Come organizzare un evento digitale: 4 elementi indispensabili per un evento digitale di successo

Con tre quarti degli eventi B2B cancellati o rinviati nel 2025 e una ripresa sempre più tardiva degli eventi in presenza, la pubblicazione del barometro degli eventi 2025 di L'EVENEMENT in collaborazione con AppCraft ci ha permesso di renderci conto della portata dell'impatto della crisi COVID-19 sulle nostre attività quotidiane.
Per molti organizzatori di eventi, è stato necessario ripartire da zero da un giorno all'altro. E trovare diverse soluzioni in grado di superare questa situazione senza precedenti.
Ma organizzare un evento digitale o phygital non è cosa da poco! Esistono alcune buone pratiche che consentono di dare facilmente maggiore visibilità e risonanza al vostro evento e di organizzarlo in modo più sereno 🙂 AppCraft Events vi semplifica il lavoro questa settimana e vi svela i suoi 4 elementi indispensabili per un evento digitale di successo. Con in più un nuovo formato di intervista phygital! 

Scarsa interattività tra i relatori e i partecipanti, mancanza di istruzioni sull'installazione e l'utilizzo delle soluzioni digitali per il vostro evento, tempistiche che non valorizzano particolarmente i momenti salienti, ritmo della giornata del seminario digitale che rallenta...
Organizzare un evento digitale non si improvvisa e richiede una certa pianificazione! Tra le fasi chiave di questa organizzazione c'è la sceneggiatura. È grazie ad essa che riuscirete a ritrovare l'"effetto wow" degli eventi fisici, anche dietro lo schermo. Dall'inizio del vostro evento con tutorial digitali, interattivi e didattici. Fino al giorno dell'evento con la sequenza dei momenti salienti abbinati a moduli di interattività live o alla suddivisione in capitoli dei momenti salienti per gli assenti. Fino, infine, alla gestione del post-evento, la sceneggiatura si costruisce passo dopo passo ;). E chi meglio degli esperti digitali, che da anni si occupano di questo compito, può supportarvi in questo processo?

Una buona dose di live, un pizzico di quiz, il tutto condito con una manciata di domande al relatore in diretta... Purtroppo oggi non vi sveleremo alcuna ricetta magica 😉 Ogni caso d'uso è infatti unico e richiede un mix digitale specifico. Tuttavia, vi consigliamo di non chiudere nessuna porta e di dare libero sfogo alla vostra creatività! Non esitate a chiedervi come diversificare i vostri supporti per i vostri eventi dal vivo o in presenza. Un buon esempio è il formato digitale.

Qual è la differenza tra una persona che si riunisce con altri partecipanti nella propria città o partecipa a un evento dietro lo schermo e un partecipante che attraversa mezza Europa per partecipare a un evento? Centinaia di chilogrammi di CO2. Il bilancio di carbonio del vostro evento non comprende solo questioni relative a beni materiali effimeri o strutture fisiche. Deve essere pensato in modo globale. Logistica, supporti cartacei, ecc. Avete il potere di ridurre questo impatto e il digitale è uno strumento formidabile! A condizione di scegliere partner impegnati in un approccio #GreenIT 😉 ) che vi aiutino in questo processo.

Imparare dai propri errori è fondamentale per progredire nell' nell'organizzazione dei tuoi eventi B2B. Scegliete piattaforme e partner che vi consentano di seguire da vicino il percorso dei vostri partecipanti e i loro gusti, per migliorare costantemente e soddisfare al meglio le loro aspettative. Rapporti online, tassi di clic per moduli implementati, tassi di partecipazione sono tutti strumenti utili per avere un quadro realistico dello svolgimento del vostro evento.
A conclusione di questo articolo, vi proponiamo un nuovo formato di intervista agli attori del digitale: fornitori, partner, inserzionisti, agenzie... Lasciamo loro la parola per parlare del futuro degli eventi digitali 😉
Questa settimana abbiamo ospitato Alexis Thai della azienda Vodalys per parlare dei formati full digital, della registrazione video e infine della nostra partnership per l'organizzazione di eventi phygital 😉

Q1: Buongiorno Alexis, si presenti in poche parole. In cosa consiste l'attività di Vodalys?
Buongiorno Sacha, sono il responsabile commerciale di Vodalys. La società Vodalys è stata fondata nel 2008 ed è specializzata nella trasmissione di eventi in diretta su Internet. Offriamo servizi di live streaming su misura ai nostri clienti del settore aziendale e istituzionale.
Nel 2019 abbiamo lanciato Vodalys Studio, una piattaforma di live streaming nel cloud. Consente di realizzare live multi-sorgente (smartphone, telecamere, webcam...) in autonomia o con l'assistenza dei nostri team per trasmettere in diretta un evento su un sito internet o sui social network.
Q2: I formati di trasmissione 100% digitali, in questo periodo di crisi causato dal COVID-19, sono diventati indispensabili. Come vi siete adattati, nella vostra attività, a questo periodo senza precedenti?
La piattaforma Vodalys Studio consentiva già di trasmettere in diretta eventi a un pubblico remoto. Con la crisi sanitaria e le misure di confinamento, abbiamo spinto ancora più in là la logica della dematerializzazione, abbinando la nostra piattaforma di live streaming a soluzioni di videoconferenza esistenti, in modo da poter riunire virtualmente i relatori e offrire contenuti video live arricchiti (aggiunta di video, jingle, grafica) più attraenti di una semplice riunione in videoconferenza. I nostri team sono quindi in grado di gestire un evento live a distanza.
Q3: Ci sono nuove aspettative da parte dei vostri clienti tradizionali sui formati completamente digitali?
Sì, effettivamente i nostri clienti sono consapevoli dei nuovi vincoli di produzione legati alla crisi. Tuttavia, desiderano comunque offrire ai loro dipendenti e clienti la migliore esperienza digitale possibile. Poiché il pubblico è attualmente sovraccarico di stimoli, ritengono necessario coinvolgerlo. Naturalmente attraverso contenuti video in diretta, ma anche con tutto ciò che rende gli eventi più interattivi. C'è una reale richiesta di soluzioni che consentano al pubblico di partecipare attivamente. Anche a distanza, dietro uno schermo, come se fosse nella sala.
Q4: Infine, qual è il principale valore aggiunto della combinazione della vostra soluzione con quella di attori del settore degli eventi digitali come AppCraft?
A nostro avviso, la soluzione AppCraft si inserisce perfettamente in questa strategia phygital, creando un collegamento tra gli organizzatori di eventi e il loro pubblico, offrendo un'ampia gamma di funzionalità interattive. Il live streaming in generale e quindi la piattaforma Vodalys Studio condividono la stessa ambizione di far vivere ai partecipanti l'evento come se fossero lì. Ci è sembrato naturale combinare la nostra soluzione con quella di AppCraft per offrire un'esperienza completa sui formati full digital.