Los autónomos y profesionales independientes del sector de los eventos suelen tener que gestionar, solos o con un equipo reducido, todo el proyecto: inscripciones, comunicación, participantes, logística digital, registro de asistencia, aplicación móvil y elaboración de informes.
AppCraft Events les permite centralizar todas estas operaciones en una única plataforma, flexible y personalizable. Una solución diseñada para ahorrar tiempo, trabajar de forma más eficaz y ofrecer a cada cliente una experiencia profesional en la organización de eventos.
Los autónomos y profesionales independientes del sector de los eventos colaboran con empresas, agencias, asociaciones e instituciones en la organización de sus eventos.
Pueden desempeñar funciones como jefes de proyecto de eventos, consultores, coordinadores, productores, directores de escena o responsables de comunicación de eventos.
Su función suele abarcar varias facetas a la vez: diseño del proyecto, seguimiento de los proveedores, gestión de los participantes, comunicación, coordinación logística y elaboración de informes.
A diferencia de las grandes empresas, suelen trabajar con recursos limitados y deben ser capaces de avanzar rápidamente, adaptarse a las necesidades del cliente y gestionar varios proyectos a la vez.
Por lo tanto, necesitan herramientas fiables, fáciles de usar y capaces de centralizar el mayor número posible de operaciones.
Un profesional autónomo del sector de los eventos debe poder poner en marcha un proyecto rápidamente sin depender de varios proveedores técnicos ni de programas informáticos complejos.
En concreto, debe poder crear y gestionar:
• una página web personalizada para el evento;
• formularios de inscripción;
• una base de datos de participantes;
• invitaciones y campañas de correo electrónico;
• acreditaciones;
• el registro in situ;
• una aplicación móvil para eventos;
• notificaciones;
• un programa;
• cuestionarios de satisfacción;
• estadísticas e informes.
Además, necesita poder adaptar fácilmente cada evento a la identidad del cliente y modificar los contenidos con rapidez, a veces incluso hasta el último momento.
El objetivo es ganar en autonomía sin dejar de mantener una calidad de producción profesional.
Los autónomos suelen tener que gestionar por sí solos una gran carga de trabajo.
A veces utilizan varias soluciones para un mismo evento:
• una herramienta para las inscripciones;
• otra para los correos electrónicos;
• archivos Excel para los participantes;
• una aplicación independiente para el registro de asistencia;
• varios documentos para el seguimiento de los clientes.
Esta fragmentación da lugar a la repetición de datos, a errores, a una pérdida de tiempo y a una visión incompleta del proyecto.
Las plataformas demasiado técnicas o rígidas también pueden limitar su autonomía. A veces requieren la intervención de un desarrollador o de un equipo de soporte técnico para realizar una simple modificación.
A esto hay que sumar la presión de los plazos, los cambios de última hora y la necesidad de elaborar trabajos de calidad profesional a pesar de contar con recursos limitados.
AppCraft Events permite a los autónomos y profesionales independientes centralizar toda la gestión digital de sus eventos en un único entorno.
Desde la plataforma, pueden gestionar:
• las inscripciones;
• el CRM de participantes;
• las invitaciones y los recordatorios;
• los flujos de trabajo automatizados;
• el registro de asistencia;
• las acreditaciones;
• la aplicación móvil;
• el networking;
• las notificaciones;
• las estadísticas;
• los informes destinados a los clientes.
La plataforma es personalizable y puede adaptarse a la identidad visual de cada proyecto.
Gracias a la marca blanca, el autónomo puede ofrecer una experiencia profesional que refleje directamente la imagen de su cliente.
Las API y los conectores también facilitan el intercambio de datos con el resto de herramientas utilizadas en el marco del proyecto.
Con wAIv Event, la inteligencia artificial autónoma de AppCraft, también es posible agilizar ciertas tareas de producción y reducir el tiempo dedicado a las acciones repetitivas.
AppCraft permite a los autónomos del sector de los eventos trabajar de forma más eficaz, sin tener que utilizar múltiples herramientas ni depender de un equipo técnico numeroso.
La plataforma les permite:
• centralizar sus operaciones;
• ahorrar tiempo en cada proyecto;
• reducir el riesgo de errores;
• poner en marcha un evento más rápidamente;
• gestionar varias tareas a la vez;
• reforzar su autonomía;
• ofrecer una experiencia digital profesional;
• mejorar el seguimiento de los participantes;
• proporcionar informes claros a sus clientes;
• potenciar su oferta de servicios.
Al simplificar la gestión operativa, AppCraft permite a los autónomos dedicar más tiempo al asesoramiento, la creatividad, la coordinación y la relación con los clientes.
