Un evento non si limita più al numero di partecipanti presenti il giorno stesso. Per creare un rapporto duraturo, gli organizzatori devono ormai estendere le interazioni prima, durante e dopo l’evento. Il networking intelligente, la gamification e i micro-eventi costituiscono tre leve complementari per trasformare un pubblico occasionale in una vera e propria comunità.
Per molto tempo, il successo di un evento è stato misurato principalmente sulla base di indicatori semplici: numero di iscritti, tasso di partecipazione, soddisfazione o tasso di apertura delle comunicazioni.
Questi dati sono comunque utili, ma non dicono tutto.
Oggi una domanda assume sempre maggiore importanza: cosa rimane dell’evento una volta che questo è terminato?
Sono stati davvero stabiliti dei contatti? I partecipanti continuano a tenersi in contatto? Hanno voglia di ritrovarsi in occasione di un prossimo incontro?
È proprio qui che il concetto di “comunità degli eventi ” assume tutto il suo significato.
L'evento non è più necessariamente un fine in sé. Può diventare il punto di partenza di una relazione che si protrae nel tempo tra partecipanti, partner, collaboratori o membri di uno stesso ecosistema. Questa evoluzione corrisponde proprio al cambiamento di paradigma individuato nel lavoro preparatorio di AppCraft.
Un pubblico e una comunità possono essere composti esattamente dalle stesse persone, ma il loro funzionamento è molto diverso.
In un'ottica di pubblico, la relazione è prevalentemente unidirezionale: l'organizzatore pubblica un'informazione, invia un invito o gestisce un evento, e i partecipanti ricevono.
All’interno di una comunità, anche le relazioni assumono un carattere orizzontale. I membri iniziano a interagire tra loro, senza che l’organizzatore sia sistematicamente al centro di ogni interazione.
In altre parole: un pubblico ascolta. Una comunità interagisce.
Questa distinzione cambia anche il modo in cui si misura il successo.
Per quanto riguarda l'audience, si tiene conto principalmente del volume: numero di contatti, numero di iscritti o tasso di apertura.
Per quanto riguarda una comunità, ci si concentra maggiormente sulla densità delle relazioni instaurate: quanti incontri, scambi o legami significativi sono nati dall’evento e continuano anche in seguito?
Un semplice test permette del resto di distinguere le due cose: se due partecipanti devono passare sistematicamente attraverso l’organizzatore per interagire, ci si trova ancora di più in una logica di pubblico che di comunità.
Per superare questa fase, è possibile combinare tre strumenti: networking, gamification e micro-eventi.
Mettere diverse centinaia di persone nello stesso posto non garantisce che si incontrino.
Un networking davvero utile si basa sulla capacità di mettere in contatto le persone giuste in base ai loro interessi, ai loro obiettivi o alle loro esigenze.
È proprio questa la sfida del matchmaking nel settore degli eventi.
Anziché lasciare che gli incontri dipendano esclusivamente dal caso, l’organizzatore può facilitare la creazione di contatti tra partecipanti con caratteristiche complementari: settore di attività, problematiche comuni, interessi o obiettivi professionali.
Diversi elementi rendono questo networking più efficace:
• lasciare che siano i partecipanti a scegliere se desiderano essere visibili e contattati;
• definire in anticipo i propri obiettivi;
• proporre incontri o gruppi pertinenti;
• consentire che gli scambi continuino anche dopo l’evento.
L'ultimo punto è fondamentale.
Un’attività di networking limitata al giorno stesso dell’evento porta essenzialmente a una semplice raccolta di contatti. Se invece viene concepita in una prospettiva a lungo termine, può invece contribuire a creare una vera e propria rete.
Un buon matchmaking non è quindi solo un incontro: è un incontro che ha un motivo per continuare.
Un’attività di networking pensata nel lungo periodo può creare una vera e propria rete.
Un buon matchmaking non è quindi solo un incontro: è un incontro che ha un motivo per continuare.
La gamification degli eventi viene talvolta ridotta ad alcune meccaniche molto evidenti: quiz, sfide, classifiche o premi.
Eppure, il suo potenziale è molto più ampio.
Se utilizzata correttamente, permette di incoraggiare i comportamenti che l’organizzatore desidera promuovere durante l’evento.
Ad esempio:
• incontrare nuovi partecipanti;
• visitare diversi spazi o stand;
• partecipare a un workshop;
• consultare un contenuto;
• rispondere a un questionario;
• fissare un appuntamento;
• collaborare all’interno di un team.
La gamification diventa così un modo per orientare in modo naturale l'esperienza del partecipante.
Fornisce inoltre informazioni preziose sulle interazioni effettivamente avvenute.
Quando viene integrata in una piattaforma dedicata agli eventi, la gamification consente inoltre di comprendere meglio i comportamenti: contenuti consultati, attività svolte, badge ottenuti o percorsi seguiti.
Il lavoro preparatorio raccomanda, in particolare, di privilegiare le sfide collettive, i percorsi di scoperta e i premi progressivi, piuttosto che una semplice classifica individuale.
La logica cambia: al di là del numero di punti ottenuti, la sfida consiste soprattutto nel capire quali interazioni utili siano state generate dalle meccaniche di gioco.
Un grande evento è particolarmente efficace per creare visibilità, riunire un ecosistema e favorire i primi incontri.
Ma non è possibile approfondire tutte le relazioni in un evento che riunisce diverse centinaia o migliaia di partecipanti. È qui che entrano in gioco i micro-eventi assumono tutto il loro valore.
Workshop tematici, pranzi, cene con i decisori, incontri mirati o gruppi di discussione in piccoli comitati consentono di creare interazioni più dirette e di approfondire relazioni che un grande raduno spesso può solo avviare.
Questa logica acquista ancora più significato con lo sviluppo del lavoro ibrido e del telelavoro. Quando le occasioni di incontro informale sono meno frequenti, questi incontri in piccoli gruppi ricreano momenti di scambio umano, rafforzano il senso di appartenenza e mantengono vivi i legami tra un evento importante e l’altro.
Un’azienda può, ad esempio, strutturare il proprio calendario attorno a un grande evento annuale, integrato da diversi incontri tematici nel corso dell’anno, per poi concludere con un altro importante evento.
In questo modo, il collegamento non viene più perso tra due edizioni.
L'evento diventa un ciclo relazionale, e non più una successione di appuntamenti indipendenti.
Ciascuna di queste leve apporta valore di per sé. Ma il loro potenziale diventa molto maggiore quando agiscono in sinergia.
Il networking permette di individuare le persone che hanno interesse a incontrarsi.
La gamification incoraggia le interazioni e permette di osservare quelle che si sono effettivamente verificate.
Il micro-evento offre poi un contesto adeguato per approfondire alcune di queste relazioni.
Si passa così gradualmente da: partecipanti → interazioni → connessioni → relazioni → comunità.
È proprio per questo motivo che il trittico è più efficace del semplice accumulo di funzionalità isolate. È la combinazione di queste tre leve che permette di trasformare un evento occasionale in un vero e proprio rituale comunitario: il networking crea connessioni, la gamification stimola e misura le interazioni, mentre il micro-evento consente di approfondire le relazioni nel tempo.
Costruire una comunità attorno ai propri eventi permette di non dover ripartire da zero ad ogni nuova edizione.
A poco a poco, l’organizzatore può:
• identificare i partecipanti più attivi;
• capire quali argomenti generano realmente interazioni;
• creare gruppi con interessi comuni;
• proporre incontri più mirati;
• personalizzare maggiormente le proprie comunicazioni;
• prolungare il rapporto tra due eventi;
• trarre vantaggio dalle connessioni create nelle edizioni precedenti.
L'evento diventa così una fonte continua di conoscenza sul proprio ecosistema.
Questo approccio modifica anche la definizione di "impegno legato agli eventi".
Non si tratta più solo di sapere se un partecipante ha aperto un’e-mail o ha partecipato a una conferenza.
Si tratta di capire cosa l’evento gli abbia permesso di creare.
Le aziende continueranno ovviamente a organizzare grandi raduni, convegni, congressi o fiere.
Ma il valore di questi eventi dipenderà sempre più da ciò che accade tra un’edizione e l’altra.
I partecipanti più coinvolti non tornano solo per ritrovare un marchio o seguire un programma.
Tornano anche per rivedere le persone che hanno conosciuto in precedenza.
Il ruolo dell’organizzatore sta quindi gradualmente cambiando: non deve più limitarsi a creare un evento, ma deve favorire la creazione di un ecosistema di relazioni.
Il networking intelligente, la gamification e i micro-eventi costituiscono tre elementi particolarmente complementari per raggiungere questo obiettivo.
In AppCraft, le funzionalità di networking e gamification consentono proprio di integrare queste interazioni direttamente nel percorso dei partecipanti e di prolungare l'esperienza dell'evento oltre il semplice giorno dell'evento.
L'obiettivo non è più solo quello di organizzare un evento di successo.
È quello di invogliare una comunità a ritrovarsi al prossimo evento.
I due approcci sono complementari piuttosto che opposti. Un grande evento è efficace per acquisire visibilità, riunire un ecosistema e moltiplicare i primi incontri. I micro-eventi (workshop tematici, pranzi, cene con i decisori, incontri in piccoli gruppi) consentono poi di approfondire relazioni che un grande raduno spesso si limita solo ad avviare. Sono particolarmente utili quando il telelavoro riduce le occasioni di incontrarsi. Un’organizzazione può, ad esempio, prevedere un appuntamento annuale, diversi incontri tematici nel corso dell’anno e poi una nuova edizione su larga scala. Da solo, invece, un micro-evento non permette né di raggiungere un vasto pubblico né di moltiplicare i primi contatti.
È necessario mettere in contatto i partecipanti in base alle loro complementarità, piuttosto che lasciare gli incontri al caso. Concretamente, si tratta di lasciare che ciascuno scelga se desidera essere visibile e contattato, per poi definire in anticipo i propri obiettivi: settore di attività, problematiche, interessi, obiettivi professionali. Successivamente si possono proporre incontri o gruppi pertinenti. È inoltre necessario prevedere che gli scambi possano proseguire anche dopo l’evento. Un networking limitato al giorno stesso dell’evento produce soprattutto un elenco di contatti, mentre un matchmaking concepito nel lungo periodo aiuta a costruire una vera e propria rete.
L’errore principale è quello di ridurre la gamification a punti e a una classifica individuale. Essa risulta più utile quando incoraggia comportamenti specifici: incontrare nuovi partecipanti, visitare gli stand, partecipare a un workshop, fissare un appuntamento o collaborare in team. È quindi opportuno privilegiare le sfide collettive, i percorsi di scoperta e i premi progressivi. Bisogna inoltre evitare di valutare l’iniziativa in base al numero di punti assegnati piuttosto che alle interazioni significative che ha generato. Infine, la gamification acquista pieno significato se abbinata al networking e ai micro-eventi, che consentono di consolidare le relazioni instaurate.
