No trate a los acompañantes como simples «notas al pie de página». Ofrezca a sus participantes la posibilidad de inscribir a sus acompañantes mediante un subformulario específico y perfectamente integrado. Limite las cuotas, controle las identidades y garantiza una logística fluida, al tiempo que trata a cada acompañante como un participante de pleno derecho.
El registro de un acompañante no tiene por qué ser una tarea tediosa. Nuestro sistema permite configurar una «herencia de datos»: el acompañante recupera automáticamente la dirección, la empresa o el tipo de participación del invitado principal. El formulario es fluido y solo solicita la información estrictamente necesaria (nombre, apellidos, régimen alimenticio), lo que reduce drásticamente la tasa de abandono durante el registro.
A diferencia de los sistemas básicos, que almacenan al acompañante en una simple nota de texto, AppCraft crea una ficha de participante real para cada persona inscrita. Esto significa que el acompañante existe en su base de datos: puede tener su propia tarjeta de identificación, sus propios derechos de acceso y ser contabilizado con precisión en sus informes de catering o de seguridad.
Este enfoque le garantiza una gestión precisa y de calidad de las necesidades específicas de cada participante, ya sea principal o acompañante.
Para evitar confusiones, el invitado principal sigue siendo el punto de contacto privilegiado. Recibe por correo electrónico sus propios datos de acceso, así como las acreditaciones (PDF / código QR) de todos sus acompañantes. El día del evento, basta con un solo escaneo para validar la llegada de todo el grupo. Esto supone un enorme ahorro de tiempo en la recepción y una mayor seguridad para los participantes que gestionan la logística de su pareja.
Evita los excesos. Defina con precisión cuántos acompañantes se permiten por participante (0, 1 o ilimitados) y según el tipo de entrada (por ejemplo, los VIP tienen derecho a +2, los estándar a 0). Para eventos delicados, active la opción de moderación: el acompañante está preinscrito, pero su acceso solo será efectivo después de su validación manual desde el back-office.
Un módulo de gestión de acompañantes resulta especialmente útil para congresos, seminarios con alojamiento, viajes de empresa y eventos en los que participan cónyuges, compañeros de trabajo o socios.
Permite vincular a cada acompañante con su invitado principal, al tiempo que se conserva su información personal: identidad, dieta, actividades o necesidades de alojamiento.
Con AppCraft, cada acompañante dispone de su propia ficha de participante. De este modo, los organizadores pueden prever las necesidades logísticas y contabilizar con precisión a todas las personas presentes, y no solo a los invitados principales.
Para facilitar las inscripciones en grupo, es preferible permitir que el participante principal añada a sus acompañantes directamente desde su propio formulario.
AppCraft ofrece un subformulario específico y un sistema de recuperación automática de determinados datos del participante principal, como la dirección, la empresa o el tipo de participación.
El acompañante solo debe rellenar sus datos específicos, como su identidad o sus preferencias alimentarias.
Este enfoque evita tener que introducir datos repetidamente y permite a los organizadores consultar la información de cada invitado en una base de datos estructurada.
Para gestionar adecuadamente el aforo, es importante definir con antelación el número de acompañantes permitidos para cada categoría de participantes.
AppCraft permite configurar cuotas diferentes según el perfil o el tipo de entrada. Por ejemplo, a un invitado VIP se le puede permitir venir con dos acompañantes, mientras que un participante estándar no puede añadir ninguno.
Los organizadores también pueden activar una validación manual: en ese caso, los acompañantes quedan preinscritos, pero su participación debe confirmarse desde el back-office antes de que sus accesos sean efectivos.
Para facilitar la acogida, las tarjetas de identificación de los acompañantes deben estar vinculadas a su invitado principal, al tiempo que permitan identificar a cada persona de forma individual.
Con AppCraft, el participante principal puede recibir sus propios datos de acceso, así como las acreditaciones en PDF y los códigos QR de sus acompañantes. El día del evento, un escaneo colectivo permite registrar la llegada de todo el grupo.
No obstante, cada acompañante conserva su propia ficha de participante y sus derechos de acceso. Esta función resulta especialmente adecuada para eventos en los que participan familias o varios empleados inscritos conjuntamente.
La gestión de los acompañantes requiere recabar sus necesidades individuales desde el momento de la inscripción, sin limitarse a la información del participante principal.
Por ejemplo, dos personas inscritas juntas pueden seguir dietas diferentes o participar en actividades distintas.
AppCraft permite personalizar los formularios para recopilar esta información y asociar a cada acompañante a una ficha individual. A continuación, los organizadores pueden utilizar estos datos para preparar sus listas logísticas.
Sigue siendo imprescindible verificar la información recopilada y confirmar la disponibilidad con los proveedores correspondientes.
