No trate a los acompañantes como simples «notas al pie de página». Ofrezca a sus participantes la posibilidad de inscribir a sus acompañantes mediante un subformulario específico y perfectamente integrado. Limite las cuotas, controle las identidades y garantiza una logística fluida, al tiempo que trata a cada acompañante como un participante de pleno derecho.
El registro de un acompañante no tiene por qué ser una tarea tediosa. Nuestro sistema permite configurar una «herencia de datos»: el acompañante recupera automáticamente la dirección, la empresa o el tipo de participación del invitado principal. El formulario es fluido y solo solicita la información estrictamente necesaria (nombre, apellidos, régimen alimenticio), lo que reduce drásticamente la tasa de abandono durante el registro.
A diferencia de los sistemas básicos, que almacenan al acompañante en una simple nota de texto, AppCraft crea una ficha de participante real para cada persona inscrita. Esto significa que el acompañante existe en su base de datos: puede tener su propia tarjeta de identificación, sus propios derechos de acceso y ser contabilizado con precisión en sus informes de catering o de seguridad.
Este enfoque le garantiza una gestión precisa y de calidad de las necesidades específicas de cada participante, ya sea principal o acompañante.
Para evitar confusiones, el invitado principal sigue siendo el punto de contacto privilegiado. Recibe por correo electrónico sus propios datos de acceso, así como las acreditaciones (PDF / código QR) de todos sus acompañantes. El día del evento, basta con un solo escaneo para validar la llegada de todo el grupo. Esto supone un enorme ahorro de tiempo en la recepción y una mayor seguridad para los participantes que gestionan la logística de su pareja.
Evita los excesos. Defina con precisión cuántos acompañantes se permiten por participante (0, 1 o ilimitados) y según el tipo de entrada (por ejemplo, los VIP tienen derecho a +2, los estándar a 0). Para eventos delicados, active la opción de moderación: el acompañante está preinscrito, pero su acceso solo será efectivo después de su validación manual desde el back-office.
Un módulo de gestión de acompañantes permite anticipar, organizar y personalizar la experiencia de los invitados que acompañan a sus participantes principales.
Facilita la planificación de comidas, actividades, alojamientos y talleres, teniendo en cuenta las preferencias y dietas de cada uno.
Para simplificar la gestión de los acompañantes, es esencial tenerlos en cuenta desde la fase de inscripción de los participantes principales. Identificar claramente a los acompañantes, sus necesidades específicas y sus preferencias permite estructurar la organización sin complejidad adicional. La centralización de la información en una única herramienta evita tener que volver a introducir datos y olvidos, al tiempo que ofrece una visión clara de todos los perfiles.
A lo largo de la preparación del evento, el seguimiento regular de los datos permite ajustar las decisiones logísticas y garantizar una coordinación fluida entre los equipos. El día del evento, disponer de información fiable y actualizada facilita la acogida, la distribución de las actividades y la gestión de imprevistos, para ofrecer una experiencia tranquila y personalizada tanto a los participantes como a sus acompañantes.
El módulo para acompañantes de AppCraft destaca por su facilidad de uso, su personalización avanzada y su integración total en el ecosistema de eventos de AppCraft.
• Formularios enriquecidos y flexibles: adapte los campos según sus necesidades (alergias, actividades, alojamiento, dietas, etc.).
• Visión global y conectada: acceda a toda la información de los acompañantes y participantes en una tabla clara y sincronizada.
• Gestión en tiempo real: todos los datos se actualizan automáticamente para evitar errores.
• Interfaz intuitiva: diseñada para equipos logísticos y de recepción, sin complejidad técnica.
• Solución centralizada y ecológica: conforme al RGPD, reduce las tareas manuales y los archivos dispersos.
