Éliminez le casse‑tête logistique et réceptif avec notre module logistique et hospitality : gérez facilement les déplacements, hébergements, chambres et plannings personnalisés des participants. Suivez en temps réel qui loge où et simplifiez les échanges avec les hôteliers.
Fini les multiples versions de fichiers Excel et les erreurs de saisie manuelle. AppCraft centralise la gestion des vols, le rooming intelligent et le pilotage de vos tâches réceptives dans une plateforme unique et ultra-fléxible, offrant une expérience fluide à vos participants et une sérénité totale à votre équipe organisationnelle ou à votre Dir log ;-). Avec un back-Office aussi puissant qu’Excel vous gérez toutes votre planification événementielle et les mises à jour avec une grande précision pour n’oublier personne.
Remplacez les échanges interminables de fichiers Excel par des liens de partage dynamiques pour garantir une fluidité opérationnelle immédiate.
Vos prestataires (hôteliers, transporteurs) accèdent en un clic à une information sécurisée toujours fiable et mise à jour en temps réel.
Vous éliminez ainsi les risques d'erreurs logistiques tout en vous délestant de la mise à jour manuelle des tableaux via de simples liens sécurisés.
Oubliez la gestion manuelle des listes ! Notre système vous permet de créer des groupes dynamiques basés sur des critères de participation, de statut ou de préférence.
Cette segmentation est essentielle pour la logistique : elle permet une affectation automatique aux chambres, aux transferts ou l'envoi de communications ultra-personnalisées.
C'est l'outil parfait pour gérer des profils de participants variés (VIP, presse, intervenants, etc.) sans effort supplémentaire.
Côté participant, tout est transparent : ils retrouvent l'ensemble de leurs informations logistiques (billets, hôtel, binôme) directement dans l'application mobile de l'événement.
Bénéfices pour les responsables logistique :
Pour le dir log la gestion des groupes dynamiques permet d’affecter un participant à un ou plusieurs groupe en fonction de rêgles sur les critères de la base de donnée.
Grâce à ces rêgles dynamiques, si un critère change, automatiquement un participant peut basculer dans un nouveau groupe. Cela vous envoie alors une alerte si besoin.
• La base de données et les fonctions d’automatisation, de modifications, d’alertes vont vous faire gagner du temps
• Vous pouvez travailler à plusieurs simultanément en mode collaboratif
Réduisez drastiquement le temps passé à l'affectation des chambres.
Offrez à vos participants la liberté de choisir eux-mêmes leur partenaire de chambre directement via l'application, tout en sélectionnant leur hôtel et le type de chambre souhaité.
Notre outil gère automatiquement les contraintes (ex: homme/femme) et offre une affectation par groupe intelligente pour ceux qui n'ont pas fait de choix. Vous obtenez une visibilité instantanée sur les quotas de chambre dans tous les hôtels.
Bénéfices pour les directrices et directeurs logistique :
• Centraliser totalement : hôtels, activités et workshops gérés dans une seule interface conviviale.
• Gérer les quotas dans votre logistique : prise en compte des places limitées avec précision.
• Assurer une souplesse optimale : typologie des chambres et attribution des partenaires directement depuis les formulaires.
• Partager en temps réel vos rooming list avec les hôteliers grâce au rapports dynamiques
• Gagner en efficacité : répartition fluide des participants, sans doublons ni oublis.
• Faire gagner du temps aux organisateurs : tout est regroupé et automatisé.
La gestion des transports devient infaillible. Grâce à l'intégration avec Amadeus, nous assurons une saisie simplifiée et une validation instantanée des informations de vol par les participants, garantissant des données fiables et sans erreur.
Simplifiez la collecte des horaires pour organiser vos transferts et regroupez vos participants par groupe de transport (selon les heures d'arrivée ou de départ). Les participants reçoivent une notification avant chaque transport (rappel de l'heure et du lieu de RDV), centralisant toutes les infos dans leur application.
• Gestion des groupes et catégories de participants
• L’application de Check-IN Check-OUT, vous aide à chaque étape pour savoir où sont vos invités, pour gérer vos jauges et quotas
• Administration du programme personnalisé modifiable en temps réel
• Publication sélective des informations par profil
• Mises à jour en temps réel de votre planification logistique
Vos participants retrouvent l'intégralité de leurs détails personnels directement dans l'application de l'événement. Confirmation d'hôtel, terminal de vol, numéro de chambre et horaires de navettes sont accessibles en un clic, sans avoir à fouiller dans leurs emails.
C’est l’assurance d’une expérience utilisateur moderne où tout est centralisé au même endroit.
Pour l’organisateur ou le chef de projet logistique :
• Moins de stress : anticipez les besoins et réduisez les imprévus.
• Suivi en temps réel : visualisation instantanée des affectations et de votre planning logistique.
• Gestion optimisée : listes de passagers centralisées, sans doublons ni oublis.
• Votre conciergerie via les notifications en cas d’imprévu
• Structurez vos tâches par section, par phase de votre projet événementiel et suivez leur progression.
• Listez et hiérarchisez facilement vos tâches et organisez votre agenda grâce au système de drag & drop de votre check-list.
• Affectez les bonnes personnes au bon moment collègues ou prestataires.
• Toutes vos taches sont centralisées et vous recevez un rappel par email.
• Validez vos taches sans les supprimer pour pouvoir rejouer vos check-lists événementielles sur un prochain event.
• Gérez vos deadlines et visualisez facilement les tâches en retard.
• Programmez vos alertes.
L’outil idéal pour le métier d’event planner :
– Sens de l’organisation pour gérer la pression et le stress liés à l'organisation d'événements
– Gestion du temps et des priorités pour répondre aux imprévus et trouver des solutions rapidement
– Flexibilité et adaptabilité pour proposer des événements toujours plus innovants
La logistique événementielle regroupe l’ensemble des opérations nécessaires pour assurer le bon déroulement d’un événement, depuis la planification jusqu’au jour J, on parle aussi de “réceptif”.
Elle englobe la gestion des participants, des transports, des hébergements, des activités, des intervenants et du matériel, afin de garantir une expérience fluide et sans imprévu.
Chez AppCraft, nous centralisons toutes ces données dans une plateforme unique et intuitive, plus puissante qu’un tableur Excel, pour simplifier la vie des responsables logistiques et assurer la réussite de chaque événement.
Mettre en place une gestion logistique performante repose sur l’anticipation, la centralisation et l’automatisation des processus. Voici les étapes clés :
1. Centraliser les informations : regroupez toutes les données des participants (transport, hébergement, activités, workshops…) dans une seule interface.
2. Planifier et suivre les tâches : créez des to-do lists structurées par phase de projet pour suivre l’avancement et respecter les deadlines.
3. Automatiser les affectations : laissez la plateforme affecter automatiquement chaque participant à son hôtel, son groupe ou son vol selon les réponses au formulaire.
4. Collaborer en temps réel : travaillez à plusieurs sur la même base, en mode collaboratif, tout en limitant les erreurs grâce aux alertes et mises à jour dynamiques.
5. Suivre le jour J : visualisez les arrivées, transferts et check-in/check-out en temps réel pour une expérience fluide et sans stress.
Ces étapes sont simplifiées sont simplifié grace au logiciel d’Appcraft : tout est connecté, automatisé et personnalisable pour garantir une logistique fluide et un événement parfaitement orchestré.
1. Planification et coordination du transport : AppCraft peut aider les organisateurs à planifier et coordonner le transport depuis et vers les principaux points d’arrivée tels que les aéroports, gares, et hôtels.
2. Intégration des options de transport dans l’inscription : Le système d’inscription peut permettre aux participants de sélectionner des options de transport lors de leur inscription à l’événement, facilitant ainsi la planification globale et individuelle.
3. Communication efficace avec les participants : AppCraft fournit des outils pour communiquer efficacement les informations de transport aux participants, y compris les horaires, les lieux de prise en charge, et les itinéraires recommandés.
Appcraft peut répondre à cette question de plusieurs manières :
1. Certifications ISO : AppCraft est certifiée ISO 27001 et ISO 20121, ce qui indique que nous suivons des normes strictes pour la sécurité des informations et la gestion durable des événements. Cela assure aux clients que les pratiques de sécurité et de santé sont au cœur de nos opérations.
2. Gestion sécurisée des événements : La plateforme AppCraft offre des fonctionnalités spécifiques pour la gestion sécurisée des événements, incluant la logistique, l’enregistrement, et le check-in, contribuant à un environnement sûr pour tous les participants.
3. Technologies de sécurisation : AppCraft utilise des technologies avancées pour sécuriser les données des participants et du personnel, s’assurant que toutes les informations sont protégées contre les cyberattaques et autres menaces de sécurité.
