Weisen Sie Zimmer ganz einfach zu und verfolgen Sie die Unterbringung Ihrer Teilnehmer. Unser Rooming-Modul automatisiert die Organisation und macht dankKI und Automatisierung Schluss mit komplizierten Excel-Tabellen.
Excel ist kostenlos – bis Sie einen Formelfehler machen, der Ihnen 5000 € an No-Shows kostet. AppCraft ist eine Versicherung gegen menschliches Versagen.
Verbringen Sie keine Stunden mehr damit, Excel-Dateien abzugleichen. Die Zeiten von Dateien wie „Rooming_List_V12_Final.xlsx” sind vorbei. Unser Modul „Unterkunft” zentralisiert Ihre Bestände (von wenigen Zimmern bis zu mehreren Hundert) in Echtzeit, ermöglicht eine äußerst präzise Zimmerzuweisung entsprechend dem Profil der Gäste und verwandelt die mühsame Frage „Wer schläft mit wem?” in eine einfache und reibungslose Zusammenarbeit, bei der jeder Teilnehmer seinen Partner selbst auswählen kann.
Diese Funktion ist entscheidend für die Zufriedenheit der Teilnehmer. Bei der Anmeldung oder über ihren persönlichen Bereich können Ihre Gäste selbst ihren „Roommate” aus der Liste der angemeldeten Personen suchen und auswählen. Das schafft sofortiges Engagement, beruhigt die Teilnehmer und erspart Ihnen Hunderte von E-Mails mit Beschwerden oder Änderungen in letzter Minute.
Weniger Stress für den Veranstalter und ein besseres Erlebnis für den Teilnehmer!
DasRooming-Modulist ein Tool, das dieVerwaltung von Unterkünften erleichtert. Es ermöglicht die Organisation von Reservierungen, die Zuweisung von Zimmern und die Verfolgung der Belegung in Echtzeit.
Mit diesem Modul können Sie:
• Eine rund um die Uhr verfügbare Online-Plattform bereitstellen , auf der Ihre Gäste ihr Hotel und gegebenenfalls ihren Zimmerpartner auswählen können
• Details zu den verfügbaren Zimmern und deren Preisen präsentieren, damit Ihre Teilnehmer direkt reservieren können.
Stellen Sie sicher, dass Ihre VIP-Gäste die ihnen zustehenden Leistungen erhalten, ohne andere Teilnehmer zu verärgern. Dank unserer fortschrittlichen Regel-Engine können Sie bestimmte Hotels oder Zimmertypen (Suiten, Meerblick) nur für bestimmte Kategorien (VIP, Management) ein- oder ausblenden und gleichzeitig die Kontingente in Echtzeit verfolgen, um Überbuchungen zu vermeiden.
Nie wieder besteht das Risiko, dass Ihre Praktikanten die Präsidentensuite buchen.
So sparen alle Zeit und die Informationen sind in Echtzeit auf dem neuesten Stand!
Haben die Teilnehmer ihre Auswahl getroffen und es bleiben noch „Lücken” in Ihren Zimmerlisten? Mit AppCraft können Sie die freien Plätze intelligent füllen. Sie können die verbleibenden Zimmer nach Gruppen zuweisen (z. B. nach Abteilung oder Land) oder eine zufällige Zuweisung vornehmen, um bei großen Mengen wertvolle Zeit zu sparen. Das Tool übernimmt für Sie die Arbeit von Tetris.
Historisch gesehen und auch heute noch in vielen Organisationen basiert die Verwaltung von Zimmerlisten auf einem veralteten Verfahren:
1. Der Veranstalter erhält vom Hotel eine Zuteilung (Block).
2. Er erstellt eine Excel-Masterdatei („Master_Rooming_V1.xlsx”).
3. Er gibt die Daten aus den Anmeldeformularen manuell ein.
4. Er sendet diese Datei per E-Mail an das Hotel, das Reisebüro und den Kunden.
5. Es kommt zu einer Anhäufung von Änderungen (Änderungen von Namen, Daten, Sonderwünschen), wodurch konkurrierende Versionen entstehen (V2, V3_Final, V3_Final_Vrai).
Dieser Prozess ist von Natur aus fehlerhaft. Er führt zu Fehleingaben, Problemen bei der Versionsverwaltung und vor allem zu erheblichen Sicherheitslücken.
Das Modul ist auf die Praxis ausgerichtet: Mit einem Klick erstellen Sie übersichtliche, lesbare und vollständige Zimmerlisten (einschließlich Ernährungsgewohnheiten oder Sonderwünsche), die direkt an die Hoteliers gesendet werden können. Sobald das Zimmer bestätigt ist, werden die Informationen automatisch in die mobile App des Teilnehmers übertragen (Zimmernummer, Name des Zimmergenossens, Adresse des Hotels), sodass keine Papierdokumente mehr erforderlich sind.
Keine Last-Minute-E-Mails mehr wegen Zimmeränderungen.
Die Verwaltung der Unterkünfte ist der entscheidende Dreh- und Angelpunkt Ihrer Veranstaltung. Ein Fehler beim Kopieren und Einfügen, eine E-Mail, die in der Rezeption verloren geht, oder eine nicht weitergeleitete Last-Minute-Änderung – und schon ist das Erlebnis der Teilnehmer ruiniert.
Mit AppCraft können Sie Ihre Anmeldeformulare direkt mit Ihren Hotelkontingenten verbinden. Vermeiden Sie manuelle Neueingaben, sichern Sie Ihre sensiblen Daten und bieten Sie Ihren Logistikteams ein Tool, das ihren Anforderungen gerecht wird.
Wir wissen, dass Logistikleiter Excel-Experten sind. Wir wollten Ihnen diese Flexibilität nicht nehmen, sondern haben sie verbessert.
Mit unserer „Grid View”-Oberfläche können Sie Ihre Daten genauso schnell wie in einer Tabellenkalkulation filtern, sortieren, massenhaft bearbeiten und manipulieren, jedoch mit der Sicherheit einer zentralisierten Datenbank. Keine Versionsfehler, keine Zugriffskonflikte mehr: Alle arbeiten mit denselben Daten, die sauber und aktuell sind.
• Zugriff auf Hotellisten
• Erstellung von Zimmertypen
• Zugriff auf Feldlisten
• Zugriff auf Hotelauslastungsraten
• Bearbeitung der Matching-Regeln für Roomates
• Alle Kriterien der Teilnehmer können als Schlüssel für das Matching
Diese Funktion verändert alles für Ihre operativen Teams. Anstatt statische und ungesicherte Excel-Dateien zu exportieren und zu versenden:
• Generieren Sie einen einzigartigen HTTPS-Link für jeden Hotelpartner.
• Dynamischer Zugriff: Der Hotelier sieht eine gefilterte und gesicherte Ansicht der Zimmerliste, die in dem Moment aktualisiert wird, in dem Sie eine Änderung vornehmen.
• DSGVO-Konformität: Keine sensiblen personenbezogenen Daten (Reisepass, Diäten) werden mehr über unverschlüsselte E-Mails übertragen.
• Erleichtern Sie den Check-in am Tag der Ankunft im Hotel dank des speziellen Moduls, das indie mobile Anwendung integriert ist.
Rooming bezeichnet die komplette Verwaltung der Unterkünfte während einer beruflichen Veranstaltung: Zimmervergabe, Verwaltung der Kontingente, Nachverfolgung der Reservierungen und Koordination mit den Hotels.
Dies ist ein wichtiger Schritt, um einen reibungslosen und fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten, insbesondere wenn Sie viele Teilnehmer haben oder diese auf mehrere Unterkünfte verteilt sind.
Um einen reibungslosen Ablauf der Zimmervergabe zu gewährleisten, ist es wichtig, die Informationen zur Unterbringung der Teilnehmer von Anfang an zu zentralisieren. Ein klarer Überblick über die Bedürfnisse, An- und Abreisedaten sowie spezifische Anforderungen ermöglicht es, die Zimmervergabe im Voraus zu planen und Anpassungen in letzter Minute zu vermeiden.
Sobald die Daten strukturiert sind, ist eine regelmäßige Überwachung der Reservierungen und Hotelkontingente unerlässlich, um eine ausgewogene Verteilung gemäß den ausgehandelten Vereinbarungen zu gewährleisten. Diese vorausschauende Organisation erleichtert die Koordination mit den Hotels und sorgt für einen reibungslosen Ablauf für die Teilnehmer.
Einer der häufigsten Fehler besteht darin, die Zimmervergabe über mehrere separate Dateien oder Tools zu verwalten, was das Risiko von Fehlern und Doppelbuchungen erhöht. Es ist auch wichtig, verspätete oder nicht weitergegebene Aktualisierungen zu vermeiden, da diese die Kommunikation mit den Hotels erschweren und zu Missverständnissen führen.
Schließlich kann die Vernachlässigung der Echtzeit-Verfolgung von Änderungen schnell Auswirkungen auf das Erlebnis der Gäste haben. Eine zentralisierte und regelmäßig aktualisierte Verwaltung bleibt der Schlüssel zu einer kontrollierten und stressfreien Zimmervergabe.
Nur sehr wenige Eventmanagement-Lösungen bieten diese Funktion, obwohl sie Ihnen wertvolle Zeit sparen kann.
Dieses Modul ist zu 100 % mit der Teilnehmerdatenbank verbunden und bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Auslastung der von Ihnen reservierten Zimmer und Hotels.
In der dynamischen Welt der Veranstaltungsorganisation ist es von entscheidender Bedeutung, sinnvolle Interaktionen zwischen den Teilnehmern zu schaffen. Das Aufkommen intelligenter Technologien bietet nun faszinierende Möglichkeiten, das Erlebnis der Teilnehmer zu optimieren. Moderne Veranstaltungs-CRM-Systeme wie AppCraft nutzen Daten und künstliche Intelligenz, um Teilnehmer nach Affinitäten zu gruppieren und so die Qualität der Interaktionen und die Effizienz des Networkings zu verbessern.
Die Gruppierung der Teilnehmer nach Affinitäten bietet mehrere Vorteile:
• Höhere Zufriedenheit der Teilnehmer: Die Teilnehmer fühlen sich stärker eingebunden, wenn sie mit Personen interagieren, die ähnliche Interessen haben.
• Effizientes Networking: Die Gruppierung nach Affinitäten erleichtert gezieltere und relevantere Begegnungen und erhöht so die Chancen für zukünftige Kooperationen.
• Personalisierung des Veranstaltungserlebnisses: Jeder Teilnehmer profitiert von einem individuelleren Erlebnis, was die Loyalität gegenüber dem Veranstalter erhöhen kann.
