L’organisateur renseigne, dans le back-office, le nombre d’hôtels et de chambres disponibles dans chacun d’eux, répartis en fonction des jours.
Le participant renseigne, dans le formulaire d’inscription ses dates d’arrivée et de départ, l’outil lui propose alors les chambres disponibles.
Ici le champ “roomate” ne peut être qu’un champ de texte libre, l’organisateur devra rassembler lui-même ses binômes en back-office. Il est légèrement utilisé pour signaler un accompagnant qui ne participera pas à l’événement (exemple : conjoint)
Le participant renseigne, dans le formulaire d’inscription ses dates d’arrivée et de départ, l’outil lui propose alors les chambres disponibles.
L’organisateur peut également sélectionner un ou plusieurs participants et les répartir automatiquement dans les chambres disponibles, en fonction des dates qu’il aura choisies.
L’organisateur peut suivre, dans le back-office, le nombre de chambres réservées par les participants, par date et par hôtel. Les chambres complètes sont mises en évidence au moyen d’une case colorée en orange.
Les administrateurs peuvent renseigner en autonomie le nombre de chambres disponibles ainsi que le nombre de places dans chacune des chambres.Via le formulaire
• Le participant a la possibilité de choisir une chambre/un hôtel seulement si le quota de chambres inséré dans le Back-office par l’organisateur n’est pas épuisé.
• Le participant peut choisir de venir sur une période de jours consécutifs (ex : lundi, mardi, mercredi) ou non (ex : mardi soir et jeudi soir)
◦ Attention sur un même événement il n’est pas possible d’avoir les deux modes de gestion simultanément (nuitées consécutives et non-consécutives).
◦ Si vous optez pour l’option des nuitées non consécutives, tous les jours possibles sont affichés et le participant doit cocher les jours d’hébergement qui l’intéresse).
• Si le quota de chambres est épuisé, l’hôtel est indiqué complet au participant et il doit en choisir un autre
• L’organisateur peut à tout moment augmenter le nombre de chambre disponible via le back-office AppCraft
Récapitulatif des listings depuis le back-office par type de chambre – Exportable en fichier Excel
• Gérer de manière précise les disponibilités et d’offrir aux participants une flexibilité dans le choix de leur chambre en fonction des quotas établis
• Permet de garantir que les participants auront accès aux chambres disponibles et d’éviter toute confusion ou surréservation
• Permet une plus grande flexibilité pour s’adapter aux besoins individuels des participants
• Permet une gestion en temps réel des disponibilités et évite les situations de surréservation
• Le back-office de la plateforme offre un récapitulatif des listings par type de chambre. Ces informations sont exportables en fichier Excel, ce qui facilite la gestion des données et permet une analyse détaillée des réservations effectuées
