Asigne fácilmente las habitaciones y realice un seguimiento del alojamiento de sus participantes. Nuestro módulo Rooming automatiza la organización y pone fin a los quebraderos de cabeza con las tablas de Excel gracias ala IA y a los autómatas.
Excel es gratuito, hasta que comete un error en una fórmula que le cuesta 5000 € en ausencias. AppCraft es un seguro contra el error humano.
No pierda más horas cruzando archivos Excel. La época de los archivos «Rooming_List_V12_Final.xlsx» ha llegado a su fin. Nuestro módulo Alojamiento centraliza sus existencias (desde unas pocas habitaciones hasta varios cientos) en tiempo real, permite una asignación muy precisa de las habitaciones según el perfil de los invitados y transforma la tediosa tarea de «quién duerme con quién» en una experiencia colaborativa sencilla y fluida en la que cada participante puede elegir a su compañero.
Esta es la función que marca la diferencia en cuanto a la satisfacción de los participantes. En el momento de la inscripción, o a través de su espacio personal, sus invitados pueden buscar y seleccionar ellos mismos a su «compañero de habitación» de entre la lista de inscritos. Esto genera un compromiso inmediato, tranquiliza a los participantes y le evita cientos de correos electrónicos con reclamaciones o cambios de última hora. ¡
¡Menos estrés para el organizador y una mejor experiencia para el participante!
El móduloRoominges una herramienta diseñada para facilitar lagestión del alojamiento. Permite organizar las reservas, asignar las habitaciones y realizar un seguimiento de la ocupación en tiempo real.
Gracias a este módulo, usted puede:
• Poner a disposición una plataforma disponible en línea las 24 horas del día para que sus invitados elijan su hotel y, eventualmente, su compañero de habitación
• Presentar los detalles de las habitaciones disponibles y sus tarifas para que sus participantes puedan hacer su reserva directamente.
Garantice que sus invitados VIP tengan acceso a los servicios que les corresponden sin frustrar a los demás participantes. Gracias a nuestro avanzado motor de reglas, puede ocultar o mostrar determinados hoteles o tipos de habitaciones (suites, vistas al mar) solo para categorías específicas (VIP, dirección), al tiempo que controla las cuotas en tiempo real para evitar el overbooking.
Se acabó el riesgo de que sus becarios reserven la suite presidencial.
De esta forma, todo el mundo ahorra tiempo y la información se actualiza en tiempo real.
Una vez que los participantes han hecho su elección, ¿le quedan «huecos» en sus listas de alojamiento? AppCraft le permite llenar los huecos de forma inteligente. Puede asignar las habitaciones restantes por lotes (por ejemplo, agrupándolas por departamento o país) o realizar una asignación aleatoria para ahorrar un tiempo precioso en grandes volúmenes. La herramienta hace el trabajo de Tetris por usted.
Históricamente, y aún hoy en día en muchas organizaciones, la gestión de las listas de habitaciones se basa en un proceso arcaico:
1. El organizador recibe una asignación (bloque) del hotel.
2. Crea un archivo Excel maestro («Master_Rooming_V1.xlsx»).
3. Introduce manualmente los datos de los formularios de inscripción.
4. Envía este archivo por correo electrónico al hotel, a la agencia de viajes y al cliente.
5. Las modificaciones se acumulan (cambios de nombres, fechas, regímenes especiales), creando versiones concurrentes (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Este proceso es intrínsecamente defectuoso. Genera errores de reintroducción de datos, problemas de versionado y, sobre todo, importantes fallos de seguridad.
El objetivo del módulo es operativo: generar con un solo clic listas de habitaciones limpias, legibles y completas (incluyendo dietas o notas especiales) listas para enviar a los hoteleros. Por parte de los participantes, tan pronto como se valida la habitación, la información se transmite automáticamente a su aplicación móvil (número de habitación, nombre del compañero de habitación, dirección del hotel) para una comunicación sin papel.
No vuelva a sufrir correos electrónicos de última hora por cambios de habitación.
La gestión del alojamiento es el eje central de su evento. Un error al copiar y pegar, un correo electrónico perdido por la recepción o un cambio de última hora no comunicado, y la experiencia del participante se viene abajo.
Con AppCraft, conecte directamente sus formularios de inscripción con sus reservas hoteleras. Elimine las entradas manuales, proteja sus datos confidenciales y ofrezca a sus equipos logísticos una herramienta a la altura de sus retos.
Sabemos que los directores de logística son expertos en Excel. No hemos querido quitarles esa flexibilidad, sino mejorarla.
Nuestra interfaz «Grid View» le permite filtrar, ordenar, editar en masa y manipular sus datos con la misma rapidez que una hoja de cálculo, pero con la seguridad de una base de datos centralizada. Se acabaron los errores de versión y los conflictos de acceso: todo el mundo trabaja con los mismos datos, limpios y actualizados.
Esta es la función que lo cambia todo para sus equipos operativos. En lugar de exportar y enviar archivos Excel estáticos y no seguros:
• Genere un enlace HTTPS único para cada socio hotelero.
• Acceso dinámico: el hotelero consulta una vista filtrada y segura de la lista de habitaciones, que se actualiza en el momento en que se realiza un cambio.
• Cumplimiento del RGPD: ningún dato personal sensible (pasaporte, dietas) se transmite por correo electrónico sin cifrar.
• Facilite el check-in el día D en el hotel gracias al módulo específico integrado enla aplicación móvil.
La elección de un programa de asignación de habitaciones depende del número de participantes, de los establecimientos hoteleros implicados y de la complejidad de las asignaciones.
Para un evento pequeño, basta con una hoja de cálculo. Sin embargo, cuando un seminario o una convención requiere distribuir a varios cientos de participantes entre distintos hoteles, una plataforma especializada facilita la gestión de la disponibilidad y los cambios.
AppCraft ofrece un módulo conectado a su base de datos de participantes que permite gestionar el alojamiento, realizar un seguimiento de las plazas hoteleras y preparar las listas de distribución de habitaciones desde una interfaz común.
La asignación de habitaciones debe tener en cuenta las preferencias de los invitados, su perfil y la disponibilidad de los hoteles.
Con AppCraft, los organizadores pueden ofrecer a los participantes la posibilidad de elegir su hotel, el tipo de habitación y, si el evento lo prevé, con quién compartir habitación.
Las asignaciones restantes pueden realizarse posteriormente por lotes según criterios definidos, como el departamento o el país, o de forma aleatoria.
De este modo, el organizador conserva la posibilidad de adaptar la distribución a las limitaciones de su evento.
Para gestionar eficazmente las cuotas, es importante realizar un seguimiento de la disponibilidad por hotel y por tipo de habitación, al tiempo que se definen las condiciones de acceso a los distintos servicios.
AppCraft permite personalizar las opciones de alojamiento en función del perfil de los participantes. Por ejemplo, algunas categorías de habitaciones pueden ofrecerse únicamente a los VIP o a los miembros de la dirección.
El módulo también permite realizar un seguimiento de los índices de ocupación de los hoteles y de la disponibilidad, con el fin de ayudar a los equipos de logística a prever las necesidades y ajustar las asignaciones.
Para evitar errores relacionados con las diferentes versiones de los archivos de Excel, los organizadores pueden utilizar una lista de alojamiento centralizada, a la que puedan acceder los socios implicados.
AppCraft permite generar un enlace HTTPS específico para cada hotelero. Este puede consultar una vista filtrada y actualizada de la lista de habitaciones, sin necesidad de recibir un nuevo archivo cada vez que se produce un cambio.
Los organizadores también disponen de una interfaz inspirada en Excel para filtrar, ordenar y modificar sus datos. Este enfoque facilita la colaboración con los establecimientos hoteleros, al tiempo que limita la circulación de datos personales por correo electrónico.
Un programa de gestión de alojamientos facilita la asignación y el seguimiento de los alojamientos, pero no sustituye a la coordinación con los hoteles. Los cambios de última hora deben tener en cuenta, sobre todo, la disponibilidad real y las condiciones de reserva.
Con AppCraft, los equipos pueden modificar las asignaciones desde una base de datos centralizada y actualizar la información compartida con los establecimientos hoteleros. Los participantes también pueden consultar la información sobre su alojamiento en la aplicación del evento.
Para evitar errores, sigue siendo imprescindible comprobar periódicamente la disponibilidad y establecer un procedimiento de confirmación con cada hotel.
