Assegnate facilmente le camere e monitorate la sistemazione dei vostri partecipanti. Il nostro modulo Rooming automatizza l'organizzazione e mette fine al rompicapo dei fogli Excel grazieall'intelligenza artificiale e agli automatismi.
Excel è gratuito, finché non commettete un errore nella formula che vi costa 5000 € di no-show. AppCraft è un'assicurazione contro l'errore umano.
Non perdete più ore a incrociare file Excel. L'era dei file "Rooming_List_V12_Final.xlsx" è finita. Il nostro modulo Alloggio centralizza le vostre disponibilità (da poche camere a diverse centinaia) in tempo reale, consente un'assegnazione estremamente precisa delle camere in base al profilo degli ospiti e trasforma il compito di decidere "chi dorme con chi" in un'esperienza collaborativa semplice e fluida in cui ogni partecipante può scegliere il proprio compagno di stanza.
È la funzionalità che fa la differenza in termini di soddisfazione dei partecipanti. Al momento dell'iscrizione, o tramite il loro spazio personale, i tuoi ospiti possono cercare e selezionare autonomamente il loro "roommate" dall'elenco degli iscritti. Questo crea un coinvolgimento immediato, rassicura i partecipanti e ti evita centinaia di e-mail di reclami o modifiche dell'ultimo minuto.
Meno stress per l'organizzatore e una migliore esperienza per il partecipante!
Il moduloRoomingè uno strumento progettato per facilitare lagestione degli alloggi. Consente di organizzare le prenotazioni, assegnare le camere e monitorare l'occupazione in tempo reale.
Grazie a questo modulo è possibile:
• Mettere a disposizione una piattaforma online 24 ore su 24 affinché i vostri ospiti possano scegliere il loro hotel ed eventualmente il loro compagno di camera
• Presentare i dettagli delle camere disponibili e le relative tariffe affinché i vostri partecipanti possano effettuare direttamente la loro prenotazione.
Garantite ai vostri ospiti di prestigio l'accesso ai servizi che spettano loro senza frustrare gli altri partecipanti. Grazie al nostro motore di regole avanzato, potete nascondere o mostrare determinati hotel o tipi di camere (suite, vista mare) solo per categorie specifiche (VIP, direzione), monitorando al contempo le quote in tempo reale per evitare il sovraffollamento.
Non correrete più il rischio che i vostri stagisti prenotino la Suite Presidenziale.
In questo modo tutti risparmiano tempo e le informazioni sono aggiornate in tempo reale!
Una volta che i partecipanti hanno fatto la loro scelta, rimangono dei "vuoti" nelle vostre liste di sistemazione? AppCraft vi permette di riempire i posti vuoti in modo intelligente. Potete assegnare le camere rimanenti in blocco (ad esempio: raggruppandole per dipartimento o paese) o avviare un'assegnazione casuale per risparmiare tempo prezioso sui grandi volumi. Lo strumento fa il lavoro di Tetris al posto vostro.
Storicamente, e ancora oggi in molte organizzazioni, la gestione delle liste di assegnazione delle camere si basa su un processo arcaico:
1. L'organizzatore riceve un blocco di camere dall'hotel.
2. Crea un file Excel master ("Master_Rooming_V1.xlsx").
3. Inserisce manualmente i dati provenienti dai moduli di registrazione.
4. Invia questo file via e-mail all'hotel, all'agenzia di viaggi e al cliente.
5. Le modifiche si accumulano (cambiamenti di nomi, date, regimi speciali), creando versioni concorrenti (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Questo processo è intrinsecamente difettoso. Genera errori di reinserimento, problemi di versioning e, soprattutto, gravi falle di sicurezza.
Il modulo ha una finalità operativa: con un solo clic è possibile generare liste di sistemazione pulite, leggibili e complete (comprese diete alimentari o note speciali) pronte per essere inviate agli albergatori. Dal punto di vista dei partecipanti, non appena la camera viene confermata, le informazioni vengono automaticamente trasferite alla loro applicazione mobile (numero di camera, nome del compagno di stanza, indirizzo dell'hotel) per una comunicazione senza carta.
Non subite più le e-mail dell'ultimo minuto per i cambiamenti di camera.
La gestione dell'alloggio è il fulcro fondamentale del vostro evento. Un errore di copia-incolla, un'e-mail persa dalla reception o una modifica dell'ultimo minuto non comunicata possono rovinare l'esperienza dei partecipanti.
Con AppCraft, collegate direttamente i vostri moduli di registrazione alle vostre disponibilità alberghiere. Eliminate la reimmissione manuale dei dati, proteggete le vostre informazioni sensibili e offrite ai vostri team logistici uno strumento all'altezza delle loro sfide.
Sappiamo che i direttori logistici sono esperti di Excel. Non abbiamo voluto privarvi di questa flessibilità, ma l'abbiamo migliorata.
La nostra interfaccia "Grid View" vi consente di filtrare, ordinare, modificare in blocco e manipolare i vostri dati con la stessa rapidità di un foglio di calcolo, ma con la sicurezza di un database centralizzato. Niente più errori di versione, niente più conflitti di accesso: tutti lavorano sugli stessi dati, puliti e aggiornati.
È la funzionalità che cambia tutto per i vostri team operativi. Invece di esportare e inviare file Excel statici e non sicuri:
• Generate un link HTTPS unico per ogni partner alberghiero.
• Accesso dinamico: l'albergatore consulta una vista filtrata e sicura della lista delle camere, aggiornata nel momento stesso in cui si effettua una modifica.
• Conformità al GDPR: nessun dato personale sensibile (passaporto, regimi alimentari) transita più tramite e-mail non crittografate.
• Facilitate il check-in il giorno stesso in hotel grazie al modulo dedicato integratonell'applicazione mobile.
La scelta di un software di rooming dipende dal numero di partecipanti, dalle strutture alberghiere coinvolte e dalla complessità delle assegnazioni.
Per un evento di piccole dimensioni, può bastare un foglio di calcolo. Quando invece un seminario o un convegno richiede la distribuzione di diverse centinaia di partecipanti tra diversi hotel, una piattaforma specializzata facilita la gestione delle disponibilità e delle modifiche.
AppCraft offre un modulo collegato al proprio database dei partecipanti, che consente di gestire gli alloggi, monitorare le quote alberghiere e preparare le liste di sistemazione da un'unica interfaccia.
L'assegnazione delle camere deve tenere conto delle preferenze degli ospiti, del loro profilo e della disponibilità degli hotel.
Con AppCraft, gli organizzatori possono offrire ai partecipanti la possibilità di scegliere l'hotel, il tipo di camera e, se previsto dall'evento, il compagno di stanza.
Le assegnazioni rimanenti possono quindi essere effettuate in lotti in base a criteri prestabiliti, come il dipartimento o il paese, oppure in modo casuale.
L'organizzatore mantiene così la possibilità di adattare la ripartizione alle esigenze del proprio evento.
Per gestire efficacemente le quote, è importante monitorare la disponibilità per hotel e per tipologia di camera, definendo al contempo le condizioni di accesso ai vari servizi.
AppCraft consente di personalizzare le opzioni di alloggio in base al profilo dei partecipanti. Ad esempio, alcune categorie di camere possono essere proposte esclusivamente ai VIP o ai membri della direzione.
Il modulo consente inoltre di monitorare i tassi di occupazione degli hotel e la disponibilità delle camere, al fine di aiutare i team logistici a prevedere le esigenze e ad adeguare le assegnazioni.
Per evitare errori legati alle diverse versioni dei file Excel, gli organizzatori possono utilizzare una lista di sistemazione centralizzata, accessibile ai partner interessati.
AppCraft consente di generare un link HTTPS specifico per ogni albergatore. Quest’ultimo può consultare una versione filtrata e aggiornata della lista delle camere, senza dover ricevere un nuovo file ogni volta che viene apportata una modifica.
Gli organizzatori dispongono inoltre di un'interfaccia ispirata a Excel per filtrare, ordinare e modificare i propri dati. Questo approccio facilita la collaborazione con le strutture ricettive, limitando al contempo la circolazione dei dati personali tramite e-mail.
Un software di gestione delle sistemazioni facilita l'assegnazione e il monitoraggio degli alloggi, ma non sostituisce il coordinamento con gli hotel. Le modifiche dell'ultimo minuto devono tenere conto, in particolare, delle disponibilità effettive e delle condizioni di prenotazione.
Con AppCraft, i team possono modificare le assegnazioni da una piattaforma centralizzata e aggiornare le informazioni condivise con le strutture ricettive. I partecipanti possono inoltre consultare i dettagli relativi al proprio alloggio nell'app dedicata all'evento.
Per evitare errori, è fondamentale verificare regolarmente la disponibilità e definire una procedura di conferma con ogni hotel.
