Steuern Sie Ihre Teilnehmer mit der Flexibilität einer Tabelle und der Leistungsfähigkeit eines CRM.

Die Wahl eines Event-CRM hängt von der Teilnehmerzahl, der Komplexität der Veranstaltung und den zu steuernden Abläufen ab: Anmeldungen, Segmentierung, Kommunikation, Logistik oder Zutrittskontrolle.

Für eine kleine Veranstaltung kann eine Tabelle genügen. Wenn eine Tagung oder ein Kongress jedoch mehrere hundert Teilnehmer zusammenbringt, erleichtert eine spezialisierte Plattform die Zusammenarbeit und die Aktualisierung der Informationen.

AppCraft bietet ein Event-CRM mit tabellenartiger Oberfläche, individuellen Filtern, Dublettenerkennung und einem Änderungsverlauf. Die Daten lassen sich direkt in den anderen Modulen der Plattform nutzen.

Mit Excel lassen sich Teilnehmerlisten organisieren, doch die Vielzahl an Dateien und der Austausch zwischen Mitarbeitern können es erschweren, Änderungen nachzuverfolgen.

Ein Event-CRM bündelt die Informationen in einer gemeinsamen Datenbank, die mit den verschiedenen Phasen der Veranstaltung verbunden ist.

Mit AppCraft finden Veranstalter eine von Excel inspirierte Oberfläche vor: Sie können Teilnehmer filtern, Spalten sortieren und Daten direkt in den Zellen ändern, ohne jede Karte einzeln zu öffnen.

Anders als bei einer per E-Mail versendeten Excel-Datei werden die Informationen in einer gemeinsamen Umgebung aktualisiert, mit einem Verlauf, in dem sich die vorgenommenen Änderungen nachvollziehen lassen.

Bei der Segmentierung werden Teilnehmer nach gemeinsamen Kriterien gruppiert: Profil, Sprache, Anmeldestatus, Aktivitätenauswahl oder im Formular angegebene Informationen.

So lassen sich Kommunikation und Zugänge insbesondere an die Bedürfnisse jeder Gästekategorie anpassen.

AppCraft bietet dynamische Typologien und eine Automatisierungs-Engine. Je nach konfigurierten Regeln kann eine Änderung der Daten eines Teilnehmers seine Zuordnung zu einer Gruppe, eine Benachrichtigung, eine Statusaktualisierung oder die Freischaltung eines Zugangs auslösen.

So kann beispielsweise ein für einen Workshop angemeldeter Teilnehmer automatisch in die entsprechende Gruppe aufgenommen werden, um die Informationen zu dieser Session zu erhalten.

Für die Zusammenarbeit mit Hotels, Caterern oder Transportunternehmen empfiehlt es sich, nur die Informationen weiterzugeben, die für deren Aufgaben erforderlich sind.

Mit AppCraft können Sie gefilterte Ansichten erstellen und über sichere Links teilen. Ein Hotelier kann zum Beispiel eine Liste mit den Namen der Teilnehmer und ihren Unterkunftsdaten einsehen, während ein Caterer auf die für die Verpflegung nötigen Daten zugreift.

Die Listen bleiben aktuell, wenn sich Informationen ändern. Diese Methode erleichtert die Koordination und begrenzt zugleich die Verbreitung von Dateien mit personenbezogenen Daten.

Um eine Teilnehmerdatenbank verlässlich zu machen, ist es wichtig, die Daten schon beim Import zu prüfen und die während der Vorbereitung der Veranstaltung vorgenommenen Änderungen nachzuverfolgen.

AppCraft bietet eine automatische Erkennung von Dubletten und bestimmten Anomalien, etwa fehlerhaften E-Mail-Adressen. Über den Verlauf lassen sich außerdem Autor, Datum und die zugehörigen Werte jeder Änderung ermitteln.

Diese Funktionen erleichtern die Korrektur von Fehlern und die Nachverfolgung von Änderungen. Eine menschliche Prüfung bleibt jedoch notwendig, insbesondere wenn zwei Personen ähnliche Kontaktdaten haben oder Daten unvollständig sind.