Non gestite più gli accompagnatori come semplici "note a piè di pagina". Offrite ai vostri partecipanti la possibilità di registrare i loro accompagnatori tramite un sottomodulo dedicato e perfettamente integrato. Limitate le quote, controllate le identità e garantite una logistica fluida, trattando ogni accompagnatore come un partecipante a tutti gli effetti.
La registrazione di un accompagnatore non deve essere un compito arduo. Il nostro sistema consente di configurare un "eredità di dati": l'accompagnatore recupera automaticamente l'indirizzo, la società o il tipo di partecipazione dell'ospite principale. Il modulo è fluido e richiede solo le informazioni strettamente necessarie (nome, cognome, regime alimentare), riducendo drasticamente il tasso di abbandono durante la registrazione.
A differenza dei sistemi di base che memorizzano l'accompagnatore in una semplice nota testuale, AppCraft crea una vera e propria scheda partecipante per ogni persona registrata. Ciò significa che l'accompagnatore esiste nel vostro database: può avere un proprio badge, i propri diritti di accesso ed essere conteggiato con precisione nei vostri rapporti di sicurezza o di catering sicurezza.
Questo approccio garantisce una gestione accurata e di qualità delle esigenze specifiche di ciascun partecipante, sia esso principale o accompagnatore.
Per evitare confusioni, l'invito principale rimane il punto di contatto privilegiato. Riceve via e-mail i propri accessi e i badge (PDF / QR Code) di tutti i suoi accompagnatori. Il giorno dell'evento, è sufficiente una sola scansione per convalidare l'arrivo dell'intero gruppo. Ciò consente un enorme risparmio di tempo all'accoglienza e una maggiore sicurezza per i partecipanti che gestiscono la logistica dei loro compagni.
Evita gli eccessi. Definisci con precisione quanti accompagnatori sono ammessi per partecipante (0, 1 o illimitati) e in base al tipo di biglietto (ad esempio: i VIP hanno diritto a +2, quelli standard a 0). Per gli eventi sensibili, attiva l'opzione di moderazione: l'accompagnatore è pre-registrato, ma il suo accesso sarà effettivo solo dopo la tua convalida manuale dal back-office.
Un modulo per la gestione degli accompagnatori è particolarmente utile in occasione di convegni, seminari con pernottamento, viaggi aziendali ed eventi a cui partecipano coniugi, colleghi o partner.
Consente di associare ogni accompagnatore al proprio ospite principale, conservando al contempo le informazioni personali di ciascuno: identità, regime alimentare, attività o esigenze di alloggio.
Con AppCraft, ogni accompagnatore dispone di una propria scheda partecipante. Gli organizzatori possono così prevedere in anticipo le esigenze logistiche e contare con precisione tutte le persone presenti, e non solo gli ospiti principali.
Per semplificare le iscrizioni di gruppo, è preferibile consentire al partecipante principale di aggiungere i propri accompagnatori direttamente dal proprio modulo.
AppCraft offre un sottomodulo dedicato e un sistema di recupero automatico di alcuni dati del partecipante principale, come l'indirizzo, l'azienda o il tipo di partecipazione.
L'accompagnatore deve limitarsi a inserire le proprie informazioni specifiche, in particolare i propri dati anagrafici e le proprie preferenze alimentari.
Questo approccio evita di dover inserire più volte gli stessi dati e consente agli organizzatori di reperire le informazioni relative a ciascun ospite in un database strutturato.
Per gestire al meglio la capienza, è importante stabilire in anticipo il numero di accompagnatori ammessi per ciascuna categoria di partecipanti.
AppCraft consente di impostare quote diverse a seconda del profilo o del tipo di biglietto. Ad esempio, un ospite VIP può essere autorizzato a portare con sé due accompagnatori, mentre un partecipante standard non può aggiungerne.
Gli organizzatori possono anche attivare una convalida manuale: in tal caso, gli accompagnatori vengono preiscritti, ma la loro partecipazione deve essere confermata dal back-office prima che il loro accesso diventi effettivo.
Per semplificare le procedure di accoglienza, i badge degli accompagnatori devono essere associati al loro ospite principale, consentendo al contempo di identificare ogni persona singolarmente.
Con AppCraft, il partecipante principale può ricevere i propri dati di accesso, nonché i badge in formato PDF e i codici QR dei propri accompagnatori. Il giorno dell'evento, una scansione collettiva consente di registrare l'arrivo dell'intero gruppo.
Ogni accompagnatore conserva comunque la propria scheda partecipante e i propri diritti di accesso. Questa funzionalità è particolarmente indicata per gli eventi che ospitano famiglie o più collaboratori iscritti insieme.
La gestione degli accompagnatori richiede di raccogliere le loro esigenze individuali sin al momento dell'iscrizione, senza limitarsi alle informazioni relative al partecipante principale.
Ad esempio, due persone iscritte insieme possono seguire regimi alimentari diversi o partecipare ad attività diverse.
AppCraft consente di personalizzare i moduli per raccogliere queste informazioni e di associare ogni accompagnatore a una scheda individuale. Gli organizzatori possono quindi utilizzare questi dati per preparare i propri elenchi logistici.
Rimane comunque indispensabile verificare le informazioni raccolte e confermare la disponibilità presso i fornitori interessati.
