In qualità di comunicatori, sappiamo che è fondamentale continuare a comunicare con i nostri stakeholder. Anche in questo contesto particolare. È indispensabile creare/mantenere un legame forte con i nostri clienti, dipendenti e altri membri del nostro ecosistema. 🔗
Con la crisi del Covid-19, che dura ormai da più di un anno, ci siamo abituati agli eventi digitali. Una svolta obbligatoria che per alcuni di noi ha comportato alcune difficoltà. Ma un cambiamento necessario in questo contesto di crisi sanitaria.
Ma cosa succede oggi? Dobbiamo continuare con gli eventi digitali, tornare agli eventi in presenza o essere più cauti e puntare su una soluzione ibrida? 🧐
Nessuno sa davvero quando riprenderanno gli eventi fisici. Quindi ci sono due possibilità: anticipare questa ripresa e/o aspettare gli annunci del governo di giovedì sera sperando che...
Noi di AppCraft abbiamo deciso di fare entrambe le cose. Anticipare e allo stesso tempo adeguare la nostra strategia ad ogni nuovo annuncio. Ecco quindi cosa prevediamo: 🔍
Per ridurre al minimo i rischi, almeno fino all'estate è preferibile continuare a privilegiare il formato digitale. L'arrivo dei vaccini e delle belle giornate ci fa sperare in una certa ripresa a partire da settembre. Ma per il momento è bene pianificare i vostri eventi in modalità virtuale. Per farlo, è importante scegliere una piattaforma che soddisfi le vostre esigenze:
• La soluzione che state considerando gestisce la fase precedente, quella durante e quella successiva all'evento? Se per organizzare il mio evento devo passare attraverso 3 soluzioni diverse (inviti, streaming, interattività, ad esempio), allora diventa più complicato per l'organizzatore. Ma questo ha anche (e soprattutto) un impatto sul percorso dell'utente. Gli utenti devono uscire dalla piattaforma live per partecipare ai moduli di interattività... un vero rompicapo!
• La soluzione risponde alle mie esigenze (moduli appropriati)? Verificate se consente il networking, la fissazione di appuntamenti 1to1 o 1toMany se il vostro obiettivo è, ad esempio, convertire o acquisire lead. Offre una soluzione di matchmaking nel caso di una fiera del reclutamento
• Consente di chattare con gli espositori? Assicuratevi che il vostro obiettivo sarà raggiunto con la piattaforma scelta.
• Mi consente una personalizzazione completa? La piattaforma sarà completamente white label?
• È sufficientemente sicura ? Nell'attuale contesto di massicci attacchi informatici contro la Francia, è importante orientarsi verso un'infrastruttura tecnica altamente sicura per consentire alle aziende come la vostra di attivare la propria comunicazione in tutta sicurezza. Per organizzare la vostra comunicazione in tutta tranquillità, optate per una soluzione regolarmente sottoposta a revisione e conforme alle norme RGPD.
• Offre un'assistenza personalizzata? Avrò a disposizione una persona specifica che mi assisterà (in loco o a distanza, tramite hotline o altro)?
Queste domande sono fondamentali se desiderate creare un evento efficace che rispecchi la vostra identità. La scelta di una piattaforma inadeguata può farvi perdere molto. E non solo denaro! 💸 Una piattaforma scelta male può avere gravi conseguenze sul vostro:
• Immagine: azienda che gestisce male le nuove tecnologie, evento poco interessante che ha attirato pochi visitatori
• Credibilità: nei confronti dei vostri relatori esterni e sponsor che non godranno di alcuna visibilità e rischiano quindi di non rispondere più ai vostri inviti futuri
• Tempo: i vostri team avranno dedicato diverse ore a un progetto che non avrà successo o avrà scarsi risultati.
Pensate anche a sceneggiare il vostro evento, prevedendo pause e interattività. Per il 31% dei professionisti del settore, il coinvolgimento è la sfida principale degli eventi virtuali (EventMB, 2020). I partecipanti sono stanchi dei webinar insipidi e vogliono vivere un'esperienza reale, trarre qualcosa dal vostro evento, che sia dal contenuto, dal discorso o dagli scambi!
Secondo Evénement.com, il 63% delle aziende continuerà ad attuare una strategia digitale anche dopo la ripresa degli eventi in presenza. Ciò vale sia per gli eventi completamente digitali che per quelli ibridi.
Mentre il 2020 è stato un anno virtuale, la maggior parte degli attori del settore prevede che la seconda parte del 2021 sarà ibrida! Questo mix digitale/presenziale sembra perfetto per il nuovo anno per diversi motivi:
• Non abbiamo ancora una data per la ripresa degli eventi fisici.
• Nonostante ciò, c'è la necessità di ritrovarsi localmente quando sarà nuovamente possibile.
• Questo formato offre maggiore flessibilità sia all'organizzatore che ai partecipanti. Chi vuole o può spostarsi, lo fa, gli altri restano a casa a loro piacimento. I vantaggi sono numerosi. Permette di continuare a comunicare con i nostri stakeholder invitando alcuni VIP sul posto per incontri faccia a faccia. È possibile rispettare le norme di sicurezza in periodo di crisi sanitaria. È anche più responsabile nei confronti dell'ambiente rispetto a un evento fisico. Infatti, richiede meno trasporti (80% delle emissioni di CO² di un evento fisico). Ma è anche più economico per l'organizzatore in termini di costi di affitto della sala, catering, alloggio e trasporti. 👌
Per mettere tutte le possibilità dalla propria parte quando si organizza un evento ibrido, è bene:
• Scegliere una soluzione unica: un unico fornitore per la vostra piattaforma digitale e la vostra applicazione mobile. Questo faciliterà l'organizzazione. Meno tempo e denaro spesi!
• Pensare a creare un'esperienza reale per le persone presenti sul posto ma anche a distanza. Un unico universo, 2 esperienze adattate.
• La sceneggiatura e il ritmo sono fondamentali! Pensare alle pause con video o audio per i partecipanti a distanza, conto alla rovescia prima della ripresa, ...
È il sogno di tutti! La ripresa degli eventi in presenza è prevista a partire dalla fine del 2021. Dopo mesi di attesa, il momento arriverà presto. ⏱ E quando sarà così, avrete bisogno di un'applicazione mobile all'altezza del vostro evento. Vera e propria bussola per i partecipanti, offre numerosi vantaggi:
• È un ulteriore supporto per comunicare con i vostri partecipanti. Maggiore visibilità per voi nel lungo periodo: può essere utilizzata prima del vostro evento per stuzzicare la curiosità o dopo per mantenere i contatti e potenzialmente essere riutilizzata per il vostro prossimo evento.
• Consente agli utenti di interagire con voi, gli espositori o gli altri partecipanti. Il networking grazie a un'applicazione mobile dedicata al vostro evento è un vero vantaggio!
• Consente ai partecipanti di prendere parte alle interattività e alle attività proposte. Quiz, sondaggi, chat, condivisione di foto e documenti, libreria di contenuti, elenco dei partecipanti, c'è tutto!
Ovviamente non si improvvisa all'ultimo momento ed è già da ora che si prepara per l'inizio dell'anno scolastico 2025.
