Rooming: Optimieren Sie die Unterkunftsbuchungen

Die Wahl einer Rooming-Software hängt von der Zahl der Teilnehmer, den eingebundenen Hotels und der Komplexität der Zuteilungen ab.

Für ein kleines Event kann eine Tabelle genügen. Muss ein Seminar oder eine Convention jedoch mehrere hundert Teilnehmer auf verschiedene Hotels verteilen, erleichtert eine spezialisierte Plattform die Verwaltung von Verfügbarkeiten und Änderungen.

AppCraft bietet ein mit der Teilnehmerdatenbank verbundenes Modul, mit dem sich Unterkünfte verwalten, Hotelkontingente verfolgen und Rooming-Listen in einer gemeinsamen Oberfläche vorbereiten lassen.

Die Zimmerzuteilung muss die Präferenzen der Gäste, ihr Profil und die Verfügbarkeiten der Hotels berücksichtigen.

Mit AppCraft können Veranstalter ihren Teilnehmern anbieten, ihr Hotel, ihren Zimmertyp und – sofern das Event es vorsieht – ihren Zimmerpartner selbst zu wählen.

Die übrigen Zuteilungen lassen sich anschließend stapelweise nach festgelegten Kriterien wie Abteilung oder Land oder zufällig vornehmen.

Der Veranstalter kann die Verteilung so weiterhin an die Anforderungen seines Events anpassen.

Für ein effizientes Kontingentmanagement ist es wichtig, die Verfügbarkeiten je Hotel und Zimmertyp zu verfolgen und zugleich die Zugangsbedingungen zu den verschiedenen Leistungen festzulegen.

Mit AppCraft lassen sich die Unterkunftsoptionen je nach Teilnehmerprofil individuell gestalten. So können etwa bestimmte Zimmerkategorien nur VIPs oder Mitgliedern der Geschäftsleitung angeboten werden.

Das Modul ermöglicht außerdem, die Belegungsquoten der Hotels und die Verfügbarkeiten zu verfolgen, damit die Logistikteams den Bedarf vorausschauend planen und Zuteilungen anpassen können.

Um Fehler durch verschiedene Versionen von Excel-Dateien zu vermeiden, können Veranstalter eine zentrale Rooming-Liste nutzen, auf die die betreffenden Partner zugreifen können.

Mit AppCraft lässt sich für jedes Hotel ein eigener HTTPS-Link erzeugen. Das Hotel sieht eine gefilterte, aktuelle Ansicht der Rooming-Liste, ohne bei jeder Änderung eine neue Datei zu erhalten.

Veranstalter verfügen außerdem über eine an Excel angelehnte Oberfläche, um ihre Daten zu filtern, zu sortieren und zu ändern. Dieser Ansatz erleichtert die Zusammenarbeit mit den Hotels und begrenzt zugleich die Verbreitung personenbezogener Daten per E-Mail.

Eine Rooming-Software erleichtert Zuteilungen und die Nachverfolgung der Unterkünfte, ersetzt jedoch nicht die Abstimmung mit den Hotels. Kurzfristige Änderungen müssen insbesondere die tatsächlichen Verfügbarkeiten und die Buchungsbedingungen berücksichtigen.

Mit AppCraft können die Teams die Zuteilungen aus einer zentralen Datenbank ändern und die mit den Hotels geteilten Informationen aktualisieren. Die Teilnehmer finden ihre Unterkunftsinformationen außerdem in ihrer Event-App.

Um Fehler zu vermeiden, bleibt es unerlässlich, die Verfügbarkeiten regelmäßig zu prüfen und mit jedem Hotel ein Bestätigungsverfahren festzulegen.