Easily assign rooms and track your participants' accommodations. Our Rooming module automates the organization and puts an end to Excel spreadsheet headaches thanks toAI and automation.
Excel is free, until you make a formula error that costs you $5,000 in no-shows. AppCraft is insurance against human error.
Don't waste hours cross-referencing Excel files. The days of "Rooming_List_V12_Final.xlsx" files are over. Our Accommodation module centralizes your inventory (from a few rooms to several hundred) in real time, allows for ultra-precise room assignments based on guest profiles, and transforms the chore of "who sleeps with whom" into a simple and seamless collaborative experience where each participant can choose their roommate.
This feature makes all the difference when it comes to participant satisfaction. When registering, or via their personal space, your guests can search and select their own roommate from the list of registrants. This creates immediate engagement, reassures participants, and saves you hundreds of emails with last-minute requests or changes.
Less stress for the organizer and a better experience for the participant!
TheRoomingmodule is a tool designed to facilitateaccommodation management. It allows you to organize reservations, assign rooms, and track occupancy in real time.
With this module, you can:
• Provide a platform available online 24 hours a day so that your guests can choose their hotel and , if necessary, their roommate
• Present details of available rooms and their rates so that your participants can make their reservations directly.
Ensure that your VIP guests have access to the services they are entitled to without frustrating other participants. Thanks to our advanced rules engine, you can hide or display certain hotels or room types (suites, sea view) only for specific categories (VIP, management), while monitoring quotas in real time to avoid overbooking.
No more risk of your trainees booking the Presidential Suite.
This saves everyone time and ensures that information is updated in real time!
Once participants have made their choices, are there still "gaps" in your rooming lists? AppCraft allows you to fill the empty spaces intelligently. You can assign the remaining rooms in batches (for example: group by department or country) or run a random assignment to save valuable time on large volumes. The tool does the Tetris work for you.
Historically, and still today in many organizations, rooming list management is based on an archaic process:
1. The organizer receives an allotment (block) from the hotel.
2. They create a master Excel file ("Master_Rooming_V1.xlsx").
3. They manually enter the data from the registration forms.
4. They email this file to the hotel, the travel agency, and the client.
5. Changes accumulate (name changes, dates, special diets), creating competing versions (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
This process is inherently flawed. It generates re-entry errors, versioning issues, and, above all, major security breaches.
The module has an operational purpose: generate clean, legible, and complete rooming lists (including dietary requirements or special notes) ready to be sent to hoteliers with a single click. On the participant side, as soon as the room is confirmed, the information is automatically sent to their mobile app (room number, roommate's name, hotel address) for paperless communication.
No more last-minute emails about room changes.
Accommodation management is the critical hub of your event. A copy-paste error, an email lost by reception, or a last-minute change that wasn't communicated, and the participant experience falls apart.
With AppCraft, connect your registration forms directly to your hotel inventory. Eliminate manual re-entry, secure your sensitive data, and give your logistics teams a tool that's up to the task.
We know that Logistics Managers are Excel experts. We didn't want to take away that flexibility, we improved it.
Our Grid View interface allows you to filter, sort, edit in bulk, and manipulate your data as quickly as you would in a spreadsheet, but with the security of a centralized database. No more version errors or access conflicts: everyone works on the same data, which is clean and up to date.
This feature changes everything for your operational teams. Instead of exporting and sending static, unsecured Excel files:
• Generate a unique HTTPS link for each hotel partner.
• Dynamic Access: The hotelier views a filtered and secure version of the rooming list, updated the moment you make a change.
• GDPR Compliance: No more sensitive personal data (passports, dietary requirements) is sent via unencrypted email.
• Make check-in on the day of arrival easier at the hotel with the dedicated module integrated intothe mobile app.
Le choix d'un logiciel de rooming dépend du nombre de participants, des établissements hôteliers mobilisés et de la complexité des affectations.
Pour un petit événement, un tableur peut suffire. En revanche, lorsqu'un séminaire ou une convention nécessite de répartir plusieurs centaines de participants entre différents hôtels, une plateforme spécialisée facilite la gestion des disponibilités et des modifications.
AppCraft propose un module connecté à sa base de participants, permettant de gérer les hébergements, de suivre les quotas hôteliers et de préparer les rooming lists depuis une interface commune.
L'attribution des chambres doit tenir compte des préférences des invités, de leur profil et des disponibilités hôtelières.
Avec AppCraft, les organisateurs peuvent proposer aux participants de choisir leur hôtel, leur type de chambre et, si l'événement le prévoit, leur partenaire de chambre.
Les affectations restantes peuvent ensuite être réalisées par lots selon des critères définis, comme le département ou le pays, ou de manière aléatoire.
L'organisateur conserve ainsi la possibilité d'adapter la répartition aux contraintes de son événement.
Pour gérer efficacement les quotas, il est important de suivre les disponibilités par hôtel et par type de chambre, tout en définissant les conditions d'accès aux différentes prestations.
AppCraft permet de personnaliser les choix d'hébergement en fonction du profil des participants. Par exemple, certaines catégories de chambres peuvent être proposées uniquement aux VIP ou aux membres de la direction.
Le module permet également de suivre les taux de remplissage des hôtels et les disponibilités, afin d'aider les équipes logistiques à anticiper les besoins et à ajuster les affectations.
Pour éviter les erreurs liées aux différentes versions des fichiers Excel, les organisateurs peuvent utiliser une rooming list centralisée, accessible aux partenaires concernés.
AppCraft permet de générer un lien HTTPS spécifique pour chaque hôtelier. Celui-ci peut consulter une vue filtrée et actualisée de la rooming list, sans recevoir un nouveau fichier à chaque modification.
Les organisateurs disposent également d'une interface inspirée d'Excel pour filtrer, trier et modifier leurs données. Cette approche facilite la collaboration avec les établissements hôteliers tout en limitant la circulation des données personnelles par email.
Un logiciel de rooming facilite les affectations et le suivi des hébergements, mais il ne remplace pas la coordination avec les hôtels. Les changements de dernière minute doivent notamment tenir compte des disponibilités réelles et des conditions de réservation.
Avec AppCraft, les équipes peuvent modifier les affectations depuis une base centralisée et actualiser les informations partagées avec les établissements hôteliers. Les participants peuvent également retrouver leurs informations d'hébergement dans leur application événementielle.
Pour éviter les erreurs, il reste indispensable de vérifier régulièrement les disponibilités et de définir une procédure de validation avec chaque hôtel.
