L'organizzatore inserisce nel back-office il numero di hotel e di camere disponibili in ciascuno di essi, suddivisi per giorno.
Il partecipante inserisce nel modulo di iscrizione le date di arrivo e di partenza, e lo strumento gli propone le camere disponibili.
Qui il campo "roomate" può essere solo un campo di testo libero, l'organizzatore dovrà raggruppare lui stesso le coppie nel back-office. Viene utilizzato raramente per segnalare un accompagnatore che non parteciperà all'evento (ad esempio: coniuge).
Il partecipante inserisce nel modulo di iscrizione le date di arrivo e di partenza, e lo strumento gli propone le camere disponibili.
L'organizzatore può anche selezionare uno o più partecipanti e distribuirli automaticamente nelle camere disponibili, in base alle date da lui scelte.
L'organizzatore può monitorare, nel back-office, il numero di camere prenotate dai partecipanti, per data e per hotel. Le camere esaurite sono evidenziate con un riquadro arancione.
Gli amministratori possono inserire autonomamente il numero di camere disponibili e il numero di posti letto in ciascuna camera tramite il modulo.
• Il partecipante ha la possibilità di scegliere una camera/un hotel solo se la quota di camere inserita nel Back-office dall'organizzatore non è esaurita.
• Il partecipante può scegliere di venire per un periodo di giorni consecutivi (ad es. lunedì, martedì, mercoledì) o non consecutivi (ad es. martedì sera e giovedì sera).
◦ Attenzione: per lo stesso evento non è possibile utilizzare contemporaneamente entrambe le modalità di gestione (pernottamenti consecutivi e non consecutivi).
◦ Se scegliete l'opzione dei pernottamenti non consecutivi, vengono visualizzati tutti i giorni disponibili e il partecipante deve selezionare i giorni di pernottamento che gli interessano.
• Se la quota di camere è esaurita, l'hotel viene segnalato come completo al partecipante, che dovrà quindi sceglierne un altro.
• L'organizzatore può aumentare in qualsiasi momento il numero di camere disponibili tramite il back-office AppCraft.
Riepilogo delle prenotazioni dal back-office per tipo di camera – Esportabile in file Excel
• Gestire con precisione la disponibilità e offrire ai partecipanti flessibilità nella scelta della camera in base alle quote stabilite
• Garantire ai partecipanti l'accesso alle camere disponibili ed evitare confusione o overbooking
• Offre una maggiore flessibilità per adattarsi alle esigenze individuali dei partecipanti
• Consente una gestione in tempo reale delle disponibilità ed evita situazioni di overbooking
• Il back-office della piattaforma offre un riepilogo degli elenchi per tipo di camera. Queste informazioni possono essere esportate in un file Excel, facilitando la gestione dei dati e consentendo un'analisi dettagliata delle prenotazioni effettuate
