La scelta di una piattaforma per eventi non spetta solo ai team di comunicazione, marketing o risorse umane. Per un dipartimento IT, si tratta anche di valutare la sicurezza, la conformità, l’architettura tecnica, le integrazioni e la governance dei dati.
AppCraft Events consente ai reparti IT di mettere a disposizione dei reparti aziendali una piattaforma per eventi completa, sicura e interoperabile. Si integra con il sistema informativo aziendale, offrendo al contempo ai team operativi l’autonomia necessaria per organizzare i propri eventi.
I responsabili IT vengono regolarmente interpellati dai team di marketing, comunicazione, risorse umane o vendite per approvare nuovi strumenti destinati agli eventi.
Il loro ruolo non consiste solo nel verificare se una soluzione soddisfa le esigenze funzionali. Devono inoltre assicurarsi che rispetti gli standard interni in materia di sicurezza, conformità, gestione degli accessi, hosting e integrazione.
Una piattaforma per eventi può trattare numerosi dati sensibili:
• identità e recapiti dei partecipanti;
• informazioni professionali;
• preferenze e scelta delle sessioni;
• cronologia delle connessioni;
• dati di presenza;
• informazioni relative agli spostamenti o all’alloggio;
• interazioni tra i partecipanti;
• questionari e feedback.
La Direzione Informatica deve quindi consentire alle funzioni aziendali di innovare, mantenendo al contempo il pieno controllo dei flussi, degli accessi e dei dati.
Un dipartimento informatico è alla ricerca di una piattaforma in grado di integrarsi perfettamente nell'ecosistema tecnico dell'azienda.
In particolare, deve essere in grado di:
• collegare la piattaforma al CRM o agli strumenti interni;
• automatizzare lo scambio di dati tramite le API;
• gestire i ruoli e i diritti di accesso;
• proteggere gli account amministrativi;
• regolamentare gli accessi dei fornitori di servizi e degli utenti esterni;
• monitorare i flussi di dati;
• limitare la reimmissione dei dati;
• garantire la tracciabilità delle azioni;
• rispettare le politiche interne di sicurezza;
• facilitare l’implementazione in diverse divisioni aziendali.
La soluzione deve inoltre rimanere sufficientemente semplice affinché i team operativi possano lavorare senza dover ricorrere al reparto IT ogni volta che occorre modificare un modulo, un contenuto o un programma.
I progetti legati agli eventi spesso portano i team a utilizzare diverse soluzioni in parallelo: moduli di iscrizione, campagne email, videoconferenze, check-in, app mobili, questionari o file di monitoraggio.
Questa frammentazione può comportare:
• duplicazioni dei dati;
• importazioni ed esportazioni manuali;
• file sensibili scambiati via e-mail;
• diritti di accesso non adeguatamente controllati;
• strumenti non approvati dalla Direzione Informatica;
• mancanza di visibilità sui subappaltatori;
• difficoltà nell’applicazione delle norme sulla conservazione dei dati;
• rischi di non conformità al GDPR;
• dipendenza da soluzioni poco interoperabili.
I reparti IT devono inoltre gestire le richieste urgenti provenienti dai vari settori aziendali, talvolta solo pochi giorni prima di un evento, pur mantenendo inalterati i propri standard di sicurezza.
La sfida consiste quindi nel proporre una soluzione di riferimento, sufficientemente completa da evitare il ricorso a strumenti non controllati.
AppCraft Events riunisce le principali esigenze relative agli eventi in un unico ambiente: iscrizioni, CRM dei partecipanti, comunicazione, app mobile, check-in, networking, statistiche e reportistica.
Per i responsabili IT, la piattaforma offre diverse garanzie fondamentali.
API e connettori
Le API e i connettori consentono di scambiare dati con gli strumenti già utilizzati dall’azienda:
• CRM;
• SIRH;
• strumenti di marketing;
• soluzioni di videoconferenza;
• database interni;
• strumenti di reporting;
• sistemi di autenticazione.
Queste integrazioni limitano la necessità di reinserire i dati e consentono di mantenere la coerenza dei dati in tutto il sistema informativo.
Gestione dei diritti e degli accessi
I profili utente possono essere organizzati in base alle rispettive responsabilità: amministratori, responsabili di progetto, fornitori o collaboratori.
Questa gestione consente di controllare con precisione le azioni a cui ogni utente ha accesso e di limitare l'accesso alle sole informazioni necessarie.
Sicurezza e conformità
AppCraft consente di strutturare i processi di raccolta, elaborazione e analisi dei dati dei partecipanti in un contesto controllato.
La piattaforma supporta le aziende nel rispetto dei requisiti relativi a:
• il GDPR;
• la riservatezza dei dati;
• la gestione dei consensi;
• i periodi di conservazione;
• la tracciabilità;
• la sicurezza degli accessi.
La localizzazione e il controllo dei dati rappresentano criteri importanti per le organizzazioni soggette a rigorosi requisiti di governance.
AppCraft e wAIv Events si inseriscono in un approccio che privilegia la gestione dei dati e l'uso di un'intelligenza artificiale autonoma dedicata agli eventi.
Autonomia dei team di settore
Una volta integrata la piattaforma e definite le regole, i team operativi possono creare i propri eventi, modificare i contenuti e monitorare i partecipanti senza dover ricorrere al reparto IT per ogni operazione di routine.
Mettendo a disposizione una piattaforma di riferimento per la gestione degli eventi, la Direzione dei Sistemi Informativi riduce i rischi legati alla proliferazione degli strumenti e semplifica la collaborazione con i team di business.
AppCraft consente in particolare di:
• ottimizzare il parco strumenti per gli eventi;
• centralizzare i dati dei partecipanti;
• ridurre le importazioni e le esportazioni manuali;
• limitare l’uso di soluzioni non validate;
• facilitare le integrazioni con il sistema informativo;
• garantire la sicurezza degli accessi e dei ruoli;
• migliorare la tracciabilità;
• semplificare gli audit e i controlli;
• rafforzare la conformità al GDPR;
• supportare diverse direzioni con un’unica soluzione comune;
• ridurre le richieste tecniche ricorrenti;
• offrire maggiore autonomia ai team operativi.
La Direzione dei Sistemi Informativi mantiene così il controllo sull'architettura, sui flussi e sui dati, mentre le funzioni operative dispongono di uno strumento adeguato alle loro esigenze legate agli eventi.
