Optimisez l’accueil de vos participants grâce à une application de check‑in dématérialisée. Suivez les arrivées, contrôlez les accès et réduisez les files d’attente pour offrir une expérience fluide et sans papier.
Offrez à vos participants un accès instantané et gérez l'affluence en toute sérénité. Notre solution de contrôle d’accès et de check-in mobile, rapide et complète, fait de l'accueil un moment agréable plutôt qu'un goulot d'étranglement.
Lors du scan, l'écran affiche les informations clés du participant (catégorie, VIP, accès restreint), permettant à votre équipe d'accueil de personnaliser son discours et d'orienter efficacement vos visiteurs.
Fini les files d'attente interminables !
Assurez un passage éclair à l'entrée à vos invités grâce à une technologie de détection instantanée des QR Codes (sur badge papier, email ou mobile).
Suivez vos taux de présence en temps réel et visualisez instantanément qui est arrivé et qui manque à l'appel grâce à la synchronisation en temps réel avec le Backoffice
• Importez vos fichiers de participants depuis depuis XLS ou CSV ou gérez les inscriptions en ligne.
• Générez automatiquement des badges avec QR-Codes pour que vos participants puissent présenter à l’accueil de l’événement.
◦ soit en amont de l’événement
◦ soit le jour même avec nos imprimantes
• L’interface de l’app de check-in est super intuitive pour les équipes d’accueil, hôtes et hôtesses
• Scanner le QR-Code des participant(e)s ou taper son nom directement dans la barre de recherche depuis votre tablette ou smartphone.
◦ Zéro doublon de participant, zéro tracas : vos statistiques sont toujours fiables
• Cette solution fluidifie les flux d’entrée et réduit les files d’attente.
• Surtout : gagner du temps avec une solution moderne !
Oubliez la location coûteuse de douchettes spécifiques ou de matériel propriétaire. Notre application est disponible sur iOS et Android et transforme n'importe quel smartphone ou tablette grand public en un outil de scan ultra-rapide. Vos hôtesses et votre staff sont opérationnels en quelques minutes, sans formation technique complexe, réduisant ainsi vos coûts logistiques.
• Accès instantané avec de simples téléphones fournis par AppCraft.
• Plus besoin de matériel couteux et peu recyclable (laser)
• Plus besoin de listes papiers qui ne sont jamais à jour et de Stabilos
• Protection des données et conformité RGPD assurées.
Le check-in ne se limite pas à l'accueil général.
Que vous organisiez un grand salon ou un séminaire avec des activités multiples, AppCraft vous simplifie la vie.
Notre système gère le "multi-session" : contrôlez l'accès à chaque atelier, conférence ou dîner de gala grâce à des listes d'émargement dédiées.
Vous pouvez ainsi vérifier d'un coup d'œil si l'ensemble des personnes attendues pour une activité spécifique sont bien présentes, assurant une gestion logistique impeccable.
• Personnalisez l’accueil des invités avec un SMS ou une notification de bienvenue.
• Prévenir un responsable ou un chargé d’affaires qu’un(e) VIP ou un(e) invité(e) vient d’arriver avec les notifications.
• Synchroniser chaque session en temps réel entre plusieurs hôte(sse)s pour disposer des statistiques en temps réel ou idéal pour n’oublier personne quand plusieurs bus sont nécessaires pour un transfert
La connexion internet fait défaut sur le lieu de l'événement ? Aucun problème : notre mode hors-ligne assure la continuité du service et synchronise les données automatiquement dès le retour du réseau. Vous ne serez jamais bloqué même dans les lieux isolés.
• Accès et enregistrement des participants même sans connexion Internet.
• Synchronisation automatique des données dès que le réseau est rétabli.
• Sécurisation des informations pour éviter toute perte de données.
Un invité de dernière minute ou un badge oublié ? Pas de panique.
Depuis notre interface "Desk" sur ordinateur ou directement via l'application mobile, vous pouvez rechercher un participant manuellement, l'ajouter à la volée dans la base de données ou réimprimer son badge instantanément. Vous gardez la main sur chaque situation pour un service client parfait.
• Suivi des émargements en temps réel.
• Exporter les listes des personnes émargées dans un fichier Excel avec l’horodatage.
• En option, faire signer vos participant(e)s lors de l’émargement.
• Intégration possible avec votre système de billetterie et CRM.
• Automatisation des validations et des statistiques de présence.
• Accès instantané avec de simples téléphones fournis par AppCraft.
• Plus besoin de matériel couteux et peu recyclable (laser)
• Plus besoin de listes papiers qui ne sont jamais à jour et de Stabilos
• Protection des données et conformité RGPD assurées.
Globalement le check-in sert :
1- à fluidifier l’arrivée de vos participants et à réduire les filles d’attente, ce qui améliore l’expérience vos participants
2- à supprimer les listing papier et les Stabilos
3- à réduire les erreurs d’accréditation
4- à sécuriser les accès et les jauges en fonction des surfaces et des contraintes sanitaires ou de sécurité de vos infrastructures
5- à proposer un accueil premium à vos VIPs : une fois arrivés ou scannés une notification peut être envoyée à votre staff pour un accueil individuel “Madame Michelle Obama vient d’arriver porte D”
Une bonne gestion du check-in et du check-out le jour J est essentielle pour offrir une expérience fluide et professionnelle à vos invités.
Voici les étapes clés recommandées :
1. Préparer vos sessions de check-in à l’avance : identifiez les zones d’accueil, les points de contrôle ou les ateliers où un suivi des présences est nécessaire.
2. Configurer les rôles et accès de chaque membre de l’équipe d’accueil sur l’application AppCraft (hôtes, hôtesses, responsables logistiques…).
3. Scanner les QR Codes des participants dès leur arrivée, ou recherchez-les par nom pour accélérer les files d’attente.
4. Suivre les arrivées en temps réel : les données sont synchronisées automatiquement entre tous les appareils connectés.
5. Utiliser le mode offline si la connexion Internet est instable : les enregistrements se mettront à jour dès le retour du réseau.
6. Gérer le check-out : de la même façon pour assurer un suivi précis des départs et exporter vos feuilles d’émargement horodatées.
Simplifiez chaque étape du parcours participant : moins d’attente, zéro doublon, données fiables et expérience personnalisée.
Certaines solutions sont limitées pour le nombre de cessions de check-in et check-out qui peuvent être faites en simultanées. Avec Appcraft vous n’avez pas de limite !
Certaines solutions imposent un lecteur de badge laser ce qui n’est pas le cas avec Appcraft : un simple mobile ou une tablette suffit. C’est du matériel que vous avez peut-être déjà ou qu’il est facile à louer.
C’est également plus éco-responsable (peu de filière existent pour le recyclage de lecteurs laser)
