Ne gérez plus les accompagnants comme de simples "notes en bas de page". Offrez à vos participants la possibilité d'inscrire leur entourage via un sous-formulaire dédié et parfaitement intégré. Vous limitez les quotas, contrôlez les identités et assurez une logistique fluide, tout en traitant chaque accompagnant comme un participant à part entière.
L'inscription d'un accompagnant ne doit pas être une corvée. Notre système permet de configurer un "héritage de données" : l'accompagnant récupère automatiquement l'adresse, la société ou le type de participation de l'invité principal. Le formulaire est fluide, ne demandant que les informations strictement nécessaires (Prénom, Nom, Régime alimentaire), ce qui réduit drastiquement le taux d'abandon lors de l'inscription.
Contrairement aux systèmes basiques qui stockent l'accompagnant dans une simple note textuelle, AppCraft crée une véritable fiche participant pour chaque personne inscrite. Cela signifie que l'accompagnant existe dans votre base de données : il peut avoir son propre badge, ses propres droits d'accès, et être comptabilisé précisément dans vos rapports de traiteur ou de sécurité.
Cette approche vous garantit une gestion fine et qualitative des besoins spécifiques de chaque participant, principal ou accompagnant.
Pour éviter les confusions, l'invitant principal reste le point de contact privilégié. Il reçoit par email ses propres accès ainsi que les badges (PDF / QR Code) de tous ses accompagnants. Le jour J, un seul scan suffit pour valider l'arrivée de tout le groupe. C'est un gain de temps énorme à l'accueil et une sécurité pour les participants qui gèrent la logistique de leur binôme.
Évitez les débordements. Définissez précisément combien d'accompagnants sont autorisés par participant (0, 1, ou illimité) et selon quel type de billet (ex: les VIP ont droit à +2, les standards à 0). Pour les événements sensibles, activez l'option de modération : l'accompagnant est pré-inscrit, mais son accès ne sera effectif qu'après votre validation manuelle depuis le back-office.
Un module de gestion des accompagnants est particulièrement utile pour les conventions, séminaires résidentiels, voyages d'entreprise et événements accueillant des conjoints, des collègues ou des partenaires.
Il permet de relier chaque accompagnant à son invité principal tout en conservant ses informations individuelles : identité, régime alimentaire, activités ou besoins d'hébergement.
Avec AppCraft, chaque accompagnant dispose de sa propre fiche participant. Les organisateurs peuvent ainsi anticiper les besoins logistiques et comptabiliser précisément toutes les personnes présentes, et pas uniquement les invités principaux.
Pour simplifier les inscriptions groupées, il est préférable de permettre au participant principal d'ajouter ses accompagnants directement depuis son propre formulaire.
AppCraft propose un sous-formulaire dédié et un système de récupération automatique de certaines données du participant principal, comme l'adresse, l'entreprise ou le type de participation.
L'accompagnant doit uniquement compléter ses informations spécifiques, notamment son identité ou ses préférences alimentaires.
Cette approche évite les saisies répétitives et permet aux organisateurs de retrouver les informations de chaque invité dans une base de données structurée.
Pour maîtriser les capacités d'accueil, il est important de définir à l'avance le nombre d'accompagnants autorisés pour chaque catégorie de participants.
AppCraft permet de configurer des quotas différents selon le profil ou le type de billet. Par exemple, un invité VIP peut être autorisé à venir avec deux accompagnants, tandis qu'un participant standard ne peut pas en ajouter.
Les organisateurs peuvent également activer une validation manuelle : les accompagnants sont alors préinscrits, mais leur participation doit être confirmée depuis le back-office avant que leurs accès deviennent effectifs.
Pour simplifier l'accueil, les badges des accompagnants doivent être associés à leur invité principal tout en permettant d'identifier chaque personne individuellement.
Avec AppCraft, le participant principal peut recevoir ses propres accès ainsi que les badges PDF et QR codes de ses accompagnants. Le jour de l'événement, un scan groupé permet d'enregistrer l'arrivée de l'ensemble du groupe.
Chaque accompagnant conserve néanmoins sa propre fiche participant et ses droits d'accès. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux événements accueillant des familles ou plusieurs collaborateurs inscrits ensemble.
La gestion des accompagnants nécessite de collecter leurs besoins individuels dès l'inscription, sans se limiter aux informations du participant principal.
Par exemple, deux personnes inscrites ensemble peuvent avoir des régimes alimentaires différents ou participer à des activités distinctes.
AppCraft permet de personnaliser les formulaires pour recueillir ces informations et d'associer chaque accompagnant à une fiche individuelle. Les organisateurs peuvent ensuite exploiter ces données pour préparer leurs listes logistiques.
Il reste indispensable de vérifier les informations recueillies et de confirmer les disponibilités auprès des prestataires concernés.
