Elimina il rompicapo logistico e ricettivo con il nostro modulo logistico e di ospitalità: gestisci facilmente gli spostamenti, gli alloggi, le camere e i programmi personalizzati dei partecipanti. Segui in tempo reale chi alloggia dove e semplifica gli scambi con gli albergatori.
Niente più versioni multiple di file Excel ed errori di inserimento manuale. AppCraft centralizza la gestione dei voli, la sistemazione intelligente delle camere e la gestione delle attività ricettive in un'unica piattaforma ultraflessibile, offrendo un'esperienza fluida ai partecipanti e la massima tranquillità al team organizzativo o al direttore logistico ;-). Con un back-office potente come Excel, potrete gestire tutta la pianificazione degli eventi e gli aggiornamenti con grande precisione, senza dimenticare nessuno.
Sostituite gli interminabili scambi di file Excel con link di condivisione dinamici per garantire un'immediata fluidità operativa.
I vostri fornitori (albergatori, trasportatori) accedono con un clic a informazioni sicure, sempre affidabili e aggiornate in tempo reale.
In questo modo eliminate il rischio di errori logistici , liberandovi dall'aggiornamento manuale delle tabelle tramite semplici link sicuri.
Dimenticate la gestione manuale delle liste! Il nostro sistema vi permette di creare gruppi dinamici basati su criteri di partecipazione, status o preferenze.
Questa segmentazione è essenziale per la logistica : consente l'assegnazione automatica delle camere, i trasferimenti o l'invio di comunicazioni ultra-personalizzate.
È lo strumento perfetto per gestire profili di partecipanti diversi (VIP, stampa, relatori, ecc.) senza sforzo aggiuntivo.
Dal punto di vista dei partecipanti, tutto è trasparente: trovano tutte le loro informazioni logistiche (biglietti, hotel, binomio) direttamente nell' nell'applicazione mobile dell'evento.
Vantaggi per i responsabili della logistica:
Per il responsabile della logistica, la gestione dei gruppi dinamici consente di assegnare un partecipante a uno o più gruppi in base a regole relative ai criteri del database.
Grazie a queste regole dinamiche, se un criterio cambia, un partecipante può passare automaticamente a un nuovo gruppo. Se necessario, vi verrà inviato un avviso.
• Il database e le funzioni di automazione, modifica e avviso vi faranno risparmiare tempo
• È possibile lavorare in più persone contemporaneamente in modalità collaborativa
Riducete drasticamente il tempo dedicato all'assegnazione delle camere.
Offrite ai vostri partecipanti la libertà di scegliere direttamente il proprio compagno di camera tramite l'applicazione, selezionando al contempo l'hotel e il tipo di camera desiderato.
Il nostro strumento gestisce automaticamente i vincoli (ad es. uomo/donna) e offre un'assegnazione intelligente per gruppo a coloro che non hanno effettuato alcuna scelta. Otterrete una visibilità immediata sulle quote di camere in tutti gli hotel.
Vantaggi per i responsabili della logistica:
• Centralizzazione totale: hotel, attività e workshop gestiti in un'unica interfaccia intuitiva.
• Gestione delle quote nella logistica: considerazione accurata dei posti limitati.
• Garanzia di flessibilità ottimale: tipologia delle camere e assegnazione dei partner direttamente dai moduli.
• Condividere in tempo reale le vostre liste di sistemazione con gli albergatori grazie ai rapporti dinamici
• Aumentare l'efficienza: distribuzione fluida dei partecipanti, senza doppioni né dimenticanze.
• Far risparmiare tempo agli organizzatori: tutto è raggruppato e automatizzato.
La gestione dei trasporti diventa infallibile. Grazie all'integrazione con Amadeus, garantiamo un inserimento semplificato e una convalida istantanea delle informazioni di volo da parte dei partecipanti, assicurando dati affidabili e privi di errori.
Semplificate la raccolta degli orari per organizzare i vostri trasferimenti e raggruppate i partecipanti per gruppo di trasporto (in base agli orari di arrivo o di partenza). I partecipanti ricevono una notifica prima di ogni trasporto (promemoria dell'ora e del luogo dell'appuntamento), centralizzando tutte le informazioni nella loro applicazione.
• Gestione dei gruppi e delle categorie di partecipanti
• L'applicazione Check-IN Check-OUT vi aiuta in ogni fase a sapere dove si trovano i vostri ospiti, a gestire i vostri indicatori e le vostre quote
• Amministrazione del programma personalizzato modificabile in tempo reale
• Pubblicazione selettiva delle informazioni per profilo
• Aggiornamenti in tempo reale della vostra pianificazione logistica
I partecipanti possono trovare tutti i loro dati personali direttamente nell'applicazione dell'evento. La conferma dell'hotel, il terminal del volo, il numero della camera e gli orari delle navette sono accessibili con un solo clic, senza dover cercare nelle e-mail.
È la garanzia di un'esperienza utente moderna in cui tutto è centralizzato in un unico posto.
Per l'organizzatore o il responsabile della logistica:
• Meno stress: anticipa le esigenze e riduci gli imprevisti.
• Monitoraggio in tempo reale: visualizzazione istantanea delle assegnazioni e della tua pianificazione logistica.
• Gestione ottimizzata: elenchi passeggeri centralizzati, senza duplicati né omissioni.
• Il tuo servizio di concierge tramite notifiche in caso di imprevisti
• Strutturate i vostri compiti per sezione, per fase del vostro progetto di evento e seguite i loro progressi.
• Elencate e classificate facilmente i vostri compiti e organizzate la vostra agenda grazie al sistema drag & drop della vostra checklist.
• Assegnate le persone giuste al momento giusto, colleghi o fornitori.
• Tutti i vostri compiti sono centralizzati e ricevete un promemoria via e-mail.
• Convalida i tuoi compiti senza eliminarli, in modo da poter riutilizzare le tue checklist per un evento futuro.
• Gestisci le tue scadenze e visualizza facilmente i compiti in ritardo.
• Programma i tuoi avvisi.
Lo strumento ideale per il lavoro di event planner:
– Capacità organizzative per gestire la pressione e lo stress legati all'organizzazione di eventi
– Gestione del tempo e delle priorità per rispondere agli imprevisti e trovare rapidamente delle soluzioni
– Flessibilità e adattabilità per proporre eventi sempre più innovativi
La logistica degli eventi comprende tutte le operazioni necessarie per garantire il corretto svolgimento di un evento, dalla pianificazione al giorno dell'evento stesso, ed è anche nota come "servizio di accoglienza".
Comprende la gestione dei partecipanti, dei trasporti, degli alloggi, delle attività, dei relatori e delle attrezzature, al fine di garantire un'esperienza fluida e senza imprevisti.
Noi di AppCraft centralizziamo tutti questi dati in un'unica piattaforma intuitiva, più potente di un foglio di calcolo Excel, per semplificare la vita dei responsabili della logistica e garantire il successo di ogni evento.
L'implementazione di una gestione logistica efficiente si basa sull'anticipazione, la centralizzazione e l'automazione dei processi. Ecco i passaggi chiave:
1. Centralizzare le informazioni: raggruppare tutti i dati dei partecipanti (trasporto, alloggio, attività, workshop...) in un'unica interfaccia.
2. Pianificare e monitorare le attività: creare elenchi di cose da fare strutturati per fase di progetto per monitorare lo stato di avanzamento e rispettare le scadenze.
3. Automatizzare le assegnazioni: lasciare che la piattaforma assegni automaticamente ogni partecipante al proprio hotel, gruppo o volo in base alle risposte al modulo.
4. Collaborare in tempo reale: lavorate in gruppo sulla stessa base, in modalità collaborativa, limitando gli errori grazie agli avvisi e agli aggiornamenti dinamici.
5. Seguire il giorno dell'evento: visualizza gli arrivi, i trasferimenti e i check-in/check-out in tempo reale per un'esperienza fluida e senza stress.
Questi passaggi sono semplificati grazie al software di Appcraft: tutto è connesso, automatizzato e personalizzabile per garantire una logistica fluida e un evento perfettamente orchestrato.
1. Pianificazione e coordinamento dei trasporti: AppCraft può aiutare gli organizzatori a pianificare e coordinare i trasporti da e verso i principali punti di arrivo, quali aeroporti, stazioni ferroviarie e hotel.
2. Integrazione delle opzioni di trasporto nella registrazione: il sistema di registrazione può consentire ai partecipanti di selezionare le opzioni di trasporto al momento dell'iscrizione all'evento, facilitando così la pianificazione globale e individuale.
3. Comunicazione efficace con i partecipanti: AppCraft fornisce strumenti per comunicare in modo efficace le informazioni di trasporto ai partecipanti, inclusi orari, luoghi di prelievo e itinerari consigliati.
Appcraft può rispondere a questa domanda in diversi modi:
1. Certificazioni ISO: AppCraft è certificata ISO 27001 e ISO 20121, il che indica che seguiamo standard rigorosi per la sicurezza delle informazioni e la gestione sostenibile degli eventi. Ciò garantisce ai clienti che le pratiche di sicurezza e salute sono al centro delle nostre operazioni.
2. Gestione sicura degli eventi: La piattaforma AppCraft offre funzionalità specifiche per la gestione sicura degli eventi, tra cui logistica, registrazione e check-in, contribuendo a creare un ambiente sicuro per tutti i partecipanti.
3. Tecnologie di sicurezza: AppCraft utilizza tecnologie avanzate per proteggere i dati dei partecipanti e del personale, garantendo che tutte le informazioni siano protette da attacchi informatici e altre minacce alla sicurezza.
