Don't treat accompanying persons as mere "footnotes" anymore. Give your participants the option to register their guests via a dedicated, fully integrated sub-form. You can limit quotas, verify identities, and ensure smooth logistics, while treating each accompanying person as a full participant.
Registering a guest shouldn't be a chore. Our system allows you to configure "data inheritance": the accompanying person automatically receives the address, company, or type of participation of the main guest. The form is streamlined, requesting only the strictly necessary information (first name, last name, dietary requirements), which drastically reduces the abandonment rate during registration.
Unlike basic systems that store the accompanying person in a simple text note, AppCraft creates a real participant file for each registered person. This means that the accompanying person exists in your database: they can have their own badge, their own access rights, and be accurately counted in your catering or security reports security.
This approach guarantees you detailed, high-quality management of the specific needs of each participant, whether they are the main participant or an accompanying person.
To avoid confusion, the main host remains the primary point of contact. They receive by email their own access details and the badges (PDF/QR Code) for all their companions. On the day, a single scan is all it takes to validate the arrival of the entire group. This saves a huge amount of time at reception and provides security for participants who are managing the logistics for their partners.
Avoid overcrowding. Specify exactly how many guests are allowed per participant (0, 1, or unlimited) and according to ticket type (e.g., VIPs are allowed +2, standard tickets are allowed 0). For sensitive events, enable the moderation option: guests are pre-registered, but their access will only be effective after your manual validation from the back office.
Un module de gestion des accompagnants est particulièrement utile pour les conventions, séminaires résidentiels, voyages d'entreprise et événements accueillant des conjoints, des collègues ou des partenaires.
Il permet de relier chaque accompagnant à son invité principal tout en conservant ses informations individuelles : identité, régime alimentaire, activités ou besoins d'hébergement.
Avec AppCraft, chaque accompagnant dispose de sa propre fiche participant. Les organisateurs peuvent ainsi anticiper les besoins logistiques et comptabiliser précisément toutes les personnes présentes, et pas uniquement les invités principaux.
Pour simplifier les inscriptions groupées, il est préférable de permettre au participant principal d'ajouter ses accompagnants directement depuis son propre formulaire.
AppCraft propose un sous-formulaire dédié et un système de récupération automatique de certaines données du participant principal, comme l'adresse, l'entreprise ou le type de participation.
L'accompagnant doit uniquement compléter ses informations spécifiques, notamment son identité ou ses préférences alimentaires.
Cette approche évite les saisies répétitives et permet aux organisateurs de retrouver les informations de chaque invité dans une base de données structurée.
Pour maîtriser les capacités d'accueil, il est important de définir à l'avance le nombre d'accompagnants autorisés pour chaque catégorie de participants.
AppCraft permet de configurer des quotas différents selon le profil ou le type de billet. Par exemple, un invité VIP peut être autorisé à venir avec deux accompagnants, tandis qu'un participant standard ne peut pas en ajouter.
Les organisateurs peuvent également activer une validation manuelle : les accompagnants sont alors préinscrits, mais leur participation doit être confirmée depuis le back-office avant que leurs accès deviennent effectifs.
Pour simplifier l'accueil, les badges des accompagnants doivent être associés à leur invité principal tout en permettant d'identifier chaque personne individuellement.
Avec AppCraft, le participant principal peut recevoir ses propres accès ainsi que les badges PDF et QR codes de ses accompagnants. Le jour de l'événement, un scan groupé permet d'enregistrer l'arrivée de l'ensemble du groupe.
Chaque accompagnant conserve néanmoins sa propre fiche participant et ses droits d'accès. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux événements accueillant des familles ou plusieurs collaborateurs inscrits ensemble.
La gestion des accompagnants nécessite de collecter leurs besoins individuels dès l'inscription, sans se limiter aux informations du participant principal.
Par exemple, deux personnes inscrites ensemble peuvent avoir des régimes alimentaires différents ou participer à des activités distinctes.
AppCraft permet de personnaliser les formulaires pour recueillir ces informations et d'associer chaque accompagnant à une fiche individuelle. Les organisateurs peuvent ensuite exploiter ces données pour préparer leurs listes logistiques.
Il reste indispensable de vérifier les informations recueillies et de confirmer les disponibilités auprès des prestataires concernés.
