Eliminate logistical and hospitality headaches with our logistics and hospitality module: easily manage participants' travel, accommodation, rooms, and personalized schedules. Track who is staying where in real time and simplify communication with hoteliers.
No more multiple versions of Excel files and manual data entry errors. AppCraft centralizes flight management and smart rooming and the management of your reception tasks in a single, ultra-flexible platform, offering a seamless experience for your participants and complete peace of mind for your organizational team or your Dir log ;-). With a back office as powerful as Excel, you can manage all your event planning and updates with great precision so that no one is forgotten.
Replace endless exchanges of Excel files with dynamic sharing links to ensure immediate operational fluidity.
Your service providers (hotels, transport companies) can access secure information that is always reliable and updated in real time with just one click.
This eliminates the risk of logistical errors while freeing yourself from manually updating spreadsheets via simple secure links.
Forget manual list management! Our system allows you to create dynamic groups based on participation, status, or preference criteria.
This segmentation is essential for logistics : it enables automatic assignment to rooms, transfers, or the sending of ultra-personalized communications.
It is the perfect tool for managing various participant profiles (VIPs, press, speakers, etc.) without any extra effort.
On the participant side, everything is transparent: they can find all their logistical information (tickets, hotel, partner) directly in the event's mobile app.
Benefits for logistics managers:
For logistics managers, dynamic group management allows participants to be assigned to one or more groups based on rules defined in the database.
Thanks to these dynamic rules, if a criterion changes, a participant can automatically switch to a new group. This then sends you an alert if necessary.
• The database and automation, modification, and alert functions will save you time.
• You can work with others simultaneously in collaborative mode.
Drastically reduce the time spent assigning rooms.
Give your participants the freedom to choose their own roommate directly via the app, while selecting their hotel and desired room type.
Our tool automatically manages constraints (e.g., male/female) and offers smart group assignments for those who have not made a choice. You get instant visibility into room quotas across all hotels.
Benefits for logistics managers:
• Complete centralization: hotels, activities, and workshops managed in a single user-friendly interface.
• Manage quotas in your logistics: accurately take limited spaces into account.
• Ensure optimal flexibility: room types and partner assignments directly from the forms.
• Share your rooming lists with hoteliers thanks to dynamic reports
• Increase efficiency: smooth distribution of participants, without duplicates or omissions.
• Save organizers time: everything is grouped together and automated.
Transport management becomes foolproof. Thanks to integration with Amadeus, we ensure simplified entry and instant validation of flight information by participants, guaranteeing reliable, error-free data.
Simplify the collection of schedules to organize your transfers and group your participants by transport group (according to arrival or departure times). Participants receive a notification before each transfer (reminder of the time and meeting place), centralizing all the information in their app.
• Management of participant groups and categories
• The Check-IN Check-OUT application helps you at every stage to know where your guests are, to manage your capacity and quotas
• Administration of the personalized program, which can be modified in real time
• Selective publication of information by profile
• Real-time updates of your logistics planning
Your participants can find all their personal details directly in the event app. Hotel confirmation, flight terminal, room number, and shuttle schedules are accessible with a single click, without having to search through their emails.
This ensures a modern user experience where everything is centralized in one place.
For organizers or logistics project managers:
• Less stress: anticipate needs and reduce unforeseen events.
• Real-time monitoring: instant visualization of assignments and your logistics schedule.
• Optimized management: centralized passenger lists, with no duplicates or omissions.
• Your concierge service via notifications in case of unforeseen events
• Structure your tasks by section and phase of your event project and track their progress.
• Easily list and prioritize your tasks and organize your schedule using the drag-and-drop system in your checklist.
• Assign the right people at the right time, whether they are colleagues or service providers.
• All your tasks are centralized and you receive email reminders.
• Validate your tasks without deleting them so you can reuse your event checklists for a future event.
• Manage your deadlines and easily view overdue tasks.
• Set up your alerts.
The ideal tool for event planners:
– Organizational skills to manage the pressure and stress associated with event planning
– Time and priority management to respond to unforeseen circumstances and find solutions quickly
– Flexibility and adaptability to offer increasingly innovative events
Le choix d'un logiciel de logistique événementielle dépend du nombre de participants, des déplacements à coordonner, des besoins d'hébergement et du niveau de personnalisation attendu.
Pour un événement simple, un tableur peut suffire. En revanche, pour un séminaire résidentiel, une convention ou un événement réunissant des participants venant de plusieurs destinations, une plateforme dédiée facilite la coordination.
AppCraft permet de centraliser les informations logistiques, de gérer les affectations des participants et de partager des rapports actualisés avec les prestataires. Les organisateurs disposent ainsi d'une vision commune des opérations.
Pour organiser efficacement le rooming d'un séminaire, il faut collecter les préférences d'hébergement, définir les quotas disponibles et préparer les affectations avant l'arrivée des participants.
Avec AppCraft, les invités peuvent sélectionner leur hôtel, leur type de chambre et, lorsque l'organisation le prévoit, leur partenaire de chambre. La plateforme permet également d'effectuer des affectations par groupes selon des critères définis en amont.
Les responsables logistiques peuvent suivre les quotas des différents hôtels et partager les informations nécessaires avec leurs partenaires hôteliers.
Pour organiser les transferts, il est essentiel de recueillir les horaires d'arrivée et de départ, d'identifier les points de rendez-vous et de regrouper les voyageurs selon leurs besoins.
AppCraft dispose d'une intégration avec Amadeus pour faciliter la collecte et la validation des informations de vol. Les organisateurs peuvent constituer des groupes de transport et communiquer aux participants leurs horaires et lieux de rendez-vous.
Les informations pratiques peuvent être consultées depuis l'application événementielle. Il reste à l'organisateur de prévoir les véhicules, les prestataires et les capacités nécessaires aux différents transferts.
Pour gérer les imprévus, les organisateurs doivent disposer d'informations actualisées, identifier rapidement les participants concernés et communiquer les modifications aux bonnes personnes.
AppCraft propose des groupes dynamiques qui permettent de segmenter les participants selon leur profil, leur statut ou leurs préférences. Ces groupes peuvent faciliter la mise à jour des affectations et l'envoi de communications ciblées.
Par exemple, en cas de modification d'un transfert, l'organisateur peut identifier le groupe concerné et lui communiquer les nouvelles informations. Les participants peuvent retrouver leurs informations logistiques personnalisées dans leur application événementielle.
Pour éviter les erreurs liées aux multiples versions de fichiers Excel, il est préférable de partager des informations actualisées depuis un environnement commun.
AppCraft permet de créer des rapports dynamiques accessibles aux prestataires, notamment aux hôteliers et aux transporteurs, grâce à des liens de partage sécurisés. Les organisateurs peuvent ainsi transmettre les informations nécessaires sans multiplier les envois de fichiers.
Cette approche est particulièrement utile lors d'événements où les affectations, les horaires ou les listes de participants évoluent régulièrement.
