Un evento ya no se reduce al número de participantes presentes el día del evento. Para crear una relación duradera, los organizadores deben ahora prolongar las interacciones antes, durante y después del evento. El networking inteligente, la gamificación y los microeventos constituyen tres herramientas complementarias para transformar una audiencia puntual en una auténtica comunidad.
Durante mucho tiempo, el éxito de un evento se medía principalmente a partir de indicadores sencillos: número de inscritos, índice de asistencia, satisfacción o tasa de apertura de las comunicaciones.
Estos datos siguen siendo útiles, pero no lo dicen todo.
Hoy en día, hay una cuestión que cobra cada vez más importancia: ¿qué queda del evento una vez que ha terminado?
¿Se han establecido realmente contactos? ¿Siguen los participantes en contacto? ¿Tienen ganas de volver a verse en una próxima reunión?
Es ahí donde el concepto de «comunidad de eventos » cobra todo su sentido.
El evento ya no es necesariamente un fin en sí mismo. Puede convertirse en el punto de partida de una relación que se prolonga en el tiempo entre participantes, socios, colaboradores o miembros de un mismo ecosistema. Esta evolución se corresponde precisamente con el cambio de paradigma identificado en el trabajo preparatorio de AppCraft.
Una audiencia y una comunidad pueden estar formadas exactamente por las mismas personas, pero su funcionamiento es muy diferente.
Desde el punto de vista de la audiencia, la relación es principalmente descendente: el organizador publica una información, envía una invitación o dirige un evento, y los participantes la reciben.
En una comunidad, las relaciones también se vuelven horizontales. Los miembros empiezan a interactuar entre sí, sin que el organizador sea sistemáticamente el centro de cada interacción.
En otras palabras: una audiencia recibe. Una comunidad interactúa.
Esta distinción también cambia la forma de medir el éxito.
En lo que respecta a la audiencia, lo que más se tiene en cuenta es el volumen: el número de contactos, el número de suscriptores o la tasa de apertura.
En el caso de una comunidad, lo que más nos interesa es la densidad de las relaciones establecidas: ¿cuántos encuentros, intercambios o vínculos útiles han surgido del evento y se han prolongado posteriormente?
De hecho, hay una prueba sencilla que permite distinguir ambas cosas: si dos participantes tienen que pasar sistemáticamente por el organizador para interactuar, nos encontramos aún más en una lógica de audiencia que de comunidad.
Para superar esta etapa, se pueden combinar tres estrategias: el networking, la gamificación y los microeventos.
El hecho de reunir a varios cientos de personas en un mismo lugar no garantiza que vayan a encontrarse.
El networking realmente útil se basa en la capacidad de poner en contacto a las personas adecuadas en función de sus intereses, sus objetivos o sus necesidades.
Ese es precisamente el reto del «matchmaking» en el ámbito de los eventos.
En lugar de dejar que los encuentros dependan únicamente del azar, el organizador puede facilitar el contacto entre participantes con puntos en común: sector de actividad, problemas comunes, intereses o objetivos profesionales.
Hay varios factores que hacen que este tipo de networking sea más eficaz:
• permitir que los participantes elijan si desean aparecer en la lista y que se les contacte;
• definir sus objetivos de antemano;
• proponer encuentros o grupos relevantes;
• facilitar que los intercambios continúen tras el evento.
Este último punto es fundamental.
El networking limitado al día del evento se traduce, básicamente, en una recopilación de contactos. Sin embargo, cuando se plantea a largo plazo, puede contribuir a crear una verdadera red de contactos.
Por lo tanto, una buena relación no es solo un encuentro: es un encuentro que tiene motivos para continuar.
Un networking pensado a largo plazo puede crear una verdadera red de contactos.
Por lo tanto, una buena relación no es solo un encuentro: es un encuentro que tiene motivos para continuar.
La gamificación de eventos se reduce a veces a unas pocas mecánicas muy visibles: concursos, retos, clasificaciones o recompensas.
Sin embargo, su potencial es mucho mayor.
Si se utiliza correctamente, permite fomentar los comportamientos que el organizador desea promover durante el evento.
Puede tratarse de:
• conocer a nuevos participantes;
• visitar varios espacios o stands;
• participar en un taller;
• consultar un contenido;
• responder a un cuestionario;
• concertar una cita;
• colaborar en un equipo.
La gamificación se convierte así en un medio para orientar de forma natural la experiencia del participante.
Además, proporciona información valiosa sobre las interacciones que realmente se han producido.
Cuando se integra en una plataforma de eventos, la gamificación también permite comprender mejor los comportamientos: contenidos consultados, actividades realizadas, insignias obtenidas o recorridos seguidos.
El trabajo preparatorio recomienda, entre otras cosas, dar prioridad a los retos colectivos, los recorridos de descubrimiento y las recompensas progresivas, en lugar de una simple clasificación individual.
La lógica cambia: más allá del número de puntos obtenidos, lo que importa sobre todo es saber qué interacciones útiles ha permitido generar la mecánica del juego.
Un gran evento resulta especialmente eficaz para generar visibilidad, reunir a un ecosistema y facilitar los primeros contactos.
Pero no todas las relaciones pueden profundizarse en un encuentro en el que participan varios cientos o miles de personas. Ahí es donde entran en juego los microeventos adquieren todo su valor.
Los talleres temáticos, los almuerzos, las cenas para responsables de la toma de decisiones, los encuentros específicos o los círculos de debate en grupos reducidos permiten crear interacciones más directas y profundizar en unas relaciones que, a menudo, un gran encuentro solo puede iniciar.
Esta lógica cobra aún más sentido con el desarrollo del trabajo híbrido y el teletrabajo. Cuando las ocasiones de encuentro informal son menos frecuentes, estas reuniones en pequeños grupos recrean momentos de interacción humana, refuerzan el sentimiento de pertenencia y mantienen los vínculos entre dos grandes eventos.
Una empresa puede, por ejemplo, estructurar su calendario en torno a un gran evento anual, complementado con varias reuniones temáticas a lo largo del año y, posteriormente, con otro gran encuentro.
De este modo, la relación ya no se pierde entre dos ediciones.
El evento se convierte en un ciclo relacional, y deja de ser una sucesión de citas independientes.
Cada una de estas herramientas aporta valor por sí sola. Pero su utilidad se multiplica cuando funcionan conjuntamente.
El networking permite identificar a las personas que tienen interés en conocerse.
La gamificación fomenta las interacciones y permite observar cuáles se han producido realmente.
A continuación, el microevento ofrece un marco adecuado para profundizar en algunas de esas relaciones.
De este modo, se pasa progresivamente de: participantes → interacciones → conexiones → relaciones → comunidad.
Precisamente por eso, el tríptico es más eficaz que la mera acumulación de funcionalidades aisladas. Es la combinación de estas tres palancas la que permite transformar un evento puntual en un auténtico ritual comunitario: el networking crea conexiones, la gamificación estimula y mide las interacciones, y el microevento permite profundizar en las relaciones a lo largo del tiempo.
Crear una comunidad en torno a tus eventos te permite no tener que empezar de cero cada vez que se celebra una nueva edición.
Poco a poco, el organizador puede:
• identificar a los participantes más activos;
• comprender qué temas generan realmente interacciones;
• crear grupos con intereses comunes;
• proponer encuentros más específicos;
• personalizar aún más sus comunicaciones;
• prolongar la relación entre dos eventos;
• sacar partido de las conexiones creadas en ediciones anteriores.
De este modo, el evento se convierte en una fuente constante de conocimiento sobre su ecosistema.
Este enfoque también cambia la definición de «compromiso con los eventos».
Ya no se trata solo de saber si un participante ha abierto un correo electrónico o ha asistido a una conferencia.
Se trata de comprender qué le permitió crear ese acontecimiento.
Es evidente que las empresas seguirán organizando grandes concentraciones, convenciones, congresos o ferias.
Pero el valor de estos eventos dependerá cada vez más de lo que ocurra entre una edición y otra.
Los participantes más comprometidos no vuelven solo para reencontrarse con una marca o asistir a un programa.
También vuelven para reencontrarse con las personas que conocieron en ocasiones anteriores.
Por lo tanto, el papel del organizador está evolucionando poco a poco: ya no se limita a crear un evento, sino que debe facilitar un ecosistema de relaciones.
El networking inteligente, la gamificación y los microeventos son tres pilares que se complementan especialmente bien para lograrlo.
En AppCraft, las funciones de networking y gamificación permiten precisamente integrar estas interacciones directamente en el recorrido del participante y prolongar la experiencia del evento más allá del día del evento.
El objetivo ya no es solo organizar un evento que sea un éxito.
Se trata de hacer que la comunidad tenga ganas de reunirse en el próximo.
Ambos son complementarios, más que opuestos. Un gran evento resulta eficaz para ganar visibilidad, reunir a un ecosistema y multiplicar los primeros contactos. Los microeventos (talleres temáticos, almuerzos, cenas de responsables, círculos en pequeños grupos) permiten luego profundizar en unas relaciones que, a menudo, un gran encuentro solo sirve para iniciar. Resultan especialmente útiles cuando el teletrabajo reduce las oportunidades de encontrarse. Una organización puede, por ejemplo, programar una cita anual, varios encuentros temáticos a lo largo del año y, posteriormente, una nueva edición a gran escala. Sin embargo, por sí solo, un microevento no permite llegar a un público amplio ni multiplicar los primeros contactos.
Hay que poner en contacto a los participantes en función de sus complementariedades, en lugar de dejar los encuentros al azar. En la práctica, se trata de dejar que cada uno elija si desea ser visible y que se le contacte, y luego definir sus objetivos de antemano: sector de actividad, problemática, intereses, objetivos profesionales. A continuación, se pueden proponer encuentros o grupos relevantes. También hay que prever que los intercambios puedan continuar tras el evento. Un networking limitado al día del evento solo genera una lista de contactos, mientras que un «matchmaking» pensado a largo plazo ayuda a construir una verdadera red de contactos.
El principal error es reducir la gamificación a puntos y a una clasificación individual. Resulta más útil cuando fomenta comportamientos concretos: conocer a nuevos participantes, visitar stands, participar en un taller, concertar una cita o colaborar en equipo. Por lo tanto, hay que dar prioridad a los retos colectivos, los recorridos de descubrimiento y las recompensas progresivas. También hay que evitar evaluar la iniciativa en función del número de puntos otorgados, en lugar de las interacciones útiles que ha generado. Por último, la gamificación cobra todo su sentido cuando se combina con el networking y los microeventos, que permiten prolongar las relaciones establecidas.
