Elimina il rompicapo logistico e ricettivo con il nostro modulo logistico e di ospitalità: gestisci facilmente gli spostamenti, gli alloggi, le camere e i programmi personalizzati dei partecipanti. Segui in tempo reale chi alloggia dove e semplifica gli scambi con gli albergatori.
Niente più versioni multiple di file Excel ed errori di inserimento manuale. AppCraft centralizza la gestione dei voli, la sistemazione intelligente delle camere e la gestione delle attività ricettive in un'unica piattaforma ultraflessibile, offrendo un'esperienza fluida ai partecipanti e la massima tranquillità al team organizzativo o al direttore logistico ;-). Con un back-office potente come Excel, potrete gestire tutta la pianificazione degli eventi e gli aggiornamenti con grande precisione, senza dimenticare nessuno.
Sostituite gli interminabili scambi di file Excel con link di condivisione dinamici per garantire un'immediata fluidità operativa.
I vostri fornitori (albergatori, trasportatori) accedono con un clic a informazioni sicure, sempre affidabili e aggiornate in tempo reale.
In questo modo eliminate il rischio di errori logistici , liberandovi dall'aggiornamento manuale delle tabelle tramite semplici link sicuri.
Dimenticate la gestione manuale delle liste! Il nostro sistema vi permette di creare gruppi dinamici basati su criteri di partecipazione, status o preferenze.
Questa segmentazione è essenziale per la logistica : consente l'assegnazione automatica delle camere, i trasferimenti o l'invio di comunicazioni ultra-personalizzate.
È lo strumento perfetto per gestire profili di partecipanti diversi (VIP, stampa, relatori, ecc.) senza sforzo aggiuntivo.
Dal punto di vista dei partecipanti, tutto è trasparente: trovano tutte le loro informazioni logistiche (biglietti, hotel, binomio) direttamente nell' nell'applicazione mobile dell'evento.
Vantaggi per i responsabili della logistica:
Per il responsabile della logistica, la gestione dei gruppi dinamici consente di assegnare un partecipante a uno o più gruppi in base a regole relative ai criteri del database.
Grazie a queste regole dinamiche, se un criterio cambia, un partecipante può passare automaticamente a un nuovo gruppo. Se necessario, vi verrà inviato un avviso.
• Il database e le funzioni di automazione, modifica e avviso vi faranno risparmiare tempo
• È possibile lavorare in più persone contemporaneamente in modalità collaborativa
Riducete drasticamente il tempo dedicato all'assegnazione delle camere.
Offrite ai vostri partecipanti la libertà di scegliere direttamente il proprio compagno di camera tramite l'applicazione, selezionando al contempo l'hotel e il tipo di camera desiderato.
Il nostro strumento gestisce automaticamente i vincoli (ad es. uomo/donna) e offre un'assegnazione intelligente per gruppo a coloro che non hanno effettuato alcuna scelta. Otterrete una visibilità immediata sulle quote di camere in tutti gli hotel.
Vantaggi per i responsabili della logistica:
• Centralizzazione totale: hotel, attività e workshop gestiti in un'unica interfaccia intuitiva.
• Gestione delle quote nella logistica: considerazione accurata dei posti limitati.
• Garanzia di flessibilità ottimale: tipologia delle camere e assegnazione dei partner direttamente dai moduli.
• Condividere in tempo reale le vostre liste di sistemazione con gli albergatori grazie ai rapporti dinamici
• Aumentare l'efficienza: distribuzione fluida dei partecipanti, senza doppioni né dimenticanze.
• Far risparmiare tempo agli organizzatori: tutto è raggruppato e automatizzato.
La gestione dei trasporti diventa infallibile. Grazie all'integrazione con Amadeus, garantiamo un inserimento semplificato e una convalida istantanea delle informazioni di volo da parte dei partecipanti, assicurando dati affidabili e privi di errori.
Semplificate la raccolta degli orari per organizzare i vostri trasferimenti e raggruppate i partecipanti per gruppo di trasporto (in base agli orari di arrivo o di partenza). I partecipanti ricevono una notifica prima di ogni trasporto (promemoria dell'ora e del luogo dell'appuntamento), centralizzando tutte le informazioni nella loro applicazione.
• Gestione dei gruppi e delle categorie di partecipanti
• L'applicazione Check-IN Check-OUT vi aiuta in ogni fase a sapere dove si trovano i vostri ospiti, a gestire i vostri indicatori e le vostre quote
• Amministrazione del programma personalizzato modificabile in tempo reale
• Pubblicazione selettiva delle informazioni per profilo
• Aggiornamenti in tempo reale della vostra pianificazione logistica
I partecipanti possono trovare tutti i loro dati personali direttamente nell'applicazione dell'evento. La conferma dell'hotel, il terminal del volo, il numero della camera e gli orari delle navette sono accessibili con un solo clic, senza dover cercare nelle e-mail.
È la garanzia di un'esperienza utente moderna in cui tutto è centralizzato in un unico posto.
Per l'organizzatore o il responsabile della logistica:
• Meno stress: anticipa le esigenze e riduci gli imprevisti.
• Monitoraggio in tempo reale: visualizzazione istantanea delle assegnazioni e della tua pianificazione logistica.
• Gestione ottimizzata: elenchi passeggeri centralizzati, senza duplicati né omissioni.
• Il tuo servizio di concierge tramite notifiche in caso di imprevisti
• Strutturate i vostri compiti per sezione, per fase del vostro progetto di evento e seguite i loro progressi.
• Elencate e classificate facilmente i vostri compiti e organizzate la vostra agenda grazie al sistema drag & drop della vostra checklist.
• Assegnate le persone giuste al momento giusto, colleghi o fornitori.
• Tutti i vostri compiti sono centralizzati e ricevete un promemoria via e-mail.
• Convalida i tuoi compiti senza eliminarli, in modo da poter riutilizzare le tue checklist per un evento futuro.
• Gestisci le tue scadenze e visualizza facilmente i compiti in ritardo.
• Programma i tuoi avvisi.
Lo strumento ideale per il lavoro di event planner:
– Capacità organizzative per gestire la pressione e lo stress legati all'organizzazione di eventi
– Gestione del tempo e delle priorità per rispondere agli imprevisti e trovare rapidamente delle soluzioni
– Flessibilità e adattabilità per proporre eventi sempre più innovativi
Le choix d'un logiciel de logistique événementielle dépend du nombre de participants, des déplacements à coordonner, des besoins d'hébergement et du niveau de personnalisation attendu.
Pour un événement simple, un tableur peut suffire. En revanche, pour un séminaire résidentiel, une convention ou un événement réunissant des participants venant de plusieurs destinations, une plateforme dédiée facilite la coordination.
AppCraft permet de centraliser les informations logistiques, de gérer les affectations des participants et de partager des rapports actualisés avec les prestataires. Les organisateurs disposent ainsi d'une vision commune des opérations.
Pour organiser efficacement le rooming d'un séminaire, il faut collecter les préférences d'hébergement, définir les quotas disponibles et préparer les affectations avant l'arrivée des participants.
Avec AppCraft, les invités peuvent sélectionner leur hôtel, leur type de chambre et, lorsque l'organisation le prévoit, leur partenaire de chambre. La plateforme permet également d'effectuer des affectations par groupes selon des critères définis en amont.
Les responsables logistiques peuvent suivre les quotas des différents hôtels et partager les informations nécessaires avec leurs partenaires hôteliers.
Pour organiser les transferts, il est essentiel de recueillir les horaires d'arrivée et de départ, d'identifier les points de rendez-vous et de regrouper les voyageurs selon leurs besoins.
AppCraft dispose d'une intégration avec Amadeus pour faciliter la collecte et la validation des informations de vol. Les organisateurs peuvent constituer des groupes de transport et communiquer aux participants leurs horaires et lieux de rendez-vous.
Les informations pratiques peuvent être consultées depuis l'application événementielle. Il reste à l'organisateur de prévoir les véhicules, les prestataires et les capacités nécessaires aux différents transferts.
Pour gérer les imprévus, les organisateurs doivent disposer d'informations actualisées, identifier rapidement les participants concernés et communiquer les modifications aux bonnes personnes.
AppCraft propose des groupes dynamiques qui permettent de segmenter les participants selon leur profil, leur statut ou leurs préférences. Ces groupes peuvent faciliter la mise à jour des affectations et l'envoi de communications ciblées.
Par exemple, en cas de modification d'un transfert, l'organisateur peut identifier le groupe concerné et lui communiquer les nouvelles informations. Les participants peuvent retrouver leurs informations logistiques personnalisées dans leur application événementielle.
Pour éviter les erreurs liées aux multiples versions de fichiers Excel, il est préférable de partager des informations actualisées depuis un environnement commun.
AppCraft permet de créer des rapports dynamiques accessibles aux prestataires, notamment aux hôteliers et aux transporteurs, grâce à des liens de partage sécurisés. Les organisateurs peuvent ainsi transmettre les informations nécessaires sans multiplier les envois de fichiers.
Cette approche est particulièrement utile lors d'événements où les affectations, les horaires ou les listes de participants évoluent régulièrement.
