Ottimizza l'accoglienza dei tuoi partecipanti grazie a un'applicazione di check-in digitale. Tieni traccia degli arrivi, controlla gli accessi e riduci le code per offrire un'esperienza fluida e senza carta.
Offrite ai vostri partecipanti un accesso immediato e gestite l'afflusso in tutta tranquillità. La nostra soluzione di controllo degli accessi e check-in mobile, rapida e completa, rende l'accoglienza un momento piacevole anziché un collo di bottiglia. Durante la scansione, lo schermo visualizza le informazioni chiave del partecipante (categoria, VIP, accesso limitato), consentendo al vostro team di accoglienza di personalizzare il proprio discorso e orientare efficacemente i vostri visitatori.
Niente più code interminabili!
Garantite ai vostri ospiti un accesso rapido grazie alla tecnologia di rilevamento istantaneo dei codici QR (su badge cartaceo, e-mail o cellulare).
Monitorate i tassi di presenza in tempo reale e visualizzate immediatamente chi è arrivato e chi manca all'appello grazie alla sincronizzazione in tempo reale con il Backoffice.
• Importa i file dei partecipanti da XLS o CSV o gestisci le iscrizioni online.
• Genera automaticamente badge con codici QR che i partecipanti potranno presentare all'accoglienza dell'evento.
◦ prima dell'evento
◦ oppure il giorno stesso con le nostre stampanti
• L'interfaccia dell'app di check-in è estremamente intuitiva per il personale addetto all'accoglienza, gli host e le hostess
• Scansiona il codice QR dei partecipanti o digita direttamente il loro nome nella barra di ricerca dal tuo tablet o smartphone.
◦ Nessun doppione dei partecipanti, nessuna seccatura: le tue statistiche sono sempre affidabili
• Questa soluzione fluidifica i flussi di ingresso e riduce le code.
• Soprattutto: risparmia tempo con una soluzione moderna!
Dimenticate il costoso noleggio di doccette specifiche o attrezzature proprietarie. La nostra applicazione è disponibile su iOS e Android e trasforma qualsiasi smartphone o tablet di largo consumo in uno strumento di scansione ultraveloce. Le vostre hostess e il vostro staff saranno operativi in pochi minuti, senza bisogno di una formazione tecnica complessa, riducendo così i vostri costi logistici.
• Accesso immediato con semplici telefoni forniti da AppCraft.
• Non sono più necessari costosi dispositivi difficilmente riciclabili (laser)
• Non sono più necessari elenchi cartacei mai aggiornati e evidenziatori
• Protezione dei dati e conformità GDPR garantite.
Il check-in non si limita all'accoglienza generale.
Che stiate organizzando una grande fiera o un seminario con molteplici attività, AppCraft vi semplifica la vita.
Il nostro sistema gestisce le "multisessioni": controllate l'accesso a ogni workshop, conferenza o cena di gala grazie a liste di presenza dedicate.
Potete così verificare a colpo d'occhio se tutte le persone attese per una specifica attività sono presenti, garantendo una gestione logistica impeccabile.
• Personalizza l'accoglienza degli ospiti con un SMS o una notifica di benvenuto.
• Avvisa un responsabile o un addetto che un VIP o un ospite è appena arrivato con le notifiche.
• Sincronizza ogni sessione in tempo reale tra più host per avere statistiche in tempo reale o, idealmente, per non dimenticare nessuno quando sono necessari più autobus per un trasferimento.
Non c'è connessione Internet nel luogo dell'evento? Nessun problema: la nostra modalità offline garantisce la continuità del servizio e sincronizza automaticamente i dati non appena la rete torna disponibile. Non rimarrete mai bloccati, nemmeno nei luoghi più isolati.
• Accesso e registrazione dei partecipanti anche senza connessione Internet.
• Sincronizzazione automatica dei dati non appena la rete viene ripristinata.
• Protezione delle informazioni per evitare qualsiasi perdita di dati.
Un ospite dell'ultimo minuto o un badge dimenticato ? Niente panico.
Dalla nostra interfaccia "Desk" sul computer o direttamente tramite l'applicazione mobile, puoi cercare manualmente un partecipante, aggiungerlo al volo nel database o ristampare immediatamente il suo badge. Hai tutto sotto controllo per un servizio clienti perfetto.
• Monitoraggio delle firme in tempo reale.
• Esportazione degli elenchi delle persone che hanno firmato in un file Excel con data e ora.
• Opzionalmente, è possibile far firmare i partecipanti al momento della firma.
• Possibilità di integrazione con il vostro sistema di biglietteria e CRM.
• Automazione delle convalide e delle statistiche di presenza.
• Accesso immediato con semplici telefoni forniti da AppCraft.
• Non sono più necessari costosi dispositivi difficilmente riciclabili (laser)
• Non sono più necessari elenchi cartacei mai aggiornati e evidenziatori
• Protezione dei dati e conformità GDPR garantite.
In generale, il check-in serve a:
1- fluidificare l'arrivo dei partecipanti e ridurre i tempi di attesa, migliorando così la loro esperienza
2- eliminare gli elenchi cartacei e gli evidenziatori
3- ridurre gli errori di accreditamento
4- rendere sicuri gli accessi e i contatori in base alle superfici e ai vincoli sanitari o di sicurezza delle vostre infrastrutture
5- offrire un'accoglienza premium ai vostri VIP: una volta arrivati o scansionati, è possibile inviare una notifica al vostro staff per un'accoglienza individuale "La signora Michelle Obama è appena arrivata al cancello D".
L'implementazione di un'applicazione di check-in per un evento si basa principalmente sull'anticipazione e sulla semplicità. Il primo passo consiste nel centralizzare il database dei partecipanti in un unico strumento, in modo da disporre di un elenco affidabile e aggiornato prima del giorno dell'evento. Una volta importati o sincronizzati i dati, l'applicazione di check-in consente di generare automaticamente gli accessi necessari, come i codici QR o le liste di controllo.
È quindi fondamentale preparare in anticipo il personale addetto all'accoglienza. L'applicazione deve essere installata su smartphone o tablet dedicati, con accessi chiaramente definiti in base ai ruoli. Di solito è sufficiente una breve formazione per rendere il personale autonomo e operativo fin dall'apertura delle porte.
Il giorno dell'evento, l'applicazione consente di scansionare i partecipanti, verificare i loro diritti di accesso e monitorare gli arrivi in tempo reale. In caso di imprevisti, i team possono trovare manualmente un partecipante, aggiungerlo al volo o modificare i suoi accessi direttamente dall'interfaccia. Questo approccio garantisce un'accoglienza fluida, sicura e senza stress, sia per gli organizzatori che per i partecipanti.
Una buona gestione del check-in e del check-out il giorno dell'evento è fondamentale per offrire ai vostri ospiti un'esperienza fluida e professionale.
Ecco i passaggi chiave consigliati:
1. Preparate in anticipo le vostre sessioni di check-in: identificate le aree di accoglienza, i punti di controllo o i workshop in cui è necessario monitorare le presenze.
2. Configurare i ruoli e gli accessi di ciascun membro del team di accoglienza sull'applicazione AppCraft (host, hostess, responsabili della logistica, ecc.).
3. Scansionare i codici QR dei partecipanti al loro arrivo o cercarli per nome per accelerare le code.
4. Monitorare gli arrivi in tempo reale: i dati vengono sincronizzati automaticamente tra tutti i dispositivi collegati.
5. Utilizza la modalità offline se la connessione Internet è instabile: le registrazioni verranno aggiornate non appena la rete tornerà disponibile.
6. Gestisci il check-out: allo stesso modo, per garantire un monitoraggio accurato delle partenze ed esportare i fogli di presenza con data e ora.
Semplificate ogni fase del percorso dei partecipanti: meno attese, zero duplicati, dati affidabili ed esperienza personalizzata.
Alcune soluzioni hanno un limite al numero di check-in e check-out che possono essere effettuati contemporaneamente. Con Appcraft non hai limiti!
Alcune soluzioni richiedono un lettore di badge laser, ma non è il caso di Appcraft: basta un semplice cellulare o tablet. Si tratta di dispositivi che forse hai già o che puoi noleggiare facilmente.
È anche più eco-responsabile (esistono pochi canali per il riciclaggio dei lettori laser).
