Cómo organizar un evento digital: 4 elementos imprescindibles para que un evento digital sea un éxito

Con tres cuartas partes de los eventos B2B cancelados o aplazados en 2025 y una recuperación cada vez más tardía de los eventos presenciales, la publicación del barómetro de eventos 2025 de L'EVENEMENT, en colaboración con AppCraft, nos ha permitido darnos cuenta del alcance del impacto de la crisis de la COVID-19 en nuestras actividades diarias.
Para muchos organizadores de eventos, de la noche a la mañana tuvieron que empezar de cero. Y buscar las diferentes soluciones capaces de superar esta situación sin precedentes.
Sin embargo, organizar un evento digital o fisgital no es algo que se pueda improvisar así como así. Existen una serie de buenas prácticas que le permitirán dar fácilmente más visibilidad y repercusión a su evento, y organizarlo con mayor tranquilidad 🙂 AppCraft Events le facilita el trabajo esta semana y le revela sus 4 elementos imprescindibles para un evento digital exitoso. ¡Con el añadido de un nuevo formato de entrevista fisgital! 

¿Interactividad escasa entre los ponentes y los participantes, falta de pedagogía sobre la instalación y el uso de soluciones digitales para su evento, una programación que no destaca especialmente los momentos más importantes, un ritmo de su jornada de seminario digital que se va agotando?
Organizar un evento digital no se improvisa y requiere cierta planificación. Entre los pasos clave de esta puesta en marcha se encuentra la creación del guion. Gracias a él, conseguirá recuperar el «efecto sorpresa» de los eventos físicos, incluso detrás de su pantalla. Desde el inicio de su evento con tutoriales digitales, interactivos y didácticos. Hasta el día D, con la secuenciación de los momentos más destacados, combinados con módulos de interactividad en directo o con la división en capítulos de los momentos más destacados para los que no puedan asistir. Hasta, por último, la gestión del post-evento, su guion se construye paso a paso ;). Y quién mejor que los expertos digitales, con años de experiencia en la tarea, para ayudarle en este proceso.

Una buena dosis de directo, una pizca de concurso, todo ello aderezado con unas cuantas preguntas al ponente en directo... Por desgracia, hoy no vamos a daros una receta mágica 😉 De hecho, cada caso es único y requiere una combinación digital específica. No obstante, os recomendamos que no cerréis ninguna puerta y dejéis volar vuestra creatividad. No dude en plantearse la diversificación de los soportes para sus eventos en directo o presenciales. Un buen ejemplo es el formato digital.

¿Cuál es la diferencia entre una persona que se reúne con otros participantes en su ciudad o participa en un evento desde su ordenador y un participante que recorre media Europa para asistir a un evento? Cientos de kilogramos de CO2. El huella de carbono de su evento no solo abarca cuestiones relacionadas con los bienes materiales efímeros o las estructuras físicas. Debe considerarse de forma global. Logística, soportes en papel, etc. Usted tiene el poder de reducir este impacto y la tecnología digital es una herramienta formidable. Siempre y cuando elija socios comprometidos con un enfoque #GreenIT 😉 ) para que le ayuden en este proceso.

Aprender de los errores es esencial para progresar en la organización de tus eventos B2B. Elija plataformas y socios que le permitan seguir de cerca el recorrido de sus participantes y sus gustos para mejorar constantemente y estar más cerca de sus expectativas. Los informes en línea, las tasas de clics por módulos desplegados y las tasas de participación son aliados que le permitirán obtener una imagen realista del desarrollo de su evento.
Para concluir este artículo, le proponemos un nuevo formato de entrevista a los actores del mundo digital: proveedores, socios, anunciantes, agencias... Les damos la palabra para que hablen del futuro de los eventos digitales 😉
Esta semana recibimos a Alexis Thai, de la empresa Vodalys para hablar de los formatos totalmente digitales, la grabación de vídeo y, por último, nuestra colaboración para la organización de eventos fígitales 😉

P1: Hola, Alexis, preséntese en pocas palabras. ¿En qué consiste la actividad de Vodalys?
Hola, Sacha, soy el responsable comercial de Vodalys. La empresa Vodalys se creó en 2008 y está especializada en la retransmisión de eventos en directo por Internet. Ofrecemos servicios de streaming en directo a medida a nuestros clientes del sector corporativo e institucional.
En 2019, lanzamos Vodalys Studio, una plataforma de streaming en directo en la nube. Permite realizar retransmisiones en directo desde múltiples fuentes (smartphones, cámaras, webcams...) de forma autónoma o con la ayuda de nuestros equipos para retransmitir un evento en directo en un sitio web o en las redes sociales.
P2: Los formatos de difusión 100 % digitales se han convertido en imprescindibles en tiempos de la crisis del COVID-19. ¿Cómo se han adaptado en su actividad a este periodo sin precedentes?
La plataforma Vodalys Studio ya permitía retransmitir eventos en directo a un público remoto. Con la crisis sanitaria y las medidas de confinamiento, hemos llevado aún más lejos la lógica de la desmaterialización, combinando nuestra plataforma de streaming en directo con soluciones de videoconferencia existentes para poder reunir virtualmente a los participantes y ofrecer un contenido de vídeo en directo enriquecido (añadiendo medios de vídeo, sintonías, diseños gráficos) más atractivo que una simple reunión por videoconferencia. De este modo, nuestros equipos son capaces de gestionar un evento en directo a distancia.
P3: ¿Existen nuevas expectativas por parte de sus clientes tradicionales en cuanto a los formatos totalmente digitales?
Sí, efectivamente, nuestros clientes son conscientes de las nuevas limitaciones de producción relacionadas con la crisis. Sin embargo, desean ofrecer a sus empleados y clientes la mejor experiencia digital posible. Dado que el público está actualmente sobrecargado, les parece necesario involucrarlo. Naturalmente, mediante contenidos de vídeo en directo, pero también con todo lo que permita que los eventos sean más interactivos. Existe una demanda real de soluciones que permitan la participación activa del público. Incluso a distancia, detrás de una pantalla, como si estuviera en la sala.
P4: Por último, ¿cuál es el principal valor añadido de combinar su solución con la de actores del sector de los eventos digitales como AppCraft?
En nuestra opinión, la solución AppCraft encaja perfectamente en esta estrategia fygital, ya que establece un vínculo entre los organizadores de eventos y su público, ofreciendo una amplia gama de funcionalidades interactivas. El streaming en directo en general y, por lo tanto, la plataforma Vodalys Studio comparten la misma ambición de hacer que los participantes vivan el evento como si estuvieran allí. Nos pareció natural combinar nuestra solución con la de AppCraft para ofrecer una experiencia completa en formatos totalmente digitales.