Surveillez en temps réel vos événements et comprenez vos participants. Notre plateforme collecte toutes les données pour bâtir une base de contacts qualifiés, mesurer la satisfaction et calculer le ROI et le NPS.
Tous les rapports sont désormais accessibles via un lien sécurisé par OTP (One-Time Password), garantissant un accès individualisé et protégé.
Fini les exports Excel obsolètes et les emails à répétition. Avec notre SmartHub, vous visualisez la performance de votre événement en direct (inscriptions, présence, engagement). Mieux encore : créez et partagez des vues sur-mesure pour vos clients ou équipes opérationnelles, accessibles via un simple lien sécurisé, toujours à jour.
Les rapports partagés se mettent à jour dynamiquement toutes les 30 secondes : aucune “freeze” de données, toujours la version la plus récente.
Chaque responsable événementiel a ses propres indicateurs de succès (KPIs). Avec le SmartHub, vous ne vous contentez pas de graphiques standards : vous construisez votre propre tableau de bord global. Agrégez les données d'inscription, de participation et d'engagement mobile sur un seul écran pour avoir une vision à 360° de la santé de votre événement en un coup d'œil.
• Vue d’ensemble claire et intuitive : visualisez l’évolution de vos événements en temps réel.
• Suivi des indicateurs clés (KPI) : gardez le contrôle sur chaque métrique importante.
• Décisions éclairées : optimisez l’organisation et maximisez l’impact de votre événement.
• Pilotage stratégique : anticipez les besoins et ajustez vos actions pour un succès garanti.
AppCraft a conçu son module de statistiques événementielles pour offrir une vision globale et détaillée de chaque événement. Grâce à cette solution :
• Suivez les interactions et l’engagement des participants (sondages, Q&A, discussions de groupe).
• Analysez le trafic, les téléchargements et les rendez-vous B2B pour optimiser l’expérience.
• Mesurez l’efficacité des inscriptions et campagnes emailing en temps réel.
• Sondez en direct : visualisez les réponses et tendances de vos participants en temps réel.
• Analysez les Q&A : comprenez quelles questions suscitent le plus d’engagement.
• Suivez les discussions de groupe : identifiez les sujets qui passionnent votre audience.
• Optimisez l’interaction : ajustez vos contenus et animations pour maintenir l’attention tout au long de l’événement.
Suivez chaque interaction et boostez l’expérience de vos participants
• Analyse en temps réel : observez le temps passé sur les lives et le nombre de pages vues.
• Suivi des contenus téléchargés : identifiez quels documents génèrent le plus d’intérêt.
• Rendez-vous et networking : mesurez les échanges entre participants et exposants.
• Taux de réponse et engagement : comprenez ce qui fonctionne pour optimiser l’expérience globale.
• Maximisez l’impact de votre événement en ajustant vos contenus et animations selon les comportements observés.
• Suivi en temps réel : visualisez instantanément le taux de conversion des inscriptions.
• Analyse des e-mails : suivez les ouvertures, clics et interactions pour comprendre ce qui fonctionne.
• Identifiez les zones d’amélioration : ajustez vos campagnes pour maximiser l’impact et l’engagement.
• Boostez vos résultats : transformez chaque e-mail et inscription en opportunité concrète pour votre événement.
Fluidifiez la logistique avec vos prestataires et votre reporting client.
C'est la fin des fichiers "Listing_Final_v12.xlsx" envoyés par email.
Créez des vues spécifiques (ex : liste des arrivées gares, liste des régimes alimentaires) et générez un lien web sécurisé à partager avec vos tiers (chauffeurs, hôtels, traiteurs). Ces listes sont mises à jour en temps réel.
Lors du partage d'un rapport, vous pouvez définir certaines colonnes comme "éditables". Par exemple, permettez à votre agence de voyage de renseigner les numéros de billets de train directement dans votre base participants, ou à l'hôtel de valider les check-ins, ou le chauffeur coche "passager récupéré" pour un suivi opérationnel parfait.
Votre prestataire ou votre client accède de façon sécurisée aux données en temps réel sans avoir besoin d'un compte administrateur sur la plateforme gestion événement. C'est un véritable outil de travail collaboratif qui élimine les allers-retours d'emails et les erreurs de saisie.
Pour les événements avec système d’invitations et accompagnants, AppCraft propose désormais un mode de reporting “Invitant / Invité”.
• Chaque invitant accède uniquement aux personnes qu’il a invitées
• Le rapport est accessible via un lien unique sécurisé par OTP
• Le lien est intégré directement dans le mail de confirmation d’inscription
• Les colonnes sont standardisées pour tous les invitants
• Les données sont dynamiques et actualisées automatiquement
Ce module est actuellement interconnecté avec le module accompagnant.
• Analyse approfondie : générez des rapports personnalisés adaptés à vos besoins.
• Tirez des insights précieux pour optimiser vos stratégies événementielles.
• Prenez des décisions éclairées et maximisez l’impact de chacun de vos événements.
et si c’est vraiment nécessaire, exportez facilement vos données vers Excel, Google Analytics ou vos outils préférés.
La facilité de partage ne doit pas compromettre la sécurité des données personnelles.
Chaque rapport partagé est sécurisé par OTP (One-Time Password).
Un mot de passe additionnel peut être configuré, ainsi qu’une date d’expiration du lien.
En ne sélectionnant que les colonnes nécessaires pour votre interlocuteur (minimisation des données), vous respectez parfaitement les principes du RGPD, évitant de transmettre des fichiers complets contenant des infos sensibles inutiles aux prestataires externes avec lesquels vous travaillez.
De plus, l’accès est individualisé : chaque utilisateur ne visualise que les données qui le concernent (ex : invitant / invités).
De plus, en ne sélectionnant que les colonnes nécessaires pour votre interlocuteur (minimisation des données), vous respectez parfaitement les principes du RGPD.
Les indicateurs de performance d'un événement dépendent de ses objectifs. Pour une conférence, il peut s'agir du taux de participation, des réponses aux sondages et des interactions. Pour un salon professionnel, les rendez-vous B2B et les contacts générés peuvent être davantage pertinents.
AppCraft permet de regrouper les données issues des inscriptions, du check-in, des campagnes emailing et des outils d'engagement dans des tableaux de bord personnalisés. Les organisateurs peuvent ainsi sélectionner les indicateurs adaptés à leurs objectifs et suivre leur évolution depuis une interface commune.
Le suivi des statistiques en temps réel permet d'identifier rapidement les écarts entre les résultats attendus et la participation réelle.
Par exemple, un organisateur peut surveiller les arrivées des participants, identifier une faible participation à certaines animations ou analyser les réponses à un sondage pendant une conférence.
Le SmartHub AppCraft centralise ces informations dans un tableau de bord personnalisable. Les équipes peuvent consulter les indicateurs disponibles et adapter leurs actions lorsque cela est encore possible, sans attendre le bilan réalisé après l'événement.
Pour partager efficacement les données d'un événement, il est préférable d'utiliser des rapports actualisés plutôt que d'envoyer régulièrement de nouvelles versions de fichiers Excel.
Le SmartHub AppCraft permet de créer des vues personnalisées et de les partager grâce à des liens sécurisés par code à usage unique (OTP). Les rapports se mettent automatiquement à jour et certaines colonnes peuvent être rendues modifiables.
Par exemple, un hôtel peut actualiser des informations d'hébergement, tandis qu'un transporteur peut consulter sa liste de passagers. Chaque prestataire accède uniquement aux informations nécessaires à sa mission.
Pour mesurer le retour sur investissement (ROI) d'un événement, il faut comparer les résultats obtenus aux objectifs et aux coûts engagés. Les indicateurs varient selon le format : nombre de participants, contacts commerciaux générés, rendez-vous B2B, engagement ou satisfaction.
AppCraft permet de collecter et de centraliser plusieurs de ces données grâce à ses modules d'inscription, de networking et d'interactivité.
Toutefois, les statistiques événementielles ne suffisent pas toujours à calculer le ROI financier. Il peut être nécessaire de les compléter avec les coûts réels de l'événement et les retombées commerciales mesurées après celui-ci.
Un logiciel de reporting événementiel doit être choisi selon les données à analyser, les besoins de collaboration et les possibilités de personnalisation des tableaux de bord.
Pour un événement simple, un tableur peut suffire. Pour une convention, un congrès ou un événement mobilisant plusieurs prestataires, une plateforme intégrée facilite le suivi et le partage des informations.
AppCraft propose un SmartHub permettant de créer des tableaux de bord personnalisés, de partager des rapports dynamiques et d'exporter les données vers d'autres outils. Les liens de partage peuvent être protégés par OTP, avec des droits d'accès adaptés aux destinataires.
