Event-Logistik: Verwaltung von Zimmerkontingenten

Behalten Sie die Zimmerkontingente für Ihre Events im Griff. Flexible Verteilung, Verwaltung in Echtzeit und Export der Buchungen für eine optimale Organisation

Angebotsposition: Verwaltung der Zimmerkontingente im Formular (mit flexiblen oder festen An-/Abreisedaten)

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Anlegen der Hotels / Zimmer

Screenshot der AppCraft Oberfläche mit dem Bereich zur Hotelverwaltung „HOTEL LUTETIA“

Zimmerwahl durch den Teilnehmer

Screenshot des AppCraft Buchungsmoduls mit dem Formular zur Hotelauswahl. Die Felder umfassen Check-in- und Check-out-Datum, die Wahl des Zimmertyps (Smart, Chic oder Urban) mit Preisen und Flächen sowie die Zimmerkonfiguration (Single, Double, Twin). — Der Teilnehmer gibt im Anmeldeformular sein An- und Abreisedatum an, das Tool schlägt ihm dann die verfügbaren Zimmer vor. Hier kann das Feld „Roommate“ nur ein freies Textfeld sein, der Veranstalter muss die Zimmerpaare selbst im Backoffice zusammenstellen. Es wird vor allem genutzt, um eine Begleitperson anzugeben, die nicht am Event teilnimmt (zum Beispiel den Ehepartner)

Der Teilnehmer gibt im Anmeldeformular sein An- und Abreisedatum an, das Tool schlägt ihm dann die verfügbaren Zimmer vor.

Manuelle Zuweisung

AppCraft Oberfläche zur Funktion der manuellen Hotelzuweisung. Der Bildschirm zeigt das Modul „Hotel zuweisen“ mit den ausgewählten Teilnehmern, den Aufenthaltsdaten und der Wahl des Zimmertyps.

Prüfung der Zimmer im Modul zur Hotelzuweisung. Der Bildschirm zeigt das Hotel „HOTEL LUTETIA“ mit der Liste der Teilnehmer und ihrem jeweiligen Zimmertyp

Der Veranstalter kann außerdem einen oder mehrere Teilnehmer auswählen und sie anhand der von ihm gewählten Daten automatisch auf die verfügbaren Zimmer verteilen.

Verfolgung der Belegung

Bestätigung im Modul zur Hotelzuweisung. Eine Meldung bestätigt die Anlage von zwei Zimmern für zwei ausgewählte Teilnehmer.

Der Veranstalter kann im Backoffice die Anzahl der von den Teilnehmern gebuchten Zimmer nach Datum und Hotel verfolgen. Ausgebuchte Zimmer werden durch ein orange eingefärbtes Feld hervorgehoben.

Verwaltung von Zimmerkontingenten im Formular (mit flexiblen oder festen An-/Abreisedaten)

Die Administratoren können die Anzahl der verfügbaren Zimmer sowie die Anzahl der Plätze in jedem Zimmer selbstständig festlegen.Über das Formular

Der Teilnehmer kann ein Zimmer / ein Hotel nur wählen, solange das vom Veranstalter im Backoffice hinterlegte Zimmerkontingent nicht ausgeschöpft ist.
Der Teilnehmer kann wählen, ob er an aufeinanderfolgenden Tagen (z. B. Montag, Dienstag, Mittwoch) oder an nicht aufeinanderfolgenden Tagen (z. B. Dienstagabend und Donnerstagabend) anreist
Achtung: Bei einem Event können nicht beide Verwaltungsmodi gleichzeitig genutzt werden (aufeinanderfolgende und nicht aufeinanderfolgende Übernachtungen).
Wenn Sie sich für nicht aufeinanderfolgende Übernachtungen entscheiden, werden alle möglichen Tage angezeigt und der Teilnehmer muss die gewünschten Übernachtungstage ankreuzen.
Ist das Zimmerkontingent ausgeschöpft, wird dem Teilnehmer das Hotel als ausgebucht angezeigt und er muss ein anderes wählen
Der Veranstalter kann die Anzahl der verfügbaren Zimmer jederzeit über das AppCraft Backoffice erhöhen

Übersicht der Listen im Backoffice nach Zimmertyp – exportierbar als Excel-Datei

Die Vorteile der Verwaltung der Zimmerkontingente

Verfügbarkeiten präzise steuern und den Teilnehmern bei der Zimmerwahl Flexibilität im Rahmen der festgelegten Kontingente bieten
Stellt sicher, dass die Teilnehmer Zugang zu den verfügbaren Zimmern haben, und vermeidet Verwirrung oder Überbuchungen
Ermöglicht mehr Flexibilität, um auf die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer einzugehen
Ermöglicht die Verwaltung der Verfügbarkeiten in Echtzeit und verhindert Überbuchungen
Das Backoffice der Plattform bietet eine Übersicht der Listen nach Zimmertyp. Diese Informationen lassen sich als Excel-Datei exportieren, was die Datenverwaltung erleichtert und eine detaillierte Auswertung der vorgenommenen Buchungen ermöglicht