¿El concepto de «feedback» todavía le parece abstracto?
Este artículo trata sobre el rendimiento de los comentarios (o feedback), a menudo desconocido y poco optimizado por los organizadores de eventos. Hoy en día, con la llegada de la tecnología digital, recopilar las opiniones de su público es un mecanismo sencillo que puede proporcionarle información muy precisa.
A diferencia de otros métodos de marketing, la recopilación de opiniones sobre la satisfacción suele estar relacionada con una estrategia «posterior al evento», es decir, que se lleva a cabo después del día D. Sin embargo, en este artículo le mostraremos que existen otras posibilidades, a veces más eficaces. En cualquier caso, los comentarios recopilados le proporcionarán información útil y le darán pistas sobre cómo abordar sus próximos eventos.
De hecho, los comentarios de los participantes le permitirán saber:
Si su comunicación previa ha sido óptima, ¿qué canal ha sido el más eficaz?
Si su mensaje ha sido bien recibido y comprendido por los invitados
¿Qué sesiones han funcionado mejor/peor
¿Qué temas tratados han sido los más apreciados/cuáles han faltado?
La potencia y la precisión de la retroalimentación dependen de la forma en que se transmite a su público. El contenido de la retroalimentación debe adaptarse al objetivo fijado previamente, a las capacidades y a las expectativas de los objetivos de la empresa. Para ser eficaces, las empresas deben tener en cuenta los límites de la crítica. El objetivo es motivar a la empresa a mejorar de forma saludable escuchando a sus partes interesadas. Y AppCraft está ahí para asesorarle sobre la mejor estrategia a adoptar.
Con la plataforma CRM de AppCraft, reúna todas sus herramientas en un solo lugar y cree una experiencia de evento transparente para sus participantes, invitados y expositores. Puede gestionar de forma transparente las inscripciones, sus participantes y la gestión de contenidos.
Hay varias formas de recopilar opiniones. Algunos métodos le permitirán recopilar datos cualitativos, mientras que otros se basarán en datos cuantitativos.
Recopilar datos cualitativos
Un cuestionario de satisfacción le proporcionará información cualitativa. A través de este formulario, deberá solicitar información precisa sobre la pertinencia de sus contenidos, los temas tratados, la calidad de sus intervenciones, etc.
¿Para qué sirve esto? Para comprender a su público y, potencialmente, segmentarlo en función de la temática y el contenido abordados. Evidentemente, hay claves esenciales que hay que conocer para obtener un retorno de la inversión (o ROI) de su evento B2B, y para ello hay que tener en cuenta varios aspectos.
• ¿Ha tenido su evento una buena acogida? Observe el número de sesiones a las que ha asistido su público y el tiempo total que ha pasado en la plataforma.
• ¿Qué temas han interesado más a su público? ¿Qué talleres han tenido más audiencia? ¿Los temas de gestión del conocimiento y sensibilización han sido sinónimo de compromiso?
• Lo que frenó a sus participantes: observando los contenidos menos abiertos o las páginas menos consultadas
• ¿Cuáles son sus participantes más comprometidos? Podrá volver a ponerse en contacto con estos «clientes potenciales» más adelante
Recopilar datos cuantitativos
Aunque la forma tradicional de enviar un cuestionario de satisfacción después del evento sigue siendo muy utilizada, es posible actuar por otros medios.
A través de nuestros diferentes eventos, nos hemos dado cuenta de que recopilar la satisfacción durante el evento resulta muy eficaz. Por ello, hemos desarrollado un módulo de «Feedback à chaud» (comentarios en caliente) para que el público pueda puntuar en directo una sesión, un taller o un ponente.
Ahora que ha definido el alcance de su estrategia de feedback, es el momento de pasar al análisis y la interpretación de los resultados obtenidos. Gracias a estos datos, podrá detectar los puntos que deben mejorarse para las próximas ediciones que tenga previsto realizar. A continuación, elabore un cuadro resumen. Se trata de definir los puntos positivos y los puntos de mejora para avanzar en la realización de sus próximos eventos.
El retorno de la inversión y el éxito de su evento pasan por la evaluación concreta de su proyecto a través de los comentarios. Los eventos puramente hedonistas y la ausencia de herramientas de medición son cosa del pasado. Hoy en día, esta operación debe ser eficaz y pertinente. Para ello, tiene a su disposición un conjunto de herramientas para medir la eficacia de su operación. No dude en preguntarse cómo han percibido su evento los participantes, ya sea mediante:
• un sencillo cuestionario a los invitados para eventos pequeños
• una encuesta de satisfacción para eventos de mayor envergadura; comentarios inmediatos; interacciones e impresiones sobre sus contenidos
Si adapta su evento para que resulte atractivo y lúdico, podrá obtener más comentarios.
Como ya sabéis, los datos son la clave para comprender a vuestro público y obtener un importante retorno de la inversión de vuestro evento. Pero disponer de ciertos datos no es suficiente. Hay que utilizar esa información de forma adecuada.
A continuación, os presentamos diferentes formas de interpretar vuestros comentarios y aprovecharlos para maximizar vuestros ingresos:
• Ofrecer contenido específico para mantener la relación con vuestros invitados: Para tener un impacto a largo plazo, es necesario crear un vínculo con su público para convertirlo en una comunidad comprometida. Analizar los contenidos más vistos/descargados por su público le dará una pista sobre los intereses de cada uno de sus clientes potenciales/clientes y le permitirá afinar su discurso en sus próximas comunicaciones.
• Adapte los temas que se tratarán en sus próximos eventos: Preguntar a su público cuáles son los temas que más le interesan le reportará dos ventajas. En primer lugar, beneficiará a su imagen de marca, ya que se le considerará una estructura que escucha a sus clientes. En segundo lugar, responderá exactamente a las expectativas de sus clientes potenciales. Y este último punto puede convertirse en una ventaja importante para usted si lo utiliza correctamente. De hecho, una empresa que ofrece contenido relevante y personalizado a sus clientes tiene más posibilidades de convertir.
• Pregúnteles cuándo y cómo les gustaría volver a encontrarse con usted la próxima vez: Puede ser conveniente preguntar a los participantes sobre su disponibilidad y sus preferencias en cuanto al formato de su próximo evento. ¿Les interesa más un formato digital ? ¿En encuentros empresariales o con proveedores? ¿En una comunicación sobre sus próximas innovaciones? Hay que dejar de ver los eventos como una herramienta de comunicación exclusivamente «push». Para que el público acuda a la cita, es necesario establecer un diálogo y alinearse con las expectativas de cada uno.
En definitiva, el feedback es una herramienta poderosa para comprender su audiencia y medir el impacto de su evento profesional. Pero también, y sobre todo, para obtener un ROI óptimo en sus próximos eventos destacados. Esto puede ayudar a los organizadores a desarrollar una mejor comprensión de su público y de sus propias acciones. Sin embargo, la empresa debe ser capaz de recopilar, procesar y, sobre todo, utilizar esta información. Una mala selección o interpretación de una métrica de retroalimentación puede tener un impacto impredecible en las expectativas de sus futuras ediciones.
Ahora ya sabe por qué y cómo interpretar los comentarios de su público. Solo queda ponerlo en práctica y combinar estos consejos con los fundamentos de la organización de eventos en 2025.
