Optimice la bienvenida a sus participantes gracias a una aplicación de registro digital. Realice un seguimiento de las llegadas, controle los accesos y reduzca las colas para ofrecer una experiencia fluida y sin papeles.
Ofrezca a sus participantes un acceso instantáneo y gestione el flujo de personas con total tranquilidad. Nuestra solución de control de acceso y registro móvil, rápida y completa, convierte la bienvenida en un momento agradable en lugar de un cuello de botella. Al escanear, la pantalla muestra la información clave del participante (categoría, VIP, acceso restringido), lo que permite a su equipo de recepción personalizar su discurso y orientar eficazmente a sus visitantes.
¡Se acabaron las interminables colas!
Garantice a sus invitados un acceso rápido gracias a la tecnología de detección instantánea de códigos QR (en tarjetas de papel, correo electrónico o móvil).
Realice un seguimiento de sus índices de asistencia en tiempo real y vea al instante quién ha llegado y quién falta gracias a la sincronización en tiempo real con el Backoffice.
• Importe los archivos de los participantes desde XLS o CSV o gestione las inscripciones en línea.
• Genere automáticamente tarjetas de identificación con códigos QR para que los participantes puedan presentarlas en la recepción del evento.
◦ antes del evento
◦ o el mismo día con nuestras impresoras
• La interfaz de la aplicación de registro es muy intuitiva para los equipos de recepción, anfitriones y azafatas
• Escanee el código QR de los participantes o escriba su nombre directamente en la barra de búsqueda desde su tableta o smartphone.
◦ Sin duplicados de participantes, sin complicaciones: sus estadísticas siempre son fiables
• Esta solución agiliza el flujo de entrada y reduce las colas.
• Y lo más importante: ¡ahorre tiempo con una solución moderna!
Olvídese del costoso alquiler de duchas específicas o de equipos patentados. Nuestra aplicación está disponible para iOS y Android y convierte cualquier smartphone o tableta convencional en una herramienta de escaneo ultrarrápida. Sus azafatas y su personal estarán operativos en cuestión de minutos, sin necesidad de formación técnica compleja, lo que reducirá sus costes logísticos.
• Acceso instantáneo con teléfonos sencillos proporcionados por AppCraft.
• Ya no se necesitan equipos costosos y poco reciclables (láser).
• Ya no se necesitan listas en papel que nunca están actualizadas ni rotuladores fluorescentes.
• Protección de datos y cumplimiento normativo. RGPD .
El registro no se limita a la recepción general.
Tanto si organiza una gran feria como un seminario con múltiples actividades, AppCraft le simplifica la vida.
Nuestro sistema gestiona las «multisesias»: controle el acceso a cada taller, conferencia o cena de gala gracias a listas de asistencia específicas.
De este modo, podrá comprobar de un vistazo si todas las personas esperadas para una actividad específica están presentes, lo que garantiza una gestión logística impecable.
• Personalice la bienvenida a los invitados con un SMS o una notificación de bienvenida.
• Avise a un responsable o a un encargado de que acaba de llegar un VIP o un invitado con las notificaciones.
• Sincronice cada sesión en tiempo real entre varios anfitriones para disponer de estadísticas en tiempo real o ideal para no olvidarse de nadie cuando se necesitan varios autobuses para un traslado.
¿No hay conexión a Internet en el lugar del evento? No hay problema: nuestro modo sin conexión garantiza la continuidad del servicio y sincroniza los datos automáticamente en cuanto vuelve la red. Nunca se quedará bloqueado, ni siquiera en lugares aislados.
• Acceso y registro de los participantes incluso sin conexión a Internet.
• Sincronización automática de los datos tan pronto como se restablece la red.
• Protección de la información para evitar cualquier pérdida de datos.
¿Un invitado de última hora o una tarjeta de identificación olvidada ? No se preocupe.
Desde nuestra interfaz «Desk» en el ordenador o directamente a través de la aplicación móvil, puede buscar un participante manualmente, añadirlo sobre la marcha a la base de datos o reimprimir su tarjeta al instante. Mantenga el control de cada situación para ofrecer un servicio al cliente perfecto.
• Seguimiento de las firmas en tiempo real.
• Exportación de las listas de personas que han firmado a un archivo Excel con la fecha y la hora.
• Opcionalmente, puede pedir a los participantes que firmen al registrarse.
• Posibilidad de integración con su sistema de venta de entradas y CRM.
• Automatización de las validaciones y las estadísticas de asistencia.
• Acceso instantáneo con teléfonos sencillos proporcionados por AppCraft.
• Ya no se necesitan equipos costosos y poco reciclables (láser).
• Ya no se necesitan listas en papel que nunca están actualizadas ni rotuladores fluorescentes.
• Protección de datos y cumplimiento normativo. RGPD .
En general, el check-in sirve para:
1- Agilizar la llegada de los participantes y reducir las colas, lo que mejora la experiencia de los participantes
2- Eliminar las listas en papel y los rotuladores fluorescentes
3- Reducir los errores de acreditación
4- Asegurar los accesos y los aforos en función de las superficies y las restricciones sanitarias o de seguridad de sus infraestructuras.
5- Ofrecer una bienvenida premium a sus VIP: una vez que llegan o se escanean, se puede enviar una notificación a su personal para que les den una bienvenida individualizada: «La señora Michelle Obama acaba de llegar a la puerta D».
La implementación de una aplicación de registro para un evento se basa principalmente en la anticipación y la simplicidad. El primer paso consiste en centralizar su base de participantes en una única herramienta, con el fin de disponer de una lista fiable y actualizada antes del día D. Una vez importados o sincronizados los datos, la aplicación de registro permite generar automáticamente los accesos necesarios, como códigos QR o listas de control.
A continuación, es fundamental preparar a los equipos de recepción con antelación. La aplicación debe instalarse en los smartphones o tabletas dedicados, con accesos claramente definidos según las funciones. Por lo general, basta con una breve introducción para que los equipos sean autónomos y estén operativos desde el momento en que se abren las puertas.
El día del evento, la aplicación permite escanear a los participantes, verificar sus derechos de acceso y realizar un seguimiento de las llegadas en tiempo real. En caso de imprevistos, los equipos pueden buscar manualmente a un participante, añadirlo sobre la marcha o ajustar sus accesos directamente desde la interfaz. Este enfoque garantiza una acogida fluida, segura y sin estrés, tanto para los organizadores como para los participantes.
Una buena gestión del check-in y del check-out el día del evento es esencial para ofrecer una experiencia fluida y profesional a sus invitados.
Estos son los pasos clave recomendados:
1. Prepare sus sesiones de check-in con antelación: identifique las zonas de recepción, los puntos de control o los talleres en los que es necesario realizar un seguimiento de la asistencia.
2. Configure las funciones y los accesos de cada miembro del equipo de recepción en la aplicación AppCraft (anfitriones, azafatas, responsables de logística, etc.).
3. Escanee los códigos QR de los participantes nada más llegar o búsquelos por su nombre para agilizar las colas.
4. Realice un seguimiento de las llegadas en tiempo real: los datos se sincronizan automáticamente entre todos los dispositivos conectados.
5. Utilice el modo sin conexión si la conexión a Internet es inestable: los registros se actualizarán tan pronto como vuelva a haber conexión.
6. Gestione las salidas: de la misma manera, para garantizar un seguimiento preciso de las salidas y exportar sus hojas de asistencia con fecha y hora.
Simplifique cada paso del proceso de participación: menos esperas, cero duplicaciones, datos fiables y experiencia personalizada.
Algunas soluciones tienen un límite en cuanto al número de registros de entrada y salida que se pueden realizar simultáneamente. ¡Con Appcraft no hay límites!
Algunas soluciones requieren un lector láser de tarjetas, lo que no es el caso de Appcraft: basta con un simple móvil o una tableta. Es un equipo que quizá ya tenga o que es fácil de alquilar.
Además, es más ecológico (hay pocos canales para el reciclaje de lectores láser).
