Attribuez facilement les chambres et suivez l’hébergement de vos participants. Notre module Rooming automatise l’organisation et met fin aux casse‑têtes de tableaux Excel grâce à l’IA et aux automates.
Excel est gratuit, jusqu'à ce que vous fassiez une erreur de formule qui coûte 5000€ de no-shows. AppCraft est une assurance contre l'erreur humaine.
Ne perdez plus des heures à croiser des fichiers Excel.
L'époque des fichiers "Rooming_List_V12_Final.xlsx" est révolue.
Notre module Hébergement centralise vos stocks (de quelques chambres à plusieurs centaines) en temps réel, permet une affectation ultra-fine des chambres selon le profil des invités, et transforme la corvée du "qui dort avec qui" en une expérience collaborative simple et fluide où chaque participants peut choisir son binôme
C'est la fonctionnalité qui change tout pour la satisfaction des participants. Au moment de l'inscription, ou via leur espace personnel, vos invités peuvent rechercher et sélectionner eux-mêmes leur "roommate" parmi la liste des inscrits. Cela crée un engagement immédiat, rassure les participants, et vous évite des centaines d'emails de revendications ou de changements de dernière minute.
Moins de stress pour l’organisateur, et une meilleure expérience pour le participant !
Le module Rooming est un outil conçu pour faciliter la gestion des hébergements. Il permet d’organiser les réservations, d’attribuer les chambres et de suivre l’occupation en temps réel.
Grâce à ce module vous pouvez :
• Mettre à disposition une plateforme disponible en ligne 24h/24 pour que vos invités choisissent leur hôtel et éventuellement leur partenaire de chambre
• Présenter les détails des chambres disponibles et leurs tarifs pour que vos participants puissent faire leur réservation directement.
Garantissez que vos invités de marque accèdent aux prestations qui leur sont dues sans frustrer les autres participants. Grâce à notre moteur de règles avancé, vous pouvez masquer ou afficher certains hôtels ou types de chambres (Suites, Vue Mer) uniquement pour des catégories spécifiques (VIP, Direction), tout en suivant les quotas en temps réel pour éviter le surbooking.
Fini le risque de voir vos stagiaires réserver la Suite Présidentielle.
Comme cela tout le monde gagne du temps et les informations sont à jour en temps réel !
Une fois que les participants ont fait leurs choix, il vous reste des "trous" dans vos rooming lists ? AppCraft vous permet de combler les places vides intelligemment. Vous pouvez affecter les chambres restantes par lot (par exemple : grouper par département ou pays) ou lancer une affectation aléatoire pour gagner un temps précieux sur les grands volumes. L'outil fait le travail de Tetris à votre place.
Historiquement, et encore aujourd'hui dans de nombreuses organisations, la gestion des rooming lists repose sur un processus archaïque :
1. L'organisateur reçoit un allotement (block) de l'hôtel.
2. Il crée un fichier Excel maître ("Master_Rooming_V1.xlsx").
3. Il saisit manuellement les données issues des formulaires d'inscription.
4. Il envoie ce fichier par email à l'hôtel, à l'agence de voyage et au client.
5. Les modifications s'accumulent (changements de noms, dates, régimes spéciaux), créant des versions concurrentes (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Ce processus est intrinsèquement défaillant. Il génère des erreurs de ressaisie, des problèmes de versionning et, surtout, des failles de sécurité majeures.
La finalité du module est opérationnelle : générez en un clic des rooming lists propres, lisibles et complètes (incluant régimes alimentaires ou notes spéciales) prêtes à être envoyées aux hôteliers. Côté participant, dès que la chambre est validée, l'information remonte automatiquement dans son application mobile (numéro de chambre, nom du roommate, adresse de l'hôtel) pour une communication zéro papier.
Ne subissez plus les e-mails de dernière minute pour les changements de chambre.
La gestion de l'hébergement est le pivot critique de votre événement. Une erreur de copier-coller, un email perdu par la réception, ou une modification de dernière minute non transmise, et c'est l'expérience participant qui s'effondre.
Avec AppCraft, connectez directement vos formulaires d'inscription à vos stocks hôteliers. Supprimez les ressaisies manuelles, sécurisez vos données sensibles et offrez à vos équipes logistiques un outil à la hauteur de leurs enjeux.
Nous savons que les Directeurs Logistiques sont des experts d'Excel. Nous n'avons pas voulu vous enlever cette souplesse, nous l'avons améliorée.
Notre interface "Grid View" vous permet de filtrer, trier, éditer en masse et manipuler vos données avec la même rapidité qu'un tableur, mais avec la sécurité d'une base de données centralisée. Plus d'erreurs de version, plus de conflits d'accès : tout le monde travaille sur la même donnée, propre et à jour.
Le rooming désigne la gestion complète des hébergements lors d’un événement professionnel : attribution des chambres, gestion des quotas, suivi des réservations et coordination avec les hôtels.
C’est une étape clé pour assurer une organisation fluide et sans erreur, notamment lorsque vos participants sont nombreux ou répartis sur plusieurs établissements.
Très peu de solution de gestion événementielle propose cette fonctionnalité hors elle peut vous faire gagner un temps précieux.
100% connecté à la base de données des participants ce module vous offre une vision en temps réel de vos taux de remplissage des chambres et des hôtels que vous avez réservés
Dans le monde dynamique de l’organisation d’événements, l’importance de créer des interactions significatives entre les participants est primordiale. L’avènement des technologies intelligentes offre désormais des opportunités fascinantes pour optimiser l’expérience des participants. les CRM événementiels modernes comme AppCraft utilisent les données et l’intelligence artificielle pour regrouper les participants par affinités, améliorant ainsi la qualité des interactions et l’efficacité des réseautages.
Regrouper les participants par affinités offre plusieurs avantages :
• Amélioration de la satisfaction des participants : Les participants se sentent plus engagés lorsqu’ils interagissent avec des personnes partageant des intérêts similaires.
• Efficacité du networking : Le regroupement par affinités facilite des rencontres plus ciblées et pertinentes, augmentant ainsi les chances de collaborations futures.
• Personnalisation de l’expérience événementielle : Chaque participant bénéficie d’une expérience plus personnalisée, ce qui peut augmenter la fidélité envers l’organisateur de l’événement.
