Assegnate facilmente le camere e monitorate la sistemazione dei vostri partecipanti. Il nostro modulo Rooming automatizza l'organizzazione e mette fine al rompicapo dei fogli Excel grazieall'intelligenza artificiale e agli automatismi.
Excel è gratuito, finché non commettete un errore nella formula che vi costa 5000 € di no-show. AppCraft è un'assicurazione contro l'errore umano.
Non perdete più ore a incrociare file Excel. L'era dei file "Rooming_List_V12_Final.xlsx" è finita. Il nostro modulo Alloggio centralizza le vostre disponibilità (da poche camere a diverse centinaia) in tempo reale, consente un'assegnazione estremamente precisa delle camere in base al profilo degli ospiti e trasforma il compito di decidere "chi dorme con chi" in un'esperienza collaborativa semplice e fluida in cui ogni partecipante può scegliere il proprio compagno di stanza.
È la funzionalità che fa la differenza in termini di soddisfazione dei partecipanti. Al momento dell'iscrizione, o tramite il loro spazio personale, i tuoi ospiti possono cercare e selezionare autonomamente il loro "roommate" dall'elenco degli iscritti. Questo crea un coinvolgimento immediato, rassicura i partecipanti e ti evita centinaia di e-mail di reclami o modifiche dell'ultimo minuto.
Meno stress per l'organizzatore e una migliore esperienza per il partecipante!
Il moduloRoomingè uno strumento progettato per facilitare lagestione degli alloggi. Consente di organizzare le prenotazioni, assegnare le camere e monitorare l'occupazione in tempo reale.
Grazie a questo modulo è possibile:
• Mettere a disposizione una piattaforma online 24 ore su 24 affinché i vostri ospiti possano scegliere il loro hotel ed eventualmente il loro compagno di camera
• Presentare i dettagli delle camere disponibili e le relative tariffe affinché i vostri partecipanti possano effettuare direttamente la loro prenotazione.
Garantite ai vostri ospiti di prestigio l'accesso ai servizi che spettano loro senza frustrare gli altri partecipanti. Grazie al nostro motore di regole avanzato, potete nascondere o mostrare determinati hotel o tipi di camere (suite, vista mare) solo per categorie specifiche (VIP, direzione), monitorando al contempo le quote in tempo reale per evitare il sovraffollamento.
Non correrete più il rischio che i vostri stagisti prenotino la Suite Presidenziale.
In questo modo tutti risparmiano tempo e le informazioni sono aggiornate in tempo reale!
Una volta che i partecipanti hanno fatto la loro scelta, rimangono dei "vuoti" nelle vostre liste di sistemazione? AppCraft vi permette di riempire i posti vuoti in modo intelligente. Potete assegnare le camere rimanenti in blocco (ad esempio: raggruppandole per dipartimento o paese) o avviare un'assegnazione casuale per risparmiare tempo prezioso sui grandi volumi. Lo strumento fa il lavoro di Tetris al posto vostro.
Storicamente, e ancora oggi in molte organizzazioni, la gestione delle liste di assegnazione delle camere si basa su un processo arcaico:
1. L'organizzatore riceve un blocco di camere dall'hotel.
2. Crea un file Excel master ("Master_Rooming_V1.xlsx").
3. Inserisce manualmente i dati provenienti dai moduli di registrazione.
4. Invia questo file via e-mail all'hotel, all'agenzia di viaggi e al cliente.
5. Le modifiche si accumulano (cambiamenti di nomi, date, regimi speciali), creando versioni concorrenti (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Questo processo è intrinsecamente difettoso. Genera errori di reinserimento, problemi di versioning e, soprattutto, gravi falle di sicurezza.
Il modulo ha una finalità operativa: con un solo clic è possibile generare liste di sistemazione pulite, leggibili e complete (comprese diete alimentari o note speciali) pronte per essere inviate agli albergatori. Dal punto di vista dei partecipanti, non appena la camera viene confermata, le informazioni vengono automaticamente trasferite alla loro applicazione mobile (numero di camera, nome del compagno di stanza, indirizzo dell'hotel) per una comunicazione senza carta.
Non subite più le e-mail dell'ultimo minuto per i cambiamenti di camera.
La gestione dell'alloggio è il fulcro fondamentale del vostro evento. Un errore di copia-incolla, un'e-mail persa dalla reception o una modifica dell'ultimo minuto non comunicata possono rovinare l'esperienza dei partecipanti.
Con AppCraft, collegate direttamente i vostri moduli di registrazione alle vostre disponibilità alberghiere. Eliminate la reimmissione manuale dei dati, proteggete le vostre informazioni sensibili e offrite ai vostri team logistici uno strumento all'altezza delle loro sfide.
Sappiamo che i direttori logistici sono esperti di Excel. Non abbiamo voluto privarvi di questa flessibilità, ma l'abbiamo migliorata.
La nostra interfaccia "Grid View" vi consente di filtrare, ordinare, modificare in blocco e manipolare i vostri dati con la stessa rapidità di un foglio di calcolo, ma con la sicurezza di un database centralizzato. Niente più errori di versione, niente più conflitti di accesso: tutti lavorano sugli stessi dati, puliti e aggiornati.
È la funzionalità che cambia tutto per i vostri team operativi. Invece di esportare e inviare file Excel statici e non sicuri:
• Generate un link HTTPS unico per ogni partner alberghiero.
• Accesso dinamico: l'albergatore consulta una vista filtrata e sicura della lista delle camere, aggiornata nel momento stesso in cui si effettua una modifica.
• Conformità al GDPR: nessun dato personale sensibile (passaporto, regimi alimentari) transita più tramite e-mail non crittografate.
• Facilitate il check-in il giorno stesso in hotel grazie al modulo dedicato integratonell'applicazione mobile.
Le choix d'un logiciel de rooming dépend du nombre de participants, des établissements hôteliers mobilisés et de la complexité des affectations.
Pour un petit événement, un tableur peut suffire. En revanche, lorsqu'un séminaire ou une convention nécessite de répartir plusieurs centaines de participants entre différents hôtels, une plateforme spécialisée facilite la gestion des disponibilités et des modifications.
AppCraft propose un module connecté à sa base de participants, permettant de gérer les hébergements, de suivre les quotas hôteliers et de préparer les rooming lists depuis une interface commune.
L'attribution des chambres doit tenir compte des préférences des invités, de leur profil et des disponibilités hôtelières.
Avec AppCraft, les organisateurs peuvent proposer aux participants de choisir leur hôtel, leur type de chambre et, si l'événement le prévoit, leur partenaire de chambre.
Les affectations restantes peuvent ensuite être réalisées par lots selon des critères définis, comme le département ou le pays, ou de manière aléatoire.
L'organisateur conserve ainsi la possibilité d'adapter la répartition aux contraintes de son événement.
Pour gérer efficacement les quotas, il est important de suivre les disponibilités par hôtel et par type de chambre, tout en définissant les conditions d'accès aux différentes prestations.
AppCraft permet de personnaliser les choix d'hébergement en fonction du profil des participants. Par exemple, certaines catégories de chambres peuvent être proposées uniquement aux VIP ou aux membres de la direction.
Le module permet également de suivre les taux de remplissage des hôtels et les disponibilités, afin d'aider les équipes logistiques à anticiper les besoins et à ajuster les affectations.
Pour éviter les erreurs liées aux différentes versions des fichiers Excel, les organisateurs peuvent utiliser une rooming list centralisée, accessible aux partenaires concernés.
AppCraft permet de générer un lien HTTPS spécifique pour chaque hôtelier. Celui-ci peut consulter une vue filtrée et actualisée de la rooming list, sans recevoir un nouveau fichier à chaque modification.
Les organisateurs disposent également d'une interface inspirée d'Excel pour filtrer, trier et modifier leurs données. Cette approche facilite la collaboration avec les établissements hôteliers tout en limitant la circulation des données personnelles par email.
Un logiciel de rooming facilite les affectations et le suivi des hébergements, mais il ne remplace pas la coordination avec les hôtels. Les changements de dernière minute doivent notamment tenir compte des disponibilités réelles et des conditions de réservation.
Avec AppCraft, les équipes peuvent modifier les affectations depuis une base centralisée et actualiser les informations partagées avec les établissements hôteliers. Les participants peuvent également retrouver leurs informations d'hébergement dans leur application événementielle.
Pour éviter les erreurs, il reste indispensable de vérifier régulièrement les disponibilités et de définir une procédure de validation avec chaque hôtel.
