Optimieren Sie den Empfang Ihrer Teilnehmer dank einer papierlosen Check-in-App. Verfolgen Sie die Ankünfte, kontrollieren Sie die Zugänge und reduzieren Sie Warteschlangen, um ein reibungsloses und papierloses Erlebnis zu bieten.
Bieten Sie Ihren Teilnehmern sofortigen Zugang und verwalten Sie den Andrang ganz entspannt. Unsere schnelle und umfassende Lösung für die Zugangskontrolle und den mobilen Check-in macht den Empfang zu einem angenehmen Erlebnis und verhindert Engpässe. Beim Scannen werden die wichtigsten Informationen zum Teilnehmer (Kategorie, VIP, eingeschränkter Zugang) auf dem Bildschirm angezeigt, sodass Ihr Empfangsteam seine Ansprache individuell anpassen und Ihre Besucher effizient weiterleiten kann.
Keine endlosen Warteschlangen mehr!
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste dank einer Technologie zur sofortigen Erkennung von QR-Codes (auf Papierausweisen, per E-Mail oder auf dem Handy) schnell durch den Eingang kommen.
Verfolgen Sie Ihre Anwesenheitsquoten in Echtzeit und sehen Sie dank der Echtzeit-Synchronisation mit dem Backoffice sofort, wer angekommen ist und wer fehlt.
• Importieren Sie Ihre Teilnehmerdateien aus XLS oder CSV oder verwalten Sie die Anmeldungen online.
• Generieren Sie automatisch Ausweise mit QR-Codes, die Ihre Teilnehmer am Empfang der Veranstaltung vorzeigen können.
◦ entweder vor der Veranstaltung
◦ oder am Tag selbst mit unseren Druckern
• Die Benutzeroberfläche der Check-in-App ist für Empfangsteams, Hosts und Hostessen sehr intuitiv
• Scannen Sie den QR-Code der Teilnehmer oder geben Sie deren Namen direkt in die Suchleiste Ihres Tablets oder Smartphones ein.
◦ Keine doppelten Teilnehmer, kein Ärger: Ihre Statistiken sind immer zuverlässig
• Diese Lösung beschleunigt den Einlass und reduziert Warteschlangen.
• Vor allem aber sparen Sie Zeit mit einer modernen Lösung!
Vergessen Sie die teure Anmietung spezieller Handbrausen oder proprietärer Geräte. Unsere App ist für iOS und Android verfügbar und verwandelt jedes handelsübliche Smartphone oder Tablet in ein ultraschnelles Scan-Tool. Ihre Hostessen und Mitarbeiter sind innerhalb weniger Minuten einsatzbereit, ohne dass eine komplexe technische Schulung erforderlich ist, wodurch Sie Ihre Logistikkosten senken können.
• Sofortiger Zugriff mit einfachen, von AppCraft bereitgestellten Telefonen.
• Keine teuren und schwer recycelbaren Geräte (Laser) mehr erforderlich.
• Keine veralteten Papierlisten und Textmarker mehr erforderlich.
• Datenschutz und Compliance DSGVO .
Der Check-in beschränkt sich nicht nur auf den allgemeinen Empfang.
Ob Sie eine große Messe oder ein Seminar mit vielfältigen Aktivitäten organisieren, AppCraft macht Ihnen das Leben leichter.
Unser System unterstützt „Multi-Sessions”: Kontrollieren Sie den Zugang zu jedem Workshop, jeder Konferenz oder jedem Galadinner mithilfe spezieller Anwesenheitslisten.
So können Sie auf einen Blick überprüfen, ob alle für eine bestimmte Aktivität erwarteten Personen anwesend sind, und eine reibungslose Logistik gewährleisten.
• Personalisieren Sie den Empfang Ihrer Gäste mit einer SMS oder einer Willkommensbenachrichtigung.
• Benachrichtigen Sie einen Verantwortlichen oder einen Kundenbetreuer mit einer Benachrichtigung, dass ein VIP oder ein Gast gerade angekommen ist.
• Synchronisieren Sie jede Sitzung in Echtzeit zwischen mehreren Gastgebern, um Echtzeitstatistiken zu erhalten oder um niemanden zu vergessen, wenn mehrere Busse für einen Transfer benötigt werden.
Es gibt keine Internetverbindung am Veranstaltungsort? Kein Problem: Unser Offline-Modus sorgt für Kontinuität und synchronisiert die Daten automatisch, sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht. Selbst an abgelegenen Orten sind Sie nie blockiert.
• Zugriff und Registrierung der Teilnehmer auch ohne Internetverbindung.
• Automatische Datensynchronisation, sobald die Netzwerkverbindung wiederhergestellt ist.
• Sicherung der Informationen, um Datenverluste zu vermeiden.
Ein Last-Minute-Gast oder ein vergessener Ausweis ? Keine Panik.
Über unsere „Desk”-Schnittstelle auf dem Computer oder direkt über die mobile Appkönnen Sie einen Teilnehmer manuell suchen, ihn spontan zur Datenbank hinzufügen oder sein Namensschild sofort neu ausdrucken. Sie behalten in jeder Situation die Kontrolle und bieten einen perfekten Kundenservice.
• Verfolgung der Anmeldungen in Echtzeit.
• Exportieren Sie die Listen der angemeldeten Personen in eine Excel-Datei mit Zeitstempel.
• Optional können Sie Ihre Teilnehmer bei der Anmeldung unterschreiben lassen.
• Integration in Ihr Ticketingsystem und Ihr CRM
• Automatisierung von Validierungen und Anwesenheitsstatistiken.
• Sofortiger Zugriff mit einfachen, von AppCraft bereitgestellten Telefonen.
• Keine teuren und schwer recycelbaren Geräte (Laser) mehr erforderlich.
• Keine veralteten Papierlisten und Textmarker mehr erforderlich.
• Datenschutz und Compliance DSGVO .
Insgesamt dient der Check-in folgenden Zwecken:
1- Den Ankunftsfluss Ihrer Teilnehmer zu optimieren und Wartezeiten zu reduzieren, was das Erlebnis Ihrer Teilnehmer verbessert
2- Papierlisten und Textmarker zu eliminieren
3- Fehler bei der Akkreditierung zu reduzieren
4- den Zugang und die Kapazitäten entsprechend den Flächen und den Gesundheits- oder Sicherheitsauflagen Ihrer Infrastruktur zu sichern
5- Ihren VIPs einen Premium-Empfang zu bieten: Sobald sie angekommen sind oder gescannt wurden, kann eine Benachrichtigung an Ihre Mitarbeiter gesendet werden, um sie persönlich zu empfangen: „Frau Michelle Obama ist gerade an der Tür D angekommen”.
Die Einrichtung einer Check-in-Anwendung für eine Veranstaltung basiert in erster Linie auf Vorausschau und Einfachheit. Der erste Schritt besteht darin, Ihre Teilnehmerdatenbank in einem einzigen Tool zu zentralisieren, damit Sie vor dem Veranstaltungstag über eine zuverlässige und aktuelle Liste verfügen. Sobald die Daten importiert oder synchronisiert sind, können mit der Check-in-Anwendung automatisch die erforderlichen Zugangsdaten wie QR-Codes oder Checklisten generiert werden.
Anschließend ist es wichtig, die Empfangsteams im Vorfeld vorzubereiten. Die Anwendung muss auf den dafür vorgesehenen Smartphones oder Tablets installiert werden, wobei die Zugriffsrechte je nach Rolle klar definiert sein müssen. In der Regel reicht eine kurze Einweisung aus, damit die Teams bei Öffnung der Türen selbstständig und einsatzbereit sind.
Am Tag der Veranstaltung ermöglicht die App das Scannen der Teilnehmer, die Überprüfung ihrer Zugangsrechte und die Verfolgung der Ankünfte in Echtzeit. Im Falle unvorhergesehener Ereignisse können die Teams einen Teilnehmer manuell suchen, ihn spontan hinzufügen oder seine Zugangsrechte direkt über die Benutzeroberfläche anpassen. Dieser Ansatz garantiert einen reibungslosen, sicheren und stressfreien Empfang, sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer.
Eine gute Organisation des Check-ins und Check-outs am Tag der Veranstaltung ist entscheidend, um Ihren Gästen einen reibungslosen und professionellen Ablauf zu bieten.
Hier sind die empfohlenen wichtigsten Schritte:
1. Bereiten Sie Ihre Check-in-Sessions im Voraus vor: Legen Sie die Empfangsbereiche, Kontrollpunkte oder Workshops fest, in denen eine Anwesenheitskontrolle erforderlich ist.
2. Konfigurieren Sie die Rollen und Zugriffsrechte jedes Mitglieds des Empfangsteams in der AppCraft-Anwendung (Gastgeber, Hostessen, Logistikmanager usw.).
3. Scannen Sie die QR-Codes der Teilnehmer bei ihrer Ankunft oder suchen Sie sie nach Namen, um die Warteschlangen zu verkürzen.
4. Verfolgen Sie die Ankünfte in Echtzeit: Die Daten werden automatisch zwischen allen verbundenen Geräten synchronisiert.
5. Verwenden Sie den Offline-Modus, wenn die Internetverbindung instabil ist: Die Registrierungen werden aktualisiert, sobald das Netzwerk wieder verfügbar ist.
6. Verwalten Sie den Check-out: Auf die gleiche Weise können Sie die Abfahrten genau verfolgen und Ihre mit Zeitstempel versehenen Anwesenheitslisten exportieren.
Vereinfachen Sie jeden Schritt des Teilnehmerprozesses: weniger Wartezeiten, keine Doppelungen, zuverlässige Daten und ein personalisiertes Erlebnis.
Einige Lösungen sind hinsichtlich der Anzahl der gleichzeitig möglichen Check-in- und Check-out-Vorgänge begrenzt. Mit Appcraft gibt es keine Begrenzung!
Einige Lösungen erfordern einen Laser-Ausweisleser, was bei Appcraft nicht der Fall ist: Ein einfaches Mobiltelefon oder Tablet reicht aus. Diese Geräte haben Sie vielleicht bereits oder können sie leicht mieten.
Außerdem ist es umweltfreundlicher (es gibt nur wenige Recyclingmöglichkeiten für Laserlesegeräte).
