Assegnate facilmente le camere e monitorate la sistemazione dei vostri partecipanti. Il nostro modulo Rooming automatizza l'organizzazione e mette fine al rompicapo dei fogli Excel grazieall'intelligenza artificiale e agli automatismi.
Excel è gratuito, finché non commettete un errore nella formula che vi costa 5000 € di no-show. AppCraft è un'assicurazione contro l'errore umano.
Non perdete più ore a incrociare file Excel. L'era dei file "Rooming_List_V12_Final.xlsx" è finita. Il nostro modulo Alloggio centralizza le vostre disponibilità (da poche camere a diverse centinaia) in tempo reale, consente un'assegnazione estremamente precisa delle camere in base al profilo degli ospiti e trasforma il compito di decidere "chi dorme con chi" in un'esperienza collaborativa semplice e fluida in cui ogni partecipante può scegliere il proprio compagno di stanza.
È la funzionalità che fa la differenza in termini di soddisfazione dei partecipanti. Al momento dell'iscrizione, o tramite il loro spazio personale, i tuoi ospiti possono cercare e selezionare autonomamente il loro "roommate" dall'elenco degli iscritti. Questo crea un coinvolgimento immediato, rassicura i partecipanti e ti evita centinaia di e-mail di reclami o modifiche dell'ultimo minuto.
Meno stress per l'organizzatore e una migliore esperienza per il partecipante!
Il moduloRoomingè uno strumento progettato per facilitare lagestione degli alloggi. Consente di organizzare le prenotazioni, assegnare le camere e monitorare l'occupazione in tempo reale.
Grazie a questo modulo è possibile:
• Mettere a disposizione una piattaforma online 24 ore su 24 affinché i vostri ospiti possano scegliere il loro hotel ed eventualmente il loro compagno di camera
• Presentare i dettagli delle camere disponibili e le relative tariffe affinché i vostri partecipanti possano effettuare direttamente la loro prenotazione.
Garantite ai vostri ospiti di prestigio l'accesso ai servizi che spettano loro senza frustrare gli altri partecipanti. Grazie al nostro motore di regole avanzato, potete nascondere o mostrare determinati hotel o tipi di camere (suite, vista mare) solo per categorie specifiche (VIP, direzione), monitorando al contempo le quote in tempo reale per evitare il sovraffollamento.
Non correrete più il rischio che i vostri stagisti prenotino la Suite Presidenziale.
In questo modo tutti risparmiano tempo e le informazioni sono aggiornate in tempo reale!
Una volta che i partecipanti hanno fatto la loro scelta, rimangono dei "vuoti" nelle vostre liste di sistemazione? AppCraft vi permette di riempire i posti vuoti in modo intelligente. Potete assegnare le camere rimanenti in blocco (ad esempio: raggruppandole per dipartimento o paese) o avviare un'assegnazione casuale per risparmiare tempo prezioso sui grandi volumi. Lo strumento fa il lavoro di Tetris al posto vostro.
Storicamente, e ancora oggi in molte organizzazioni, la gestione delle liste di assegnazione delle camere si basa su un processo arcaico:
1. L'organizzatore riceve un blocco di camere dall'hotel.
2. Crea un file Excel master ("Master_Rooming_V1.xlsx").
3. Inserisce manualmente i dati provenienti dai moduli di registrazione.
4. Invia questo file via e-mail all'hotel, all'agenzia di viaggi e al cliente.
5. Le modifiche si accumulano (cambiamenti di nomi, date, regimi speciali), creando versioni concorrenti (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Questo processo è intrinsecamente difettoso. Genera errori di reinserimento, problemi di versioning e, soprattutto, gravi falle di sicurezza.
Il modulo ha una finalità operativa: con un solo clic è possibile generare liste di sistemazione pulite, leggibili e complete (comprese diete alimentari o note speciali) pronte per essere inviate agli albergatori. Dal punto di vista dei partecipanti, non appena la camera viene confermata, le informazioni vengono automaticamente trasferite alla loro applicazione mobile (numero di camera, nome del compagno di stanza, indirizzo dell'hotel) per una comunicazione senza carta.
Non subite più le e-mail dell'ultimo minuto per i cambiamenti di camera.
La gestione dell'alloggio è il fulcro fondamentale del vostro evento. Un errore di copia-incolla, un'e-mail persa dalla reception o una modifica dell'ultimo minuto non comunicata possono rovinare l'esperienza dei partecipanti.
Con AppCraft, collegate direttamente i vostri moduli di registrazione alle vostre disponibilità alberghiere. Eliminate la reimmissione manuale dei dati, proteggete le vostre informazioni sensibili e offrite ai vostri team logistici uno strumento all'altezza delle loro sfide.
Sappiamo che i direttori logistici sono esperti di Excel. Non abbiamo voluto privarvi di questa flessibilità, ma l'abbiamo migliorata.
La nostra interfaccia "Grid View" vi consente di filtrare, ordinare, modificare in blocco e manipolare i vostri dati con la stessa rapidità di un foglio di calcolo, ma con la sicurezza di un database centralizzato. Niente più errori di versione, niente più conflitti di accesso: tutti lavorano sugli stessi dati, puliti e aggiornati.
È la funzionalità che cambia tutto per i vostri team operativi. Invece di esportare e inviare file Excel statici e non sicuri:
• Generate un link HTTPS unico per ogni partner alberghiero.
• Accesso dinamico: l'albergatore consulta una vista filtrata e sicura della lista delle camere, aggiornata nel momento stesso in cui si effettua una modifica.
• Conformità al GDPR: nessun dato personale sensibile (passaporto, regimi alimentari) transita più tramite e-mail non crittografate.
• Facilitate il check-in il giorno stesso in hotel grazie al modulo dedicato integratonell'applicazione mobile.
Il rooming indica la gestione completa degli alloggi durante un evento professionale: assegnazione delle camere, gestione delle quote, monitoraggio delle prenotazioni e coordinamento con gli hotel.
Si tratta di una fase fondamentale per garantire un'organizzazione fluida e senza errori, in particolare quando i partecipanti sono numerosi o distribuiti in più strutture.
Per garantire un rooming fluido, è essenziale centralizzare fin dall'inizio le informazioni relative all'alloggio dei partecipanti. Avere una visione chiara delle esigenze, delle date di arrivo e di partenza e dei vincoli specifici consente di anticipare l'assegnazione delle camere ed evitare aggiustamenti dell'ultimo minuto.
Una volta strutturati i dati, è indispensabile monitorare regolarmente le prenotazioni e le quote alberghiere per garantire una distribuzione equilibrata e conforme agli accordi negoziati. Questa organizzazione preliminare facilita il coordinamento con le strutture alberghiere e garantisce un'esperienza serena ai partecipanti.
Uno degli errori più frequenti consiste nel gestire il rooming su più file o strumenti distinti, aumentando così il rischio di errori e duplicazioni. È inoltre importante evitare aggiornamenti tardivi o non condivisi, che complicano la comunicazione con gli hotel e generano incomprensioni.
Infine, trascurare il monitoraggio in tempo reale dei cambiamenti può influire rapidamente sull'esperienza degli ospiti. Una gestione centralizzata e regolarmente aggiornata rimane la chiave per una sistemazione controllata e senza stress.
Pochissime soluzioni di gestione eventi offrono questa funzionalità, che invece può farvi risparmiare tempo prezioso.
Collegato al 100% al database dei partecipanti, questo modulo vi offre una visione in tempo reale del tasso di occupazione delle camere e degli hotel che avete prenotato.
Nel dinamico mondo dell'organizzazione di eventi, è fondamentale creare interazioni significative tra i partecipanti. L'avvento delle tecnologie intelligenti offre ora interessanti opportunità per ottimizzare l'esperienza dei partecipanti. I moderni CRM per eventi come AppCraft utilizzano i dati e l'intelligenza artificiale per raggruppare i partecipanti in base alle affinità, migliorando così la qualità delle interazioni e l'efficacia del networking.
Raggruppare i partecipanti in base alle affinità offre diversi vantaggi:
• Maggiore soddisfazione dei partecipanti: i partecipanti si sentono più coinvolti quando interagiscono con persone che condividono interessi simili.
• Efficacia del networking: il raggruppamento in base alle affinità facilita incontri più mirati e pertinenti, aumentando così le possibilità di future collaborazioni.
• Personalizzazione dell'esperienza dell'evento: ogni partecipante beneficia di un'esperienza più personalizzata, che può aumentare la fedeltà nei confronti dell'organizzatore dell'evento.
