Optimisez l’accueil de vos participants grâce à une application de check‑in dématérialisée. Suivez les arrivées, contrôlez les accès et réduisez les files d’attente pour offrir une expérience fluide et sans papier.
Offrez à vos participants un accès instantané et gérez l'affluence en toute sérénité. Notre solution de contrôle d’accès et de check-in mobile, rapide et complète, fait de l'accueil un moment agréable plutôt qu'un goulot d'étranglement. Lors du scan, l'écran affiche les informations clés du participant (catégorie, VIP, accès restreint), permettant à votre équipe d'accueil de personnaliser son discours et d'orienter efficacement vos visiteurs.
Fini les files d'attente interminables !
Assurez un passage éclair à l'entrée à vos invités grâce à une technologie de détection instantanée des QR Codes (sur badge papier, email ou mobile).
Suivez vos taux de présence en temps réel et visualisez instantanément qui est arrivé et qui manque à l'appel grâce à la synchronisation en temps réel avec le Backoffice
• Importez vos fichiers de participants depuis depuis XLS ou CSV ou gérez les inscriptions en ligne.
• Générez automatiquement des badges avec QR-Codes pour que vos participants puissent présenter à l’accueil de l’événement.
◦ soit en amont de l’événement
◦ soit le jour même avec nos imprimantes
• L’interface de l’app de check-in est super intuitive pour les équipes d’accueil, hôtes et hôtesses
• Scanner le QR-Code des participant(e)s ou taper son nom directement dans la barre de recherche depuis votre tablette ou smartphone.
◦ Zéro doublon de participant, zéro tracas : vos statistiques sont toujours fiables
• Cette solution fluidifie les flux d’entrée et réduit les files d’attente.
• Surtout : gagner du temps avec une solution moderne !
Oubliez la location coûteuse de douchettes spécifiques ou de matériel propriétaire. Notre application est disponible sur iOS et Android et transforme n'importe quel smartphone ou tablette grand public en un outil de scan ultra-rapide. Vos hôtesses et votre staff sont opérationnels en quelques minutes, sans formation technique complexe, réduisant ainsi vos coûts logistiques.
• Accès instantané avec de simples téléphones fournis par AppCraft.
• Plus besoin de matériel couteux et peu recyclable (laser)
• Plus besoin de listes papiers qui ne sont jamais à jour et de Stabilos
• Protection des données et conformité RGPD assurées.
Le check-in ne se limite pas à l'accueil général.
Que vous organisiez un grand salon ou un séminaire avec des activités multiples, AppCraft vous simplifie la vie.
Notre système gère le "multi-session" : contrôlez l'accès à chaque atelier, conférence ou dîner de gala grâce à des listes d'émargement dédiées.
Vous pouvez ainsi vérifier d'un coup d'œil si l'ensemble des personnes attendues pour une activité spécifique sont bien présentes, assurant une gestion logistique impeccable.
• Personnalisez l’accueil des invités avec un SMS ou une notification de bienvenue.
• Prévenir un responsable ou un chargé d’affaires qu’un(e) VIP ou un(e) invité(e) vient d’arriver avec les notifications.
• Synchroniser chaque session en temps réel entre plusieurs hôte(sse)s pour disposer des statistiques en temps réel ou idéal pour n’oublier personne quand plusieurs bus sont nécessaires pour un transfert
La connexion internet fait défaut sur le lieu de l'événement ? Aucun problème : notre mode hors-ligne assure la continuité du service et synchronise les données automatiquement dès le retour du réseau. Vous ne serez jamais bloqué même dans les lieux isolés.
• Accès et enregistrement des participants même sans connexion Internet.
• Synchronisation automatique des données dès que le réseau est rétabli.
• Sécurisation des informations pour éviter toute perte de données.
Un invité de dernière minute ou un badge oublié ? Pas de panique.
Depuis notre interface "Desk" sur ordinateur ou directement via l'application mobile, vous pouvez rechercher un participant manuellement, l'ajouter à la volée dans la base de données ou réimprimer son badge instantanément. Vous gardez la main sur chaque situation pour un service client parfait.
• Suivi des émargements en temps réel.
• Exporter les listes des personnes émargées dans un fichier Excel avec l’horodatage.
• En option, faire signer vos participant(e)s lors de l’émargement.
• Intégration possible avec votre système de billetterie et CRM.
• Automatisation des validations et des statistiques de présence.
• Accès instantané avec de simples téléphones fournis par AppCraft.
• Plus besoin de matériel couteux et peu recyclable (laser)
• Plus besoin de listes papiers qui ne sont jamais à jour et de Stabilos
• Protection des données et conformité RGPD assurées.
Le choix d'une application de check-in dépend du nombre de participants, des différents accès à contrôler et des conditions d'accueil sur place. Privilégiez une solution permettant de scanner les QR codes, de retrouver les invités manuellement, de suivre les présences en temps réel et de fonctionner sans connexion Internet si nécessaire.
AppCraft propose une application de check-in disponible sur smartphone et tablette, reliée à la gestion des participants. Elle convient notamment aux séminaires, conventions et congrès nécessitant plusieurs points d'accueil ou un contrôle d'accès personnalisé.
Le check-in par QR code consiste à attribuer un code à chaque participant, puis à le scanner lors de son arrivée afin de vérifier son inscription et d'enregistrer sa présence.
Avec AppCraft, les équipes d'accueil peuvent utiliser un smartphone ou une tablette iOS ou Android, sans lecteur laser dédié. Les QR codes peuvent être présentés depuis un email, un téléphone ou un badge imprimé.
En cas d'oubli du QR code, le personnel peut rechercher manuellement le participant et procéder à son enregistrement.
Pour un événement proposant plusieurs activités, un contrôle d'accès unique à l'entrée ne suffit pas toujours. Il peut être nécessaire de vérifier séparément les présences à chaque atelier, conférence, espace réservé ou activité.
AppCraft permet de créer plusieurs sessions de check-in avec des listes d'émargement dédiées. Les équipes peuvent ainsi contrôler les accès et suivre les présences à différents points de passage.
Par exemple, lors d'une convention, un participant peut être enregistré à son arrivée, puis contrôlé à l'entrée d'un atelier auquel il est inscrit.
Oui, certaines applications proposent un mode hors ligne pour continuer à enregistrer les participants lorsque la connexion Internet est instable ou indisponible.
AppCraft dispose d'un mode hors ligne permettant aux équipes d'accueil de poursuivre les enregistrements. Les données sont automatiquement synchronisées lorsque la connexion est rétablie.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors des événements organisés dans des lieux où la couverture réseau est limitée. Il reste toutefois recommandé de tester les appareils et la connexion avant l'ouverture des portes, notamment lorsque plusieurs points d'accueil fonctionnent simultanément.
Une application de check-in doit permettre de gérer les changements de dernière minute sans interrompre l'accueil des participants.
Avec AppCraft, les équipes peuvent rechercher un invité manuellement, ajouter un participant directement depuis l'interface d'accueil et réimprimer un badge si nécessaire.
Le back-office permet également de suivre les arrivées en temps réel lorsque les appareils sont connectés et d'exporter les listes d'émargement horodatées.
Les organisateurs peuvent ainsi identifier les participants présents, suivre les absences et disposer de données exploitables après l'événement.
