Attribuez facilement les chambres et suivez l’hébergement de vos participants. Notre module Rooming automatise l’organisation et met fin aux casse‑têtes de tableaux Excel grâce à l’IA et aux automates.
Excel est gratuit, jusqu'à ce que vous fassiez une erreur de formule qui coûte 5000€ de no-shows. AppCraft est une assurance contre l'erreur humaine.
Ne perdez plus des heures à croiser des fichiers Excel. L'époque des fichiers "Rooming_List_V12_Final.xlsx" est révolue. Notre module Hébergement centralise vos stocks (de quelques chambres à plusieurs centaines) en temps réel, permet une affectation ultra-fine des chambres selon le profil des invités, et transforme la corvée du "qui dort avec qui" en une expérience collaborative simple et fluide où chaque participants peut choisir son binôme.
C'est la fonctionnalité qui change tout pour la satisfaction des participants. Au moment de l'inscription, ou via leur espace personnel, vos invités peuvent rechercher et sélectionner eux-mêmes leur "roommate" parmi la liste des inscrits. Cela crée un engagement immédiat, rassure les participants, et vous évite des centaines d'emails de revendications ou de changements de dernière minute.
Moins de stress pour l’organisateur, et une meilleure expérience pour le participant !
Le module Rooming est un outil conçu pour faciliter la gestion des hébergements. Il permet d’organiser les réservations, d’attribuer les chambres et de suivre l’occupation en temps réel.
Grâce à ce module vous pouvez :
• Mettre à disposition une plateforme disponible en ligne 24h/24 pour que vos invités choisissent leur hôtel et éventuellement leur partenaire de chambre
• Présenter les détails des chambres disponibles et leurs tarifs pour que vos participants puissent faire leur réservation directement.
Garantissez que vos invités de marque accèdent aux prestations qui leur sont dues sans frustrer les autres participants. Grâce à notre moteur de règles avancé, vous pouvez masquer ou afficher certains hôtels ou types de chambres (Suites, Vue Mer) uniquement pour des catégories spécifiques (VIP, Direction), tout en suivant les quotas en temps réel pour éviter le surbooking.
Fini le risque de voir vos stagiaires réserver la Suite Présidentielle.
Comme cela tout le monde gagne du temps et les informations sont à jour en temps réel !
Une fois que les participants ont fait leurs choix, il vous reste des "trous" dans vos rooming lists ? AppCraft vous permet de combler les places vides intelligemment. Vous pouvez affecter les chambres restantes par lot (par exemple : grouper par département ou pays) ou lancer une affectation aléatoire pour gagner un temps précieux sur les grands volumes. L'outil fait le travail de Tetris à votre place.
Historiquement, et encore aujourd'hui dans de nombreuses organisations, la gestion des rooming lists repose sur un processus archaïque :
1. L'organisateur reçoit un allotement (block) de l'hôtel.
2. Il crée un fichier Excel maître ("Master_Rooming_V1.xlsx").
3. Il saisit manuellement les données issues des formulaires d'inscription.
4. Il envoie ce fichier par email à l'hôtel, à l'agence de voyage et au client.
5. Les modifications s'accumulent (changements de noms, dates, régimes spéciaux), créant des versions concurrentes (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Ce processus est intrinsèquement défaillant. Il génère des erreurs de ressaisie, des problèmes de versionning et, surtout, des failles de sécurité majeures.
La finalité du module est opérationnelle : générez en un clic des rooming lists propres, lisibles et complètes (incluant régimes alimentaires ou notes spéciales) prêtes à être envoyées aux hôteliers. Côté participant, dès que la chambre est validée, l'information remonte automatiquement dans son application mobile (numéro de chambre, nom du roommate, adresse de l'hôtel) pour une communication zéro papier.
Ne subissez plus les e-mails de dernière minute pour les changements de chambre.
La gestion de l'hébergement est le pivot critique de votre événement. Une erreur de copier-coller, un email perdu par la réception, ou une modification de dernière minute non transmise, et c'est l'expérience participant qui s'effondre.
Avec AppCraft, connectez directement vos formulaires d'inscription à vos stocks hôteliers. Supprimez les ressaisies manuelles, sécurisez vos données sensibles et offrez à vos équipes logistiques un outil à la hauteur de leurs enjeux.
Nous savons que les Directeurs Logistiques sont des experts d'Excel. Nous n'avons pas voulu vous enlever cette souplesse, nous l'avons améliorée.
Notre interface "Grid View" vous permet de filtrer, trier, éditer en masse et manipuler vos données avec la même rapidité qu'un tableur, mais avec la sécurité d'une base de données centralisée. Plus d'erreurs de version, plus de conflits d'accès : tout le monde travaille sur la même donnée, propre et à jour.
C'est la fonctionnalité qui change tout pour vos équipes opérationnelles. Au lieu d'exporter et d'envoyer des fichiers Excel statiques et non sécurisés :
• Générez un lien HTTPS unique pour chaque partenaire hôtelier.
• Accès Dynamique : L'hôtelier consulte une vue filtrée et sécurisée de la rooming list, mise à jour à la seconde où vous effectuez une modification.
• Conformité RGPD : Plus aucune donnée personnelle sensible (Passeport, Régimes) ne transite par email non chiffré.
• Facilitez le check-In le jour J à l’hôtel grâce au module dédié intégré dans l’application mobile
Le choix d'un logiciel de rooming dépend du nombre de participants, des établissements hôteliers mobilisés et de la complexité des affectations.
Pour un petit événement, un tableur peut suffire. En revanche, lorsqu'un séminaire ou une convention nécessite de répartir plusieurs centaines de participants entre différents hôtels, une plateforme spécialisée facilite la gestion des disponibilités et des modifications.
AppCraft propose un module connecté à sa base de participants, permettant de gérer les hébergements, de suivre les quotas hôteliers et de préparer les rooming lists depuis une interface commune.
L'attribution des chambres doit tenir compte des préférences des invités, de leur profil et des disponibilités hôtelières.
Avec AppCraft, les organisateurs peuvent proposer aux participants de choisir leur hôtel, leur type de chambre et, si l'événement le prévoit, leur partenaire de chambre.
Les affectations restantes peuvent ensuite être réalisées par lots selon des critères définis, comme le département ou le pays, ou de manière aléatoire.
L'organisateur conserve ainsi la possibilité d'adapter la répartition aux contraintes de son événement.
Pour gérer efficacement les quotas, il est important de suivre les disponibilités par hôtel et par type de chambre, tout en définissant les conditions d'accès aux différentes prestations.
AppCraft permet de personnaliser les choix d'hébergement en fonction du profil des participants. Par exemple, certaines catégories de chambres peuvent être proposées uniquement aux VIP ou aux membres de la direction.
Le module permet également de suivre les taux de remplissage des hôtels et les disponibilités, afin d'aider les équipes logistiques à anticiper les besoins et à ajuster les affectations.
Pour éviter les erreurs liées aux différentes versions des fichiers Excel, les organisateurs peuvent utiliser une rooming list centralisée, accessible aux partenaires concernés.
AppCraft permet de générer un lien HTTPS spécifique pour chaque hôtelier. Celui-ci peut consulter une vue filtrée et actualisée de la rooming list, sans recevoir un nouveau fichier à chaque modification.
Les organisateurs disposent également d'une interface inspirée d'Excel pour filtrer, trier et modifier leurs données. Cette approche facilite la collaboration avec les établissements hôteliers tout en limitant la circulation des données personnelles par email.
Un logiciel de rooming facilite les affectations et le suivi des hébergements, mais il ne remplace pas la coordination avec les hôtels. Les changements de dernière minute doivent notamment tenir compte des disponibilités réelles et des conditions de réservation.
Avec AppCraft, les équipes peuvent modifier les affectations depuis une base centralisée et actualiser les informations partagées avec les établissements hôteliers. Les participants peuvent également retrouver leurs informations d'hébergement dans leur application événementielle.
Pour éviter les erreurs, il reste indispensable de vérifier régulièrement les disponibilités et de définir une procédure de validation avec chaque hôtel.
