La elección de una plataforma para eventos no es una decisión que recaiga únicamente en los equipos de comunicación, marketing o recursos humanos. Para un departamento de sistemas de información, también es necesario evaluar la seguridad, el cumplimiento normativo, la arquitectura técnica, las integraciones y la gobernanza de los datos.
AppCraft Events permite a los departamentos de TI poner a disposición de los departamentos funcionales una plataforma para eventos completa, segura e interoperable. Se integra en el sistema de información de la empresa, al tiempo que ofrece a los equipos operativos la autonomía necesaria para organizar sus eventos.
Los directores de sistemas de información suelen recibir solicitudes de los equipos de marketing, comunicación, recursos humanos o ventas para validar nuevas herramientas para eventos.
Su función no consiste únicamente en comprobar si una solución satisface las necesidades funcionales. También deben asegurarse de que cumple con las normas internas en materia de seguridad, cumplimiento normativo, gestión de accesos, alojamiento e integración.
Una plataforma de eventos puede tratar numerosos datos sensibles:
• identidad y datos de contacto de los participantes;
• información profesional;
• preferencias y elección de sesiones;
• historiales de conexión;
• datos de asistencia;
• información relacionada con los desplazamientos o el alojamiento;
• interacciones entre participantes;
• cuestionarios y comentarios sobre la experiencia.
Por lo tanto, el departamento de sistemas de información debe permitir que las áreas de negocio innoven, al tiempo que mantiene un control total sobre los flujos, los accesos y los datos.
Un departamento de informática busca una plataforma capaz de integrarse perfectamente en el ecosistema técnico de la empresa.
En particular, debe poder:
• conectar la plataforma al CRM o a las herramientas internas;
• automatizar el intercambio de datos mediante las API;
• controlar los roles y los derechos de acceso;
• proteger las cuentas de administrador;
• regular el acceso de los proveedores y los usuarios externos;
• realizar un seguimiento de los flujos de datos;
• limitar la reintroducción de datos;
• garantizar la trazabilidad de las acciones;
• cumplir con las políticas internas de seguridad;
• facilitar la implantación en varias direcciones.
La solución también debe seguir siendo lo suficientemente sencilla como para que los equipos de negocio puedan trabajar sin tener que recurrir al departamento de TI cada vez que se produzca un cambio en un formulario, en el contenido o en un programa.
Los proyectos relacionados con eventos suelen llevar a los equipos a utilizar varias soluciones al mismo tiempo: formularios de inscripción, envíos de correos electrónicos, videoconferencias, registro de asistencia, aplicaciones móviles, cuestionarios o archivos de seguimiento.
Esta fragmentación puede dar lugar a:
• duplicados de datos;
• importaciones y exportaciones manuales;
• intercambio de archivos confidenciales por correo electrónico;
• derechos de acceso mal gestionados;
• herramientas no validadas por el departamento de TI;
• falta de visibilidad sobre los subcontratistas;
• dificultades para aplicar las normas de conservación de datos;
• riesgos de incumplimiento del RGPD;
• dependencia de soluciones con escasa interoperabilidad.
Los departamentos de informática también deben gestionar las solicitudes urgentes de las áreas de negocio, a veces tan solo unos días antes de un evento, sin dejar de mantener sus altos estándares de seguridad.
Por lo tanto, el reto consiste en ofrecer una solución de referencia, lo suficientemente completa como para evitar el uso de herramientas no controladas.
AppCraft Events centraliza las principales necesidades relacionadas con los eventos en un único entorno: inscripciones, gestión de relaciones con los participantes (CRM), comunicación, aplicación móvil, registro de asistencia, networking, estadísticas e informes.
Para los directores de sistemas de información, la plataforma ofrece varias garantías fundamentales.
API y conectores
Las API y los conectores permiten intercambiar datos con las herramientas que ya utiliza la empresa:
• CRM;
• SIRH;
• herramientas de marketing;
• soluciones de videoconferencia;
• bases de datos internas;
• herramientas de generación de informes;
• sistemas de autenticación.
Estas integraciones reducen la necesidad de volver a introducir datos y permiten mantener la coherencia de los datos en todo el sistema de información.
Gestión de derechos y accesos
Los perfiles de usuario pueden organizarse en función de las responsabilidades de cada uno: administradores, jefes de proyecto, proveedores o colaboradores.
Esta gestión permite controlar con precisión las acciones a las que tiene acceso cada usuario y limitar el acceso únicamente a la información necesaria.
Seguridad y cumplimiento normativo
AppCraft permite estructurar los procesos de recopilación, tratamiento y análisis de los datos de los participantes en un entorno controlado.
La plataforma ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos relacionados con:
• el RGPD;
• la confidencialidad de los datos;
• la gestión de los consentimientos;
• los plazos de conservación;
• la trazabilidad;
• la seguridad de los accesos.
La localización y el control de los datos son criterios importantes para las organizaciones sujetas a estrictos requisitos de gobernanza.
AppCraft y wAIv Events forman parte de un enfoque que da prioridad al control de los datos y al uso de una inteligencia artificial para eventos autónoma.
Autonomía de los equipos funcionales
Una vez integrada la plataforma y definidas las normas, los equipos operativos pueden crear sus eventos, modificar los contenidos y realizar un seguimiento de los participantes sin tener que recurrir al departamento de TI para cada operación rutinaria.
Al poner a disposición una plataforma de eventos de referencia, el Departamento de Sistemas de Información reduce los riesgos asociados a la proliferación de herramientas y simplifica la colaboración con los equipos de negocio.
AppCraft permite, entre otras cosas:
• optimizar el conjunto de herramientas para eventos;
• centralizar los datos de los participantes;
• reducir las importaciones y exportaciones manuales;
• limitar el uso de soluciones no validadas;
• facilitar las integraciones con el sistema de información;
• garantizar la seguridad de los accesos y las funciones;
• mejorar la trazabilidad;
• simplificar las auditorías y los controles;
• reforzar el cumplimiento del RGPD;
• dar soporte a varias direcciones con una solución común;
• reducir las solicitudes técnicas recurrentes;
• ofrecer mayor autonomía a los equipos operativos.
De este modo, el departamento de sistemas de información mantiene el control sobre la arquitectura, los flujos y los datos, mientras que los departamentos operativos disponen de una herramienta adaptada a sus necesidades puntuales.
