantes y la gestión de contenidos.
Una de las razones para organizar un evento B2B para una empresa es el desarrollo de su red. Atraer nuevos clientes, crear asociaciones con proveedores o sinergias con otras empresas: la ampliación de su red pasa por los eventos.
Entonces, ¿por qué optar por el formato digital cuando la tradición siempre ha sido organizar estos momentos de forma física?
Más económico: enun encuentro 100 % online, es fácil reunir a varios grupos de personas. Clientes, proveedores, partes interesadas, empleados, inversores... Con las soluciones actuales de personalización de la experiencia de cada uno de sus objetivos, es posible agrupar varios subeventos en uno solo. Pero diferentes objetivos no significan el mismo contenido para cada persona. De hecho, AppCraft ha pensado en ello y propone adaptar los contenidos disponibles y descargables en su plataforma o aplicación móvil. Esto significa que cada tipo de participante (clientes potenciales, clientes, distribuidores, etc.) tiene acceso a diferentes recursos y materiales. En un solo evento, puede comunicar su estrategia para 2021 a sus proveedores y sus ambiciones a sus clientes. De este modo, los costes se reparten. En lugar de organizar dos o tres eventos separados según sus participantes, ahora es posible celebrar un único evento en una sola fecha y un solo lugar. También ahorrará en la reserva de un lugar físico, el catering o el alojamiento de sus participantes.
Mayor visibilidad
Un evento «totalmente digital» tiene la ventaja de ofrecer una mayor visibilidad en el tiempo y el espacio. Tienes la posibilidad de utilizar una plataforma de eventos especialmente diseñada para la ocasión para comunicarte antes, durante y después del día D.
– Teaser previo en forma de vídeos o correo electrónico → ¿qué ventajas tiene para tu público conectarse
– Directo y networking durante tu evento → anima a tu público objetivo a interactuar gracias a los diferentes módulos interactivos que se ofrecen
– Repetición, intercambio de documentos y marketing de contenidos después del evento → no cierre su plataforma inmediatamente después de que termine el evento. Deje tiempo a su público para volver y buscar los contenidos o la información que desee
Todo ello permitirá que su evento siga vivo durante más tiempo, al tiempo que aporta un valor añadido a los participantes. ¡Una forma de destacar y labrarse una reputación innovadora!
Más fácil de organizar
Algunas personas aún pueden mostrarse reticentes a participar en eventos digitales. De hecho, los prejuicios sobre este formato están disminuyendo, pero siguen circulando: dificultad de organización, equipos pesados, retorno de la inversión más complicado, cansancio de los participantes...
¡Un evento digital no se improvisa! Debe prepararse: objetivo del evento, canales, invitados, mensaje... No hay que dejar nada al azar. Ni siquiera la herramienta utilizada. Por eso existen soluciones digitales fáciles de manejar, intuitivas y diseñadas para personas sin conocimientos informáticos. Herramientas que permiten responder a todos sus retos para organizar sus eventos de acuerdo con sus objetivos.
Este formato digital también permite a los organizadores evitar las barreras logísticas o aduaneras que pueden requerir un gran ancho de banda. Ya no hay limitaciones de espacio o geográficas (acceso).
Lista completa de las ventajas del formato digital para todos sus eventos:
No es ninguna sorpresa: los datos son el alma de la guerra. Este nuevo oro negro para su negocio le permitirá recopilar información valiosa para su desarrollo.
Por lo tanto, un evento digital implica la recopilación de datos cualificados. Atrás quedaron los días en los que se escaneaban los códigos QR de los visitantes de sus stands físicos, se transferían esos datos no estructurados a su CRM (cuando se hacía) y sus equipos comerciales se encargaban de estructurarlos. Con un «stand digital», ahora es posible recopilar datos fácilmente: cuántas personas han visitado su página, cuántas han solicitado una cita, qué contenidos u ofertas han funcionado mejor, qué palabras clave han utilizado para encontrarle, etc.
Toda esta información puede encontrarse directamente en su back-office, con un solo clic. ¡Calcular el ROI de su evento será un juego de niños! Siempre y cuando opte por una herramienta digital que lo permita. Por lo tanto, es aconsejable comparar las diferentes soluciones existentes en el mercado.
• ¿Es importante para usted saber si su evento ha tenido una buena acogida? Busque una solución que haga un seguimiento del número de sesiones a las que ha asistido su público y del tiempo total que ha pasado en su plataforma.
• ¿Quiere hacerse una idea de los temas que más han interesado a su público? Algunas soluciones permiten saber qué talleres han tenido más audiencia (en número de visitas y en tiempo).
• ¿Le interesa saber qué frenó a sus participantes durante su evento? Al observar los contenidos menos abiertos o las páginas menos consultadas, tendrá una buena visibilidad de los intereses de su público objetivo
• ¿Cuáles son sus participantes más comprometidos? Consulte el back-office de la solución para volver a contactar con ellos y concertar citas individuales.
La posibilidad de utilizar fácilmente los datos recopilados
Una vez recopilados, los datos de su evento no deben olvidarse. Y, lamentablemente, hoy en día esto ocurre con demasiada frecuencia.
Aproveche su evento para:
• Actualizar su CRM: si solo permite el acceso a su evento mediante inscripción (lo cual le recomendamos), tendrá la oportunidad de elegir los campos que debe rellenar. En función de su actividad, pueden ser el nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico, el sector de actividad, el puesto que ocupan, los temas sobre los que les gustaría recibir información, etc. En cualquier caso, recuerde solicitar solo la información que le aporte valor y que vaya a utilizar posteriormente.
• Vuelva a contactar con los clientes o clientes potenciales que asistieron a su seminario web: si asistieron, es porque muestran interés por uno o varios de sus servicios. Por lo tanto, no hacer nada con estos clientes potenciales sería un error para el desarrollo de su actividad. Planifique una campaña de correo electrónico/LinkedIn/llamadas en los próximos días (los canales se decidirán en función de sus objetivos). Dependiendo de las herramientas que utilice, incluso puede crear una campaña automatizada para volver a contactar con los diferentes participantes.
• Envíe contenido en función de las descargas de cada uno: dependiendo de la solución que utilice para sus eventos, tendrá la posibilidad de conocer la oferta concreta que atrae a cada uno de sus participantes. ¡Una buena forma de volver a contactar con ellos de forma relevante y personalizada! Normalmente, esto genera un mejor ROI y requiere menos esfuerzos de segmentación por su parte. Una situación en la que todos ganan.
Céntrese en crear una comunidad
El nurturing de clientes potenciales/clientes puede ayudarle a crear una comunidad real. ¡Este concepto no es baladí! Si nos fijamos en diferentes empresas que hoy en día son muy conocidas en el mercado, como Tinder o DropBox, vemos que su desarrollo se basa en su comunidad. Crear un sentimiento de pertenencia, comunicar sus valores y su historia permite a los consumidores de su producto o servicio apropiarse e identificarse con su marca. Este sistema puede llevar tiempo implementarlo, pero tendrá un enorme impacto en su actividad si se consolida. Sus clientes se convierten en una comunidad que promociona su empresa de forma gratuita. Las personas a las que llegue esta comunicación sentirán aún más curiosidad por descubrirle, ya que la comunicación la realizará una persona externa que ya ha probado sus servicios. ¡Una garantía de calidad!
No es raro encontrar «embajadores» oficiales o no oficiales de la marca entre las personas más comprometidas con esta comunidad.
Los eventos se presentan en diversos formatos complementarios, todos ellos más o menos interesantes en función de las necesidades que persiga y los resultados que espere obtener. Por ello, es importante elegir bien el formato de su próximo evento.
Hemos visto las diferentes ventajas de los eventos digitales, pero eso no significa que los eventos físicos hayan quedado obsoletos. Estos últimos también presentan múltiples ventajas e inconvenientes, como:
Ventajas:
• La oportunidad de crear contactos «en directo» y dar prioridad al factor humano al desarrollar su red
• El poder de una intervención en directo, más atractiva para algunos que una intervención a distancia
• Las posibilidades de intercambios informales entre los ponentes y el público favorecidas
Inconvenientes:
• Una crisis aún un poco inestable que puede cambiar un formato físico a uno digital
• Limitar su evento a una zona geográfica, ya que no todos los invitados pueden o quieren desplazarse
• Costes más elevados (alquiler, desplazamientos, catering, etc.)
Combinados, estos dos formatos de eventos pueden desplegar toda su eficacia a la hora de captar la atención del público. La distinción entre una conferencia virtual en la que interviene una persona física puede tener un impacto positivo en su audiencia. ¿Podría ser este el comienzo de la llegada de los eventos híbridos? Seguiremos atentos a este tema.
Nuestra herramienta le permitirá organizar de forma sencilla y personalizada cada etapa de su evento gracias a nuestro equipo, que estará a su disposición para ponerlo en marcha. Laorganización de eventos se verá simplificada.
