Organizar un evento corporativo requiere previsión, una buena coordinación y una experiencia impecable para los participantes. Sin embargo, hay algunos errores que se repiten con frecuencia: falta de objetivos, preparación insuficiente, mala comunicación o ausencia de seguimiento tras el evento. Descubre los 7 errores más comunes a la hora de organizar un evento profesional y las buenas prácticas para evitarlos.
Organizar un evento corporativo puede resultar rápidamente complicado. Entre la gestión de los participantes, el lugar, la comunicación, las inscripciones o incluso el desarrollo del evento el día de la celebración, hay muchos detalles que hay que prever.
Sin embargo, hay ciertos errores que se repiten con frecuencia y que pueden afectar directamente a la experiencia de los participantes, a la imagen de marca o incluso al presupuesto.
Estos son los 7 errores más comunes que hay que evitar al organizar un evento corporativo.
Un evento corporativo exitoso siempre comienza con unos objetivos claros. Antes de elegir un lugar, un formato o los ponentes, es imprescindible saber qué es lo que realmente esperas del evento: aumentar tu notoriedad, generar clientes potenciales, fidelizar a tus clientes, cohesionar a tus equipos o lanzar un producto.
Sin un objetivo claro, resulta difícil elaborar un programa coherente, definir indicadores de rendimiento o medir el retorno de la inversión.
Antes incluso de elegir un lugar o una fecha, es fundamental saber por qué organizas este evento.
¿Se trata de:
• fidelizar a los clientes,
• generar clientes potenciales,
• lanzar un producto,
• cohesionar a los equipos,
• formar a los empleados,
• aumentar su notoriedad?
Sin un objetivo claro, resulta difícil tomar las decisiones adecuadas en cuanto al formato, el contenido, los participantes o los indicadores de rendimiento.
El éxito de un evento corporativo siempre se basa en objetivos concretos y cuantificables.
La organización de un evento corporativo suele llevar más tiempo de lo que uno imagina. Entre el lugar, los proveedores, las invitaciones, las inscripciones, el programa, la logística y la comunicación, las tareas son numerosas.
Cuanto antes empieces con los preparativos, más reducirás el riesgo de errores, los sobrecostes y los imprevistos de última hora.
Uno de los errores más comunes es pensar que un evento profesional se puede organizar en poco tiempo.
En realidad, incluso un evento de pequeña envergadura requiere una planificación previa:
• búsqueda del lugar,
• gestión de los proveedores,
• creación de las invitaciones,
• inscripciones,
• recordatorios,
• logística,
• escenografía,
• acreditaciones,
• programa,
• comunicación.
Cuanto antes empieces con los preparativos, menos imprevistos y gastos adicionales tendrás.
Para un evento corporativo, suele recomendarse contar con varias semanas, o incluso varios meses, de preparación, dependiendo de la envergadura del proyecto.
La experiencia de los participantes se ha convertido en un elemento fundamental para el éxito de un evento profesional. Hoy en día, los invitados esperan un proceso fluido, sencillo y rápido.
Esto implica un proceso de inscripción intuitivo, información clara, una página web adaptativa dedicada al evento, recordatorios automáticos, una gestión eficaz de las acreditaciones y una rápida acogida en el lugar del evento.
Un evento corporativo no se reduce a un programa o a una sala.
La experiencia del participante se ha convertido en un criterio fundamental.
Hoy en día, los participantes esperan:
• un proceso de inscripción sencillo,
• información clara,
• una página web del evento que funcione con fluidez,
• recordatorios automáticos,
• una acogida rápida,
• una experiencia móvil,
• una señalización eficaz,
• contenidos útiles y atractivos.
Un recorrido mal planificado puede generar rápidamente frustración, ausencias o una mala percepción de tu evento.
Aunque la organización sea rigurosa, pueden surgir imprevistos: mal tiempo, problemas técnicos, la ausencia de un ponente, el retraso de un proveedor o un fallo en el sistema de inscripciones.
Es imprescindible contar con planes de contingencia para garantizar la seguridad de tu evento y evitar que un incidente menor arruine toda la experiencia.
Incluso con una organización rigurosa, pueden surgir imprevistos:
• condiciones meteorológicas adversas,
• retraso de un ponente,
• problema técnico,
• ausencia de un proveedor,
• baja tasa de participación,
• error en las inscripciones,
• cancelación de última hora.
Es imprescindible contar con un plan B para evitar que cualquier imprevisto perturbe todo el evento.
Esto puede incluir:
• una solución de contingencia para la retransmisión,
• un presentador suplente,
• equipo de repuesto,
• equipos que puedan movilizarse rápidamente,
• una solución híbrida o digital.
Una comunicación deficiente puede afectar considerablemente a la tasa de participación. Aunque tu evento esté bien organizado, los participantes deben recibir la información adecuada en el momento oportuno.
Se recomienda enviar una invitación inicial, varios recordatorios, un aviso unos días antes, así como un resumen con el programa, cómo llegar, los horarios y la información práctica.
Incluso un evento, por muy bueno que sea, puede fracasar si los participantes no reciben suficiente información.
Una comunicación eficaz antes del evento permite maximizar la tasa de participación.
Se recomienda planificar varias fases de comunicación:
• invitación inicial,
• recordatorio,
• recordatorio unos días antes,
• información práctica,
• programa,
• acceso,
• confirmación de la inscripción.
Las campañas de correo electrónico, los SMS, las notificaciones y los sitios web dedicados a eventos permiten hoy en día centralizar fácilmente toda esta información.
El trabajo no termina una vez finalizado el evento. Un buen seguimiento posterior al evento permite prolongar su impacto y sacar el máximo partido a los intercambios que se han producido.
Puede enviar un correo electrónico de agradecimiento, un cuestionario de satisfacción, compartir fotos o presentaciones, así como realizar un seguimiento comercial de los clientes potenciales con los que se haya reunido.
El evento no termina cuando se marchan los participantes.
El seguimiento posterior al evento es fundamental para prolongar su impacto y medir los resultados.
Tras un evento corporativo, conviene prever:
• un correo electrónico de agradecimiento,
• un cuestionario de satisfacción,
• compartir fotos o vídeos,
• acceso a las presentaciones,
• un informe,
• un seguimiento comercial,
• un nuevo contacto con los clientes potenciales.
Esta fase permite convertir un simple evento en una auténtica oportunidad para establecer relaciones y hacer negocios.
Utilizar varias herramientas diferentes para gestionar las inscripciones, los participantes, los correos electrónicos, el sitio web o las estadísticas aumenta el riesgo de cometer errores y supone una pérdida de tiempo.
Centralizar toda la gestión de eventos en una única plataforma permite ganar en eficiencia, realizar un mejor seguimiento de los datos y mejorar la experiencia general.
