Ne gérez plus les accompagnants comme de simples "notes en bas de page". Offrez à vos participants la possibilité d'inscrire leur entourage via un sous-formulaire dédié et parfaitement intégré. Vous limitez les quotas, contrôlez les identités et assurez une logistique fluide, tout en traitant chaque accompagnant comme un participant à part entière.
L'inscription d'un accompagnant ne doit pas être une corvée. Notre système permet de configurer un "héritage de données" : l'accompagnant récupère automatiquement l'adresse, la société ou le type de participation de l'invité principal. Le formulaire est fluide, ne demandant que les informations strictement nécessaires (Prénom, Nom, Régime alimentaire), ce qui réduit drastiquement le taux d'abandon lors de l'inscription.
Contrairement aux systèmes basiques qui stockent l'accompagnant dans une simple note textuelle, AppCraft crée une véritable fiche participant pour chaque personne inscrite. Cela signifie que l'accompagnant existe dans votre base de données : il peut avoir son propre badge, ses propres droits d'accès, et être comptabilisé précisément dans vos rapports de traiteur ou de sécurité.
Cette approche vous garantit une gestion fine et qualitative des besoins spécifiques de chaque participant, principal ou accompagnant.
Pour éviter les confusions, l'invitant principal reste le point de contact privilégié. Il reçoit par email ses propres accès ainsi que les badges (PDF / QR Code) de tous ses accompagnants. Le jour J, un seul scan suffit pour valider l'arrivée de tout le groupe. C'est un gain de temps énorme à l'accueil et une sécurité pour les participants qui gèrent la logistique de leur binôme.
Évitez les débordements. Définissez précisément combien d'accompagnants sont autorisés par participant (0, 1, ou illimité) et selon quel type de billet (ex: les VIP ont droit à +2, les standards à 0). Pour les événements sensibles, activez l'option de modération : l'accompagnant est pré-inscrit, mais son accès ne sera effectif qu'après votre validation manuelle depuis le back-office.
Un module de gestion des accompagnants permet d’anticiper, d’organiser et de personnaliser l’expérience des invités qui accompagnent vos participants principaux.
Il facilite la planification des repas, activités, hébergements et ateliers, tout en tenant compte des préférences et régimes alimentaires de chacun.
Pour simplifier la gestion des accompagnants, il est essentiel d’anticiper leur prise en compte dès la phase d’inscription des participants principaux. Identifier clairement les accompagnants, leurs besoins spécifiques et leurs préférences permet de structurer l’organisation sans complexité supplémentaire. Une centralisation des informations dans un outil unique évite les ressaisies et les oublis, tout en offrant une vision claire de l’ensemble des profils.
Tout au long de la préparation de l’événement, un suivi régulier des données permet d’ajuster les choix logistiques et de garantir une coordination fluide entre les équipes. Le jour J, disposer d’informations fiables et à jour facilite l’accueil, la répartition des activités et la gestion des imprévus, pour offrir une expérience sereine et personnalisée aussi bien aux participants qu’à leurs accompagnants.
Le module d’accompagnants AppCraft se distingue par sa simplicité d’utilisation, sa personnalisation avancée et son intégration totale à l’écosystème événementiel AppCraft.
• Formulaires enrichis et flexibles : adaptez les champs selon vos besoins (allergies, activités, hébergements, régimes, etc.).
• Vision globale et connectée : accédez à toutes les informations accompagnants-participants dans un tableau clair et synchronisé.
• Gestion en temps réel : toutes les données sont mises à jour automatiquement pour éviter les erreurs.
• Interface intuitive : pensée pour les équipes logistiques et d’accueil, sans complexité technique.
• Solution centralisée et éco-responsable : conforme au RGPD, elle réduit les tâches manuelles et les fichiers dispersés.
