Asigne fácilmente las habitaciones y realice un seguimiento del alojamiento de sus participantes. Nuestro módulo Rooming automatiza la organización y pone fin a los quebraderos de cabeza con las tablas de Excel gracias ala IA y a los autómatas.
Excel es gratuito, hasta que comete un error en una fórmula que le cuesta 5000 € en ausencias. AppCraft es un seguro contra el error humano.
No pierda más horas cruzando archivos Excel. La época de los archivos «Rooming_List_V12_Final.xlsx» ha llegado a su fin. Nuestro módulo Alojamiento centraliza sus existencias (desde unas pocas habitaciones hasta varios cientos) en tiempo real, permite una asignación muy precisa de las habitaciones según el perfil de los invitados y transforma la tediosa tarea de «quién duerme con quién» en una experiencia colaborativa sencilla y fluida en la que cada participante puede elegir a su compañero.
Esta es la función que marca la diferencia en cuanto a la satisfacción de los participantes. En el momento de la inscripción, o a través de su espacio personal, sus invitados pueden buscar y seleccionar ellos mismos a su «compañero de habitación» de entre la lista de inscritos. Esto genera un compromiso inmediato, tranquiliza a los participantes y le evita cientos de correos electrónicos con reclamaciones o cambios de última hora. ¡
¡Menos estrés para el organizador y una mejor experiencia para el participante!
El móduloRoominges una herramienta diseñada para facilitar lagestión del alojamiento. Permite organizar las reservas, asignar las habitaciones y realizar un seguimiento de la ocupación en tiempo real.
Gracias a este módulo, usted puede:
• Poner a disposición una plataforma disponible en línea las 24 horas del día para que sus invitados elijan su hotel y, eventualmente, su compañero de habitación
• Presentar los detalles de las habitaciones disponibles y sus tarifas para que sus participantes puedan hacer su reserva directamente.
Garantice que sus invitados VIP tengan acceso a los servicios que les corresponden sin frustrar a los demás participantes. Gracias a nuestro avanzado motor de reglas, puede ocultar o mostrar determinados hoteles o tipos de habitaciones (suites, vistas al mar) solo para categorías específicas (VIP, dirección), al tiempo que controla las cuotas en tiempo real para evitar el overbooking.
Se acabó el riesgo de que sus becarios reserven la suite presidencial.
De esta forma, todo el mundo ahorra tiempo y la información se actualiza en tiempo real.
Una vez que los participantes han hecho su elección, ¿le quedan «huecos» en sus listas de alojamiento? AppCraft le permite llenar los huecos de forma inteligente. Puede asignar las habitaciones restantes por lotes (por ejemplo, agrupándolas por departamento o país) o realizar una asignación aleatoria para ahorrar un tiempo precioso en grandes volúmenes. La herramienta hace el trabajo de Tetris por usted.
Históricamente, y aún hoy en día en muchas organizaciones, la gestión de las listas de habitaciones se basa en un proceso arcaico:
1. El organizador recibe una asignación (bloque) del hotel.
2. Crea un archivo Excel maestro («Master_Rooming_V1.xlsx»).
3. Introduce manualmente los datos de los formularios de inscripción.
4. Envía este archivo por correo electrónico al hotel, a la agencia de viajes y al cliente.
5. Las modificaciones se acumulan (cambios de nombres, fechas, regímenes especiales), creando versiones concurrentes (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Este proceso es intrínsecamente defectuoso. Genera errores de reintroducción de datos, problemas de versionado y, sobre todo, importantes fallos de seguridad.
El objetivo del módulo es operativo: generar con un solo clic listas de habitaciones limpias, legibles y completas (incluyendo dietas o notas especiales) listas para enviar a los hoteleros. Por parte de los participantes, tan pronto como se valida la habitación, la información se transmite automáticamente a su aplicación móvil (número de habitación, nombre del compañero de habitación, dirección del hotel) para una comunicación sin papel.
No vuelva a sufrir correos electrónicos de última hora por cambios de habitación.
La gestión del alojamiento es el eje central de su evento. Un error al copiar y pegar, un correo electrónico perdido por la recepción o un cambio de última hora no comunicado, y la experiencia del participante se viene abajo.
Con AppCraft, conecte directamente sus formularios de inscripción con sus reservas hoteleras. Elimine las entradas manuales, proteja sus datos confidenciales y ofrezca a sus equipos logísticos una herramienta a la altura de sus retos.
Sabemos que los directores de logística son expertos en Excel. No hemos querido quitarles esa flexibilidad, sino mejorarla.
Nuestra interfaz «Grid View» le permite filtrar, ordenar, editar en masa y manipular sus datos con la misma rapidez que una hoja de cálculo, pero con la seguridad de una base de datos centralizada. Se acabaron los errores de versión y los conflictos de acceso: todo el mundo trabaja con los mismos datos, limpios y actualizados.
Esta es la función que lo cambia todo para sus equipos operativos. En lugar de exportar y enviar archivos Excel estáticos y no seguros:
• Genere un enlace HTTPS único para cada socio hotelero.
• Acceso dinámico: el hotelero consulta una vista filtrada y segura de la lista de habitaciones, que se actualiza en el momento en que se realiza un cambio.
• Cumplimiento del RGPD: ningún dato personal sensible (pasaporte, dietas) se transmite por correo electrónico sin cifrar.
• Facilite el check-in el día D en el hotel gracias al módulo específico integrado enla aplicación móvil.
El rooming se refiere a la gestión completa del alojamiento durante un evento profesional: asignación de habitaciones, gestión de cuotas, seguimiento de reservas y coordinación con los hoteles.
Es un paso clave para garantizar una organización fluida y sin errores, especialmente cuando hay muchos participantes o estos se distribuyen en varios establecimientos.
Para garantizar un alojamiento fluido, es esencial centralizar desde el principio la información relacionada con el alojamiento de los participantes. Tener una visión clara de las necesidades, las fechas de llegada y salida, así como las restricciones específicas, permite anticipar la asignación de habitaciones y evitar ajustes de última hora.
Una vez estructurados los datos, es imprescindible realizar un seguimiento regular de las reservas y las cuotas hoteleras para garantizar una distribución equilibrada y conforme a los acuerdos negociados. Esta organización previa facilita la coordinación con los establecimientos hoteleros y garantiza una experiencia tranquila para los participantes.
Uno de los errores más frecuentes es gestionar el alojamiento en varios archivos o herramientas distintos, lo que aumenta el riesgo de errores y duplicaciones. También es importante evitar las actualizaciones tardías o no compartidas, que complican la comunicación con los hoteles y generan malentendidos.
Por último, descuidar el seguimiento en tiempo real de los cambios puede afectar rápidamente a la experiencia de los huéspedes. Una gestión centralizada y actualizada periódicamente sigue siendo la clave para un alojamiento controlado y sin estrés.
Muy pocas soluciones de gestión de eventos ofrecen esta funcionalidad, pero puede ahorrarle un tiempo muy valioso.
Este módulo, conectado al 100 % a la base de datos de participantes, le ofrece una visión en tiempo real de los índices de ocupación de las habitaciones y los hoteles que ha reservado.
En el dinámico mundo de la organización de eventos, es fundamental crear interacciones significativas entre los participantes. La llegada de las tecnologías inteligentes ofrece ahora oportunidades fascinantes para optimizar la experiencia de los participantes. Los CRM para eventos modernos, como AppCraft, utilizan datos e inteligencia artificial para agrupar a los participantes por afinidades, mejorando así la calidad de las interacciones y la eficacia del networking.
Agrupar a los participantes por afinidades ofrece varias ventajas:
• Mayor satisfacción de los participantes: los participantes se sienten más comprometidos cuando interactúan con personas que comparten intereses similares.
• Eficacia del networking: la agrupación por afinidades facilita encuentros más específicos y relevantes, lo que aumenta las posibilidades de futuras colaboraciones.
• Personalización de la experiencia del evento: cada participante disfruta de una experiencia más personalizada, lo que puede aumentar la fidelidad hacia el organizador del evento.
