Offrez à vos invités un parcours d'inscription fluide et ultra-personnalisé qui booste votre taux de conversion. Notre logiciel de gestion d'inscription élimine les erreurs manuelles grâce à la synchronisation native de vos listes et quotas. De l'invitation jusqu'au jour J, garantissez une conformité RGPD totale et une souveraineté des données absolue, tout en offrant une expérience digitale digne de votre marque
Transformez la complexité de vos événements (présentiel, hybrides ou digitaux) en un parcours participant intuitif. De la gestion des vols via Amadeus au rooming, en passant par le conditionnement des questions, centralisez toutes vos données dans un formulaire unique, sécurisé et entièrement sur-mesure.
Ne noyez plus vos invités sous des questions inutiles. Grâce au conditionnement avancé, créez des parcours d'inscription sur-mesure qui s'adaptent en temps réel au profil du participant (VIP, collaborateur, presse). Vous pouvez restreindre l'accès à une liste d'invités prédéfinie, utiliser des formulaires pré-remplis pour accélérer la saisie, et même gérer l'inscription des accompagnants au sein du même dossier.
• Vous choisissez ou vous créez librement les rubriques qui vous intéressent
• Gérer les rubriques obligatoires …pour les allergies alimentaires par exemple
• Certaines rubriques peuvent apparaître en fonction d'une question posée avant (champs conditionnés) …pour ne pas alourdir votre carton d’invitation
• Les formulaires d'inscription AppCraft peuvent être totalement personnalisés avec des rubriques qui apparaissent dynamiquement (champs dynamiques) en fonction des profils de vos invités (chaque invité est unique et voit seulement les questions qui le concerne).
• AppCraft vous propose un éditeur simple à utiliser :
◦ Drag and drop des rubriques de votre formulaire …pour aller vite !
◦ Visualisation instantanée de vos modifications …pour être efficace !
◦ Visualisation du formulaire par profil de participant et/ou par participant …pour n’oublier personne !
Fluidifiez l'inscription des conjoints et invités supplémentaires.
Simplifiez la démarche pour les participants venant accompagnés en leur permettant d'ajouter un "plus un" directement dans leur dossier.
Le système lie intelligemment l'accompagnant au participant principal, évitant la ressaisie des informations communes et facilitant la gestion logistique (attribution de chambre double, facturation groupée). Tout est centralisé pour une vision claire de votre taux de remplissage.
• Optez pour un formulaire d'inscription en ligne 100 % personnalisable et responsive.
• Offrez une expérience sur mesure selon leur profil : visiteur, partenaire, VIP, sponsor, exposant, intervenant…
• Proposez des invitations nominatives et préremplies, personnalisées à vos couleurs, comme un véritable carton d’invitation.
• AppCraft propose aussi des blocs de champs préconfigurés avec plusieurs questions qui s'enchaînent, par exemple pour :
◦ le rooming,
◦ pour le calcul de l’impact carbone des déplacement ou pour les choix de billets d'avion,
◦ ou si vous venez accompagné
Donnez la liberté à vos invités de s'inscrire aux ateliers, sessions plénières ou activités de loisirs directement lors de l'enregistrement. Grâce à la gestion automatisée des jauges et des listes d'attente, vous optimisez le remplissage de vos salles sans risque de surbooking. L'agenda personnalisé est ensuite automatiquement généré et inclus dans leur application mobile.
• Pour que le no-show ne soit plus qu’un mauvais souvenir :
◦ Rappelez facilement la date de votre événement à vos participants en l’intégrant directement dans leur agenda !
◦ Activez des campagnes SMS & des notifications
• Une fois inscrits sur le logiciel événementiel ou le site d’inscription , vos participants retrouvent toutes les informations dans leur agenda.
• Depuis le Back Office AppCraft
◦ Modérez vos inscriptions
◦ Visualisez et partagez les statistiques d'inscription avec votre client, votre responsable événementiel ou vos hôtels de façon sécurisée.
• En fonction du rythme des inscriptions, programmez vos relances automatiques en fonction des profils d'invités
• Créez librement vos campagnes de mailing et d’invitations
Facilitez la venue de vos participants grâce à notre intégration native avec les APIs Amadeus, permettant la récupération automatique des détails de vol.
Le module calcule et affiche également l'empreinte carbone liée aux transports, vous permettant d'intégrer ces données à votre bilan RSE global.
• Créez des inscriptions avec listes de choix à places limitées, parfaites pour vos workshops ou créneaux multiples.
• Gérez aussi :
◦ les déplacements (avec leur bilan en CO²),
◦ les consentements RGPD,
◦ et tout autre paramètre spécifique à vos événements.
Centralisez le suivi de vos participants depuis le back-office AppCraft et pilotez chaque inscription en temps réel. Vous visualisez immédiatement les statuts, les volumes, les profils et les éventuelles actions à traiter.
Selon vos besoins, vous pouvez valider ou refuser certaines inscriptions, suivre les places disponibles, identifier les dossiers incomplets et relancer automatiquement les participants concernés.
Les données d’inscription peuvent également être partagées de manière sécurisée avec les équipes internes, les responsables événementiels ou les partenaires concernés, sans multiplier les fichiers ni les ressaisies.
Avec AppCraft, vous pouvez notamment :
• Modérer les inscriptions selon vos règles et vos profils participants ;
• Valider, refuser ou mettre en attente certaines demandes ;
• Suivre en temps réel les statistiques d’inscription et le taux de remplissage ;
• Identifier les dossiers incomplets ou les participants qui n’ont pas encore répondu ;
• Programmer des relances automatiques selon le statut ou le profil des invités ;
• Partager des statistiques et listes à jour avec vos équipes ou partenaires de façon sécurisée ;
• Centraliser l’ensemble des données participants dans un seul environnement.
Offrez une gestion de l'hébergement sans friction en permettant à vos invités de choisir leur binôme de chambre (roommate) directement lors de l'inscription.
Le système adapte intelligemment les stocks visibles pour proposer des types de chambres spécifiques (suites, standard) selon la catégorie du participant (VIP, staff).
En coulisses, la plateforme consolide ces choix et génère automatiquement des rooming lists par hôtel, prêtes à l'envoi, éliminant ainsi la gestion fastidieuse sur Excel.
100 % en marque blanche, avec un design et une UX élégante.
Créez un template événementiel complet (structure, design, champs) et permettez à vos équipes de le cloner à l’infini.
Grâce à l’IA, décrivez simplement la logique souhaitée en langage naturel pour générer plus rapidement vos conditions et automatiser vos parcours d’inscription.
Réduisez ainsi considérablement le temps de configuration de chaque événement (jusqu'à 2 h gagnées par semaine et par administrateur) tout en assurant la cohérence des données essentielles pour le reporting et l’intégration à votre CRM.
Le choix d'un logiciel d'inscription événementiel dépend de la complexité de votre événement, du nombre de participants et des informations à collecter. Pour un événement simple, un formulaire classique peut suffire. En revanche, un séminaire, un congrès ou une convention nécessitent souvent des fonctionnalités supplémentaires : gestion des invités, formulaires conditionnels, inscriptions aux ateliers et suivi des participants.
AppCraft réunit ces fonctionnalités au sein d'une plateforme événementielle connectée aux modules de communication, de badgeage et de check-in, pour gérer le parcours des participants de l'inscription jusqu'au jour J.
Un formulaire conditionnel est particulièrement utile lorsqu'un événement accueille différentes catégories de participants : collaborateurs, VIP, intervenants, journalistes ou accompagnants.
Par exemple, lors d'une convention, un intervenant peut devoir préciser ses besoins techniques, tandis qu'un participant classique renseigne uniquement ses informations personnelles et ses préférences.
Avec AppCraft, les organisateurs peuvent créer des formulaires personnalisés dont les questions s'adaptent aux profils et aux réponses des participants. Il est également possible de préremplir certaines informations et de prévisualiser les formulaires avant leur publication.
Pour organiser un événement comprenant plusieurs ateliers, il est essentiel de définir les capacités d'accueil de chaque session, de suivre les places disponibles et de prévoir une liste d'attente.
AppCraft permet aux participants de sélectionner leurs ateliers, leurs sessions ou leurs activités directement lors de leur inscription. La gestion automatisée des jauges et des listes d'attente facilite le suivi des capacités.
Un agenda personnalisé est ensuite généré pour chaque participant et peut être retrouvé dans son application mobile événementielle.
Cette solution est particulièrement adaptée aux congrès, séminaires et conventions proposant plusieurs activités ou sessions simultanées.
Pour un événement résidentiel, le formulaire d'inscription doit permettre de recueillir les informations nécessaires à l'hébergement, aux déplacements et aux activités proposées.
AppCraft intègre notamment la gestion des accompagnants, les choix de chambres, la collecte des préférences de transport et la création de listes de répartition des chambres (rooming lists).
Par exemple, lors d'un séminaire de trois jours, les participants peuvent renseigner leurs besoins logistiques dès leur inscription. L'organisateur dispose ainsi des informations nécessaires pour préparer leur accueil et coordonner les différents prestataires.
Un formulaire en ligne peut convenir à un événement nécessitant uniquement la collecte de coordonnées et la confirmation des présences.
Une plateforme événementielle devient plus pertinente lorsque les inscriptions doivent être reliées à d'autres opérations : invitations personnalisées, gestion des participants, badges, contrôle des accès ou suivi statistique.
Avec AppCraft, les inscriptions sont intégrées aux autres modules de la plateforme. Les organisateurs peuvent ainsi gérer plusieurs étapes du parcours participant depuis un même environnement et limiter les manipulations entre différents outils.
Le choix dépend donc des fonctionnalités réellement nécessaires à votre événement.
