Elimine los quebraderos de cabeza logísticos y de recepción con nuestro módulo de logística y hospitalidad: gestione fácilmente los desplazamientos, el alojamiento, las habitaciones y los horarios personalizados de los participantes. Realice un seguimiento en tiempo real de quién se aloja dónde y simplifique las comunicaciones con los hoteleros.
Se acabaron las múltiples versiones de archivos Excel y los errores de introducción manual. AppCraft centraliza la gestión de vuelos, el rooming inteligente y la gestión de sus tareas receptivas en una plataforma única y ultra flexible, que ofrece una experiencia fluida a sus participantes y una tranquilidad total a su equipo organizativo o a su director logístico ;-). Con un back-office tan potente como Excel, podrá gestionar toda la planificación de eventos y las actualizaciones con gran precisión para no olvidarse de nadie.
Sustituya los interminables intercambios de archivos Excel por enlaces dinámicos para compartir archivos y garantizar una fluidez operativa inmediata.
Sus proveedores (hoteles, transportistas) pueden acceder con un solo clic a información segura, siempre fiable y actualizada en tiempo real.
De este modo, se eliminan los riesgos de errores logísticos y se libera de la actualización manual de las tablas mediante simples enlaces seguros.
¡Olvídese de la gestión manual de listas! Nuestro sistema le permite crear grupos dinámicos basados en criterios de participación, estado o preferencias.
Esta segmentación es esencial para la logística : permite la asignación automática de habitaciones, traslados o el envío de comunicaciones ultra personalizadas.
Es la herramienta perfecta para gestionar perfiles de participantes variados (VIP, prensa, ponentes, etc.) sin esfuerzo adicional.
Por parte de los participantes, todo es transparente: encuentran toda su información logística (entradas, hotel, compañero) directamente en la aplicación móvil del evento.
Ventajas para los responsables de logística:
Para el director de logística, la gestión de grupos dinámicos permite asignar a un participante a uno o varios grupos en función de reglas basadas en criterios de la base de datos.
Gracias a estas reglas dinámicas, si cambia un criterio, un participante puede pasar automáticamente a un nuevo grupo. A continuación, se le envía una alerta si es necesario.
• La base de datos y las funciones de automatización, modificación y alertas le permitirán ahorrar tiempo.
• Puede trabajar con varias personas simultáneamente en modo colaborativo.
Reduzca drásticamente el tiempo dedicado a la asignación de habitaciones.
Ofrezca a sus participantes la libertad de elegir ellos mismos a su compañero de habitación directamente a través de la aplicación, al tiempo que seleccionan su hotel y el tipo de habitación deseado.
Nuestra herramienta gestiona automáticamente las restricciones (por ejemplo, hombre/mujer) y ofrece una asignación por grupos inteligente para aquellos que no han hecho ninguna elección. Obtendrá una visibilidad instantánea de las cuotas de habitaciones en todos los hoteles.
Ventajas para los directores y directoras de logística:
• Centralización total: hoteles, actividades y talleres gestionados en una única interfaz fácil de usar.
• Gestión de cuotas en su logística: consideración precisa de las plazas limitadas.
• Garantía de flexibilidad óptima: tipología de habitaciones y asignación de socios directamente desde los formularios.
• Compartir en tiempo real su lista de habitaciones con los hoteleros gracias a los informes dinámicos
• Gane en eficacia: distribución fluida de los participantes, sin duplicados ni olvidos.
• Ahorre tiempo a los organizadores: todo está agrupado y automatizado.
La gestión del transporte se vuelve infalible. Gracias a la integración con Amadeus, garantizamos una introducción simplificada y una validación instantánea de la información de los vuelos por parte de los participantes, lo que garantiza datos fiables y sin errores.
Simplifique la recopilación de horarios para organizar sus traslados y agrupe a sus participantes por grupos de transporte (según las horas de llegada o salida). Los participantes reciben una notificación antes de cada traslado (recordatorio de la hora y el lugar de la cita), centralizando toda la información en su aplicación.
• Gestión de grupos y categorías de participantes
• La aplicación Check-IN Check-OUT le ayuda en cada etapa a saber dónde se encuentran sus invitados, a gestionar sus aforos y cuotas
• Administración del programa personalizado modificable en tiempo real
• Publicación selectiva de información por perfil
• Actualizaciones en tiempo real de su planificación logística
Los participantes pueden encontrar toda su información personal directamente en la aplicación del evento. La confirmación del hotel, la terminal de vuelo, el número de habitación y los horarios de los traslados están disponibles con un solo clic, sin tener que buscar en sus correos electrónicos.
Es la garantía de una experiencia de usuario moderna en la que todo está centralizado en un solo lugar.
Para el organizador o el jefe de proyecto logístico:
• Menos estrés: anticipe las necesidades y reduzca los imprevistos.
• Seguimiento en tiempo real: visualización instantánea de las asignaciones y de su planificación logística.
• Gestión optimizada: listas de pasajeros centralizadas, sin duplicados ni olvidos.
• Su servicio de conserjería a través de notificaciones en caso de imprevistos
• Estructure sus tareas por secciones, por fases de su proyecto de evento y siga su progreso.
• Enumere y priorice fácilmente sus tareas y organice su agenda gracias al sistema de arrastrar y soltar de su lista de verificación.
• Asigne a las personas adecuadas en el momento adecuado, ya sean compañeros de trabajo o proveedores.
• Todas sus tareas están centralizadas y recibirá un recordatorio por correo electrónico.
• Valide sus tareas sin eliminarlas para poder volver a utilizar sus listas de verificación en un próximo evento.
• Gestione sus plazos y visualice fácilmente las tareas atrasadas.
• Programe sus alertas.
La herramienta ideal para el trabajo de organizador de eventos:
– Capacidad de organización para gestionar la presión y el estrés relacionados con la organización de eventos
– Gestión del tiempo y las prioridades para responder a imprevistos y encontrar soluciones rápidamente
– Flexibilidad y adaptabilidad para proponer eventos cada vez más innovadores
La logística de eventos engloba todas las operaciones necesarias para garantizar el buen desarrollo de un evento, desde la planificación hasta el día D, también se conoce como «receptiva».
Abarca la gestión de los participantes, el transporte, el alojamiento, las actividades, los ponentes y el material, con el fin de garantizar una experiencia fluida y sin imprevistos.
En AppCraft, centralizamos todos estos datos en una plataforma única e intuitiva, más potente que una hoja de cálculo de Excel, para simplificar la vida de los responsables de logística y garantizar el éxito de cada evento.
Para implementar una gestión logística eficaz es necesario anticiparse, centralizar y automatizar los procesos. Estos son los pasos clave:
1. Centralizar la información: reúna todos los datos de los participantes (transporte, alojamiento, actividades, talleres, etc.) en una única interfaz.
2. Planificar y realizar un seguimiento de las tareas: cree listas de tareas estructuradas por fase del proyecto para realizar un seguimiento del progreso y cumplir con los plazos.
3. Automatizar las asignaciones: deje que la plataforma asigne automáticamente a cada participante su hotel, grupo o vuelo según las respuestas al formulario.
4. Colaborar en tiempo real: trabaje con otras personas en la misma base, en modo colaborativo, al tiempo que limita los errores gracias a las alertas y actualizaciones dinámicas.
5. Seguimiento el día D: visualice las llegadas, los traslados y los registros de entrada y salida en tiempo real para disfrutar de una experiencia fluida y sin estrés.
Estos pasos se simplifican gracias al software de Appcraft: todo está conectado, automatizado y personalizable para garantizar una logística fluida y un evento perfectamente organizado.
1. Planificación y coordinación del transporte: AppCraft puede ayudar a los organizadores a planificar y coordinar el transporte desde y hacia los principales puntos de llegada, como aeropuertos, estaciones de tren y hoteles.
2. Integración de las opciones de transporte en la inscripción: El sistema de inscripción puede permitir a los participantes seleccionar opciones de transporte al inscribirse en el evento, lo que facilita la planificación general e individual.
3. Comunicación eficaz con los participantes: AppCraft proporciona herramientas para comunicar eficazmente la información sobre el transporte a los participantes, incluidos los horarios, los lugares de recogida y las rutas recomendadas.
Appcraft puede responder a esta pregunta de varias maneras:
1. Certificaciones ISO: AppCraft cuenta con las certificaciones ISO 27001 e ISO 20121, lo que indica que seguimos normas estrictas en materia de seguridad de la información y gestión sostenible de eventos. Esto garantiza a los clientes que las prácticas de seguridad y salud son fundamentales en nuestras operaciones.
2. Gestión segura de eventos: La plataforma AppCraft ofrece funciones específicas para la gestión segura de eventos, incluyendo logística, registro y check-in, lo que contribuye a crear un entorno seguro para todos los participantes.
3. Tecnologías de seguridad: AppCraft utiliza tecnologías avanzadas para proteger los datos de los participantes y del personal, garantizando que toda la información esté protegida contra ciberataques y otras amenazas de seguridad.
