Le choix d’une plateforme événementielle ne relève pas uniquement des équipes communication, marketing ou RH. Pour une DSI, il s’agit aussi d’évaluer la sécurité, la conformité, l’architecture technique, les intégrations et la gouvernance des données.
AppCraft Events permet aux directions informatiques de mettre à disposition des métiers une plateforme événementielle complète, sécurisée et interopérable. Elle s’intègre au système d’information de l’entreprise tout en offrant aux équipes opérationnelles l’autonomie nécessaire pour organiser leurs événements.
Les DSI sont régulièrement sollicitées par les équipes marketing, communication, RH ou commerciales pour valider de nouveaux outils événementiels.
Leur rôle ne consiste pas uniquement à vérifier si une solution répond au besoin fonctionnel. Elles doivent également s’assurer qu’elle respecte les standards internes en matière de sécurité, de conformité, de gestion des accès, d’hébergement et d’intégration.
Une plateforme événementielle peut traiter de nombreuses données sensibles :
• identité et coordonnées des participants ;
• informations professionnelles ;
• préférences et choix de sessions ;
• historiques de connexion ;
• données de présence ;
• informations liées aux déplacements ou à l’hébergement ;
• interactions entre participants ;
• questionnaires et retours d’expérience.
La DSI doit donc permettre aux métiers d’innover tout en conservant une maîtrise complète des flux, des accès et des données.
Une direction informatique recherche une plateforme capable de s’intégrer proprement dans l’écosystème technique de l’entreprise.
Elle doit notamment pouvoir :
• connecter la plateforme au CRM ou aux outils internes ;
• automatiser les échanges de données grâce aux API ;
• contrôler les rôles et les droits d’accès ;
• sécuriser les comptes administrateurs ;
• encadrer les accès des prestataires et des utilisateurs externes ;
• suivre les flux de données ;
• limiter les ressaisies ;
• garantir la traçabilité des actions ;
• respecter les politiques internes de sécurité ;
• faciliter le déploiement auprès de plusieurs directions.
La solution doit également rester suffisamment simple pour que les équipes métier puissent travailler sans solliciter la DSI à chaque modification de formulaire, de contenu ou de programme.
Les projets événementiels conduisent souvent les équipes à utiliser plusieurs solutions en parallèle : formulaires d’inscription, emailing, visioconférence, check-in, application mobile, questionnaires ou fichiers de suivi.
Cette fragmentation peut entraîner :
• des doublons de données ;
• des imports et exports manuels ;
• des fichiers sensibles échangés par email ;
• des droits d’accès mal maîtrisés ;
• des outils non validés par la DSI ;
• un manque de visibilité sur les sous-traitants ;
• une difficulté à appliquer les règles de conservation des données ;
• des risques de non-conformité au RGPD ;
• une dépendance à des solutions peu interopérables.
Les directions informatiques doivent également gérer les demandes urgentes des métiers, parfois quelques jours avant un événement, tout en maintenant leur niveau d’exigence en matière de sécurité.
L’enjeu est donc de proposer une solution de référence, suffisamment complète pour éviter le recours à des outils non contrôlés.
AppCraft Events centralise les principaux besoins événementiels dans un environnement unique : inscriptions, CRM participants, communication, application mobile, check-in, networking, statistiques et reporting.
Pour les DSI, la plateforme apporte plusieurs garanties essentielles.
API et connecteurs
Les API et connecteurs permettent d’échanger les données avec les outils déjà utilisés par l’entreprise :
• CRM ;
• SIRH ;
• outils marketing ;
• solutions de visioconférence ;
• bases de données internes ;
• outils de reporting ;
• systèmes d’authentification.
Ces intégrations limitent les ressaisies et permettent de conserver une donnée cohérente dans l’ensemble du système d’information.
Gestion des droits et des accès
Les profils utilisateurs peuvent être organisés selon les responsabilités de chacun : administrateurs, chefs de projet, prestataires ou contributeurs.
Cette gestion permet de contrôler précisément les actions accessibles à chaque utilisateur et de limiter les accès aux seules informations nécessaires.
Sécurité et conformité
AppCraft permet de structurer les parcours de collecte, de traitement et d’exploitation des données participants dans un cadre maîtrisé.
La plateforme accompagne les entreprises dans le respect de leurs exigences liées :
• au RGPD ;
• à la confidentialité des données ;
• à la gestion des consentements ;
• aux durées de conservation ;
• à la traçabilité ;
• à la sécurisation des accès.
La localisation et la maîtrise des données constituent des critères importants pour les organisations soumises à des exigences fortes de gouvernance.
AppCraft et wAIv Events s’inscrivent dans une approche privilégiant la maîtrise des données et l’usage d’une intelligence artificielle événementielle souveraine.
Autonomie des équipes métier
Une fois la plateforme intégrée et les règles définies, les équipes opérationnelles peuvent créer leurs événements, modifier les contenus et suivre les participants sans mobiliser la DSI pour chaque opération courante.
En mettant à disposition une plateforme événementielle de référence, la DSI réduit les risques liés à la multiplication des outils et simplifie la collaboration avec les équipes métier.
AppCraft permet notamment de :
• rationaliser le parc d’outils événementiels ;
• centraliser les données participants ;
• réduire les imports et exports manuels ;
• limiter l’utilisation de solutions non validées ;
• faciliter les intégrations avec le SI ;
• sécuriser les accès et les rôles ;
• améliorer la traçabilité ;
• simplifier les audits et les contrôles ;
• renforcer la conformité RGPD ;
• accompagner plusieurs directions avec une solution commune ;
• réduire les sollicitations techniques récurrentes ;
• offrir davantage d’autonomie aux équipes opérationnelles.
La DSI conserve ainsi la maîtrise de l’architecture, des flux et des données, tandis que les métiers disposent d’un outil adapté à leurs besoins événementiels.
