Elimine los quebraderos de cabeza logísticos y de recepción con nuestro módulo de logística y hospitalidad: gestione fácilmente los desplazamientos, el alojamiento, las habitaciones y los horarios personalizados de los participantes. Realice un seguimiento en tiempo real de quién se aloja dónde y simplifique las comunicaciones con los hoteleros.
Se acabaron las múltiples versiones de archivos Excel y los errores de introducción manual. AppCraft centraliza la gestión de vuelos, el rooming inteligente y la gestión de sus tareas receptivas en una plataforma única y ultra flexible, que ofrece una experiencia fluida a sus participantes y una tranquilidad total a su equipo organizativo o a su director logístico ;-). Con un back-office tan potente como Excel, podrá gestionar toda la planificación de eventos y las actualizaciones con gran precisión para no olvidarse de nadie.
Sustituya los interminables intercambios de archivos Excel por enlaces dinámicos para compartir archivos y garantizar una fluidez operativa inmediata.
Sus proveedores (hoteles, transportistas) pueden acceder con un solo clic a información segura, siempre fiable y actualizada en tiempo real.
De este modo, se eliminan los riesgos de errores logísticos y se libera de la actualización manual de las tablas mediante simples enlaces seguros.
¡Olvídese de la gestión manual de listas! Nuestro sistema le permite crear grupos dinámicos basados en criterios de participación, estado o preferencias.
Esta segmentación es esencial para la logística : permite la asignación automática de habitaciones, traslados o el envío de comunicaciones ultra personalizadas.
Es la herramienta perfecta para gestionar perfiles de participantes variados (VIP, prensa, ponentes, etc.) sin esfuerzo adicional.
Por parte de los participantes, todo es transparente: encuentran toda su información logística (entradas, hotel, compañero) directamente en la aplicación móvil del evento.
Ventajas para los responsables de logística:
Para el director de logística, la gestión de grupos dinámicos permite asignar a un participante a uno o varios grupos en función de reglas basadas en criterios de la base de datos.
Gracias a estas reglas dinámicas, si cambia un criterio, un participante puede pasar automáticamente a un nuevo grupo. A continuación, se le envía una alerta si es necesario.
• La base de datos y las funciones de automatización, modificación y alertas le permitirán ahorrar tiempo.
• Puede trabajar con varias personas simultáneamente en modo colaborativo.
Reduzca drásticamente el tiempo dedicado a la asignación de habitaciones.
Ofrezca a sus participantes la libertad de elegir ellos mismos a su compañero de habitación directamente a través de la aplicación, al tiempo que seleccionan su hotel y el tipo de habitación deseado.
Nuestra herramienta gestiona automáticamente las restricciones (por ejemplo, hombre/mujer) y ofrece una asignación por grupos inteligente para aquellos que no han hecho ninguna elección. Obtendrá una visibilidad instantánea de las cuotas de habitaciones en todos los hoteles.
Ventajas para los directores y directoras de logística:
• Centralización total: hoteles, actividades y talleres gestionados en una única interfaz fácil de usar.
• Gestión de cuotas en su logística: consideración precisa de las plazas limitadas.
• Garantía de flexibilidad óptima: tipología de habitaciones y asignación de socios directamente desde los formularios.
• Compartir en tiempo real su lista de habitaciones con los hoteleros gracias a los informes dinámicos
• Gane en eficacia: distribución fluida de los participantes, sin duplicados ni olvidos.
• Ahorre tiempo a los organizadores: todo está agrupado y automatizado.
La gestión de los traslados se vuelve infalible. Gracias a la integración del gestor de vuelos, garantizamos un registro simplificado y una validación instantánea de la información de los vuelos por parte de los participantes, lo que asegura unos datos fiables y sin errores.
Simplifica la recopilación de horarios para organizar tus traslados y agrupa a los participantes por grupos de transporte (según las horas de llegada o salida). Los participantes reciben una notificación antes de cada traslado (recordatorio de la hora y el lugar de encuentro), lo que centraliza toda la información en su aplicación.
• Gestión de grupos y categorías de participantes
• La aplicación Check-IN Check-OUT le ayuda en cada etapa a saber dónde se encuentran sus invitados, a gestionar sus aforos y cuotas
• Administración del programa personalizado modificable en tiempo real
• Publicación selectiva de información por perfil
• Actualizaciones en tiempo real de su planificación logística
Los participantes pueden encontrar toda su información personal directamente en la aplicación del evento. La confirmación del hotel, la terminal de vuelo, el número de habitación y los horarios de los traslados están disponibles con un solo clic, sin tener que buscar en sus correos electrónicos.
Es la garantía de una experiencia de usuario moderna en la que todo está centralizado en un solo lugar.
Para el organizador o el jefe de proyecto logístico:
• Menos estrés: anticipe las necesidades y reduzca los imprevistos.
• Seguimiento en tiempo real: visualización instantánea de las asignaciones y de su planificación logística.
• Gestión optimizada: listas de pasajeros centralizadas, sin duplicados ni olvidos.
• Su servicio de conserjería a través de notificaciones en caso de imprevistos
• Estructure sus tareas por secciones, por fases de su proyecto de evento y siga su progreso.
• Enumere y priorice fácilmente sus tareas y organice su agenda gracias al sistema de arrastrar y soltar de su lista de verificación.
• Asigne a las personas adecuadas en el momento adecuado, ya sean compañeros de trabajo o proveedores.
• Todas sus tareas están centralizadas y recibirá un recordatorio por correo electrónico.
• Valide sus tareas sin eliminarlas para poder volver a utilizar sus listas de verificación en un próximo evento.
• Gestione sus plazos y visualice fácilmente las tareas atrasadas.
• Programe sus alertas.
La herramienta ideal para el trabajo de organizador de eventos:
– Capacidad de organización para gestionar la presión y el estrés relacionados con la organización de eventos
– Gestión del tiempo y las prioridades para responder a imprevistos y encontrar soluciones rápidamente
– Flexibilidad y adaptabilidad para proponer eventos cada vez más innovadores
La elección de un programa informático de logística para eventos depende del número de participantes, de los desplazamientos que haya que coordinar, de las necesidades de alojamiento y del nivel de personalización que se espere.
Para un evento sencillo, basta con una hoja de cálculo. Sin embargo, para un seminario con alojamiento, una convención o un evento en el que se reúnan participantes procedentes de varios lugares, una plataforma especializada facilita la coordinación.
AppCraft permite centralizar la información logística, gestionar las asignaciones de los participantes y compartir informes actualizados con los proveedores. De este modo, los organizadores disponen de una visión común de las operaciones.
Para organizar eficazmente el alojamiento de un seminario, es necesario recabar las preferencias de alojamiento, definir las plazas disponibles y preparar las asignaciones antes de la llegada de los participantes.
Con AppCraft, los invitados pueden seleccionar su hotel, el tipo de habitación y, cuando la organización así lo prevea, con quién compartirán habitación. La plataforma también permite realizar asignaciones por grupos según criterios definidos previamente.
Los responsables de logística pueden realizar un seguimiento de las cuotas de los distintos hoteles y compartir la información necesaria con sus socios hoteleros.
Para organizar los traslados, es fundamental recabar los horarios de llegada y salida, determinar los puntos de encuentro y agrupar a los viajeros en función de sus necesidades.
AppCraft cuenta con una integración con los gestores de vuelos para facilitar la recopilación y la validación de la información de los vuelos. Los organizadores pueden crear grupos de transporte y comunicar a los participantes sus horarios y lugares de encuentro.
La información práctica se puede consultar desde la aplicación del evento. Corresponde al organizador encargarse de los vehículos, los proveedores y la capacidad necesaria para los distintos traslados.
Para hacer frente a los imprevistos, los organizadores deben disponer de información actualizada, identificar rápidamente a los participantes afectados y comunicar los cambios a las personas adecuadas.
AppCraft ofrece grupos dinámicos que permiten segmentar a los participantes según su perfil, su situación o sus preferencias. Estos grupos pueden facilitar la actualización de las asignaciones y el envío de comunicaciones específicas.
Por ejemplo, en caso de que se produzca un cambio en un traslado, el organizador puede identificar al grupo afectado y comunicarle la nueva información. Los participantes pueden consultar su información logística personalizada en la aplicación del evento.
Para evitar errores derivados de la existencia de múltiples versiones de archivos de Excel, es preferible compartir información actualizada desde un entorno común.
AppCraft permite crear informes dinámicos a los que pueden acceder los proveedores de servicios, en particular los hoteleros y las empresas de transporte, a través de enlaces seguros para compartir. De este modo, los organizadores pueden transmitir la información necesaria sin tener que enviar múltiples archivos.
Este enfoque resulta especialmente útil en eventos en los que las asignaciones, los horarios o las listas de participantes cambian con frecuencia.
